如何用 OA辦公系統(tǒng)進行知識管理 顯然，在了解了知識管理的重要性之后，不少組織將會考慮將知識納入到管理范疇，但市場上的知識管理軟件大多為靜態(tài)知識設計，雖然能夠不斷更新、添加知識，但明顯缺少管理過程類的知識，如決策過程、審批過程等，因此造成知識體系的完整性方面存在非常大的缺陷。并且這類軟件大多針對組織中少數人應用而設計，強調檢索、內容管理、學習考核等，應用范圍狹窄且昂貴，讓用戶望而卻步。反觀最近幾年其他管理軟件的發(fā)展，如OA、HR、CRM的廠商都開始注意到了知識管理的重要性，知識管理方面的應用和功能開始從這些軟件上延伸并發(fā)展出來了，應該說，知識管理作為單一用途的軟件的前途并不明朗，將會成為各類應用特征更明顯的管理軟件的一部分而融合消失，正如手機以短信的方式消滅掉了傳呼機，又將對MP3形成強大挑戰(zhàn)。所以用戶不妨在挑選管理軟件時候注重選擇那些具有知識管理功能或應用價值的軟件，另辟蹊徑同樣可以達成知識管理的目的。
知識的定義：知識是一種對個人有價值的信息。從廣義上來講，由于個人的價值取向的差異，所以任何信息都有成為知識的可能性。顯然，在此處我們不是要探討這種個性化的知識為主，盡管你可能是超級女聲的“玉米”或者“涼粉”，大可用google、百度在互聯網大量收集并篩選、存儲對于你的愛好有價值的知識，但這些“知識”對組織并無價值。我們在此探討狹義的知識――組織知識。 組織知識：是一種對組織有價值的信息。組織中的信息經過系統(tǒng)化地收集、篩選、分類、存儲、共享的過程，那些原本在我們身邊的信息將被粹取為知識（以下簡稱知識）。 組織知識類型：從介質類型來看早期主要是紙質文檔，隨著電腦的普及，數字化信息或者電子信息已經成為主導，而且格式從最初的非結構化文本擴展到多媒體（如視頻）和結構化表單等。從知識的內容來看，早期主要是以公文、合同、計劃、總結、圖紙、表單為主，顯著的特征是靜態(tài)結果，而現在組織開始注重保留經營管理的過程作為知識的擴展和延伸。
知識層次：即使在同一個組織中，不同的知識對不同的個體也有不同的正向價值甚至是負向價值（風險）。在組織中規(guī)章制度作為公開的知識是普遍現象，新人到單位基本上是先學習這些知識，而財務報表或者薪資數據則對大多數人是保密的，但對同樣是新人如新到任總經理則是最重要的知識之一，同樣，圖紙或者工藝對絕大部分人是毫無價值的，即使開放給每個人學習，也沒有價值。因此，我們會發(fā)現知識是有層次的，分為公開或基礎知識、專業(yè)知識、特種知識三個層次。
組織保障：傳統(tǒng)組織中辦公室主任或者文檔管理員，這類角色作為早期的知識管理員已經司空見慣了，但這類傳統(tǒng)角色無論從經驗還是素質都僅限于對知識的結果管理，甚至只是一個掌管鑰匙的保安而已，完全不能承擔現在或未來的知識管理的需求。因此有必要設置專門的知識管理員，國外的CKO（首席知識執(zhí)行官）的經驗國內企業(yè)也可以借鑒，由具備這種素質的人來對知識進行真正的管理。另外由于電腦的普及，傳統(tǒng)的知識以個體的頭腦經驗的存儲方式已經變成越來越數字化了，傳統(tǒng)的管理方式只注重組織中最核心的信息如公文，現在則有必要建立更大范圍的知識管理，甚至要求每個部門有知識管理的責任人或者二級知識管理員，強制對知識的采集擴大到部門級，建立起中央知識庫和二級知識庫。
知識管理：從字面上理解，知識管理就是對組織知識的管轄治理，管的概念涵蓋了知識的采集和應用，知識從狀態(tài)角度來看分為顯性知識和隱性知識，在組織中常常是隱性知識的數量大大多于顯性知識的儲量，因此要有相應的激勵（正負激勵）制度保障，促進從隱性知識向顯性知識轉化，從理的概念來看，在具備知識管理員的前提下，知識管理員必須去建立知識的采集流程、篩選條件、分類規(guī)則、共享權限、學習計劃、知識生命周期管理等一系列的規(guī)則，對知識進行價值最大化的擴散和利用。因此，筆者認為知識管理分為知識形成和分享兩大范疇和階段，理想的情況下通過組織保障和信息化手段循環(huán)不休。
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