最初對于知識管理系統(tǒng)的應用只是一些大型公司的“專利”，一方面是由于在初期的發(fā)展之中，只有一些大型公司的管理最早進入到現(xiàn)代化管理的模式之中，對于更加高效的管理模式有迫切實際的需求，以利于提高公司的競爭實力，而大部分的中小企業(yè)的傳統(tǒng)人工管理模式還能夠滿足企業(yè)的運轉(zhuǎn)，對于更加高效現(xiàn)代的新型管理模式需求并不迫切，另一方面則是由于傳統(tǒng)型的知識管理系統(tǒng)由于研發(fā)技術(shù)和理念的限制，使其成本費用過高，非一般的企業(yè)所能承擔，這種性價比較低的情況導致了中小企業(yè)對之望而卻步，難以為這樣的管理工具支付過高的成本費用，這就從整體上限制了知識管理系統(tǒng)的應用。
從第一代傳統(tǒng)型的知識管理系統(tǒng)發(fā)展至今，其間出現(xiàn)的項目型知識管理系統(tǒng)充分考慮到項目型產(chǎn)品對于企業(yè)的個性化需求難以滿足的缺憾與不足，用周期更長、力度更大的研發(fā)充分考慮不同企業(yè)的實際情況，從而實現(xiàn)了較好地滿足企業(yè)的個性化實施需求。然而，與此同時產(chǎn)生的問題則是過于注重滿足個性化需求，導致研發(fā)周期長、研發(fā)成本高、研發(fā)技術(shù)復雜，使得項目型產(chǎn)品的性價比相較傳統(tǒng)型產(chǎn)品而言并沒有實質(zhì)性的提升，仍舊成為一些大型企業(yè)才能承擔的“奢侈品”，對于一般的中小企業(yè)而言這樣的性價比難以稱上得劃算，因此也就難以改變以往知識管理系統(tǒng)應用范圍有限的局面。
因此從知識管理系統(tǒng)的發(fā)展和應用歷程看來，要實現(xiàn)知識管理系統(tǒng)的廣泛性普及至少需要兩個基本條件：一是企業(yè)的管理水平不斷提升，無論是大型企業(yè)還是中小企業(yè)的管理逐步進入到更加現(xiàn)代化，更加追求管理水平和效率，因而便更加切實和迫切地需要引進幫助實現(xiàn)這一管理目標的知識管理系統(tǒng)；二是知識管理系統(tǒng)產(chǎn)品自身的研發(fā)技術(shù)不斷進步，利用更加先進的技術(shù)和設計理念一方面做到滿足不同企業(yè)的個性化需求和切實的需要，另一方面使產(chǎn)品的研發(fā)成本不斷降低，采購成本不斷下降，使得性價比更高，更易為企業(yè)特別是數(shù)量規(guī)模占比重較大的中小型企業(yè)所接受，如此方能引發(fā)普及應用的高潮。
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