知識管理系統(tǒng)作為越來越多的現(xiàn)代企業(yè)需要引進的現(xiàn)代化管理工具，伴隨著企業(yè)現(xiàn)代化競爭的快速演變也在快速進行著更新?lián)Q代，這就使知識管理系統(tǒng)不可能像其它共享式的工具軟件一樣免費，因為知識管理系統(tǒng)需要專業(yè)的公司組織專門的技術(shù)人員在充分研究了企業(yè)需求和辦公需要的基礎(chǔ)上，進行專門的研發(fā)和改進，這個過程中凝聚了研發(fā)公司和研發(fā)人員的大量人力、財力、精力等，因此在其價格之中包含了這些成本因素。

一般而言，使用不同時代的技術(shù)進行研發(fā)，已經(jīng)在先天條件上奠定了一套知識管理系統(tǒng)的成本基礎(chǔ)，例如對于傳統(tǒng)型的知識管理系統(tǒng)產(chǎn)品而言，使用過于復(fù)雜的開發(fā)技術(shù)和系統(tǒng)，對于軟硬件的要求都很高，這不僅使其成本大大升高難以下降，更使得完成其它配套軟硬件的配置更是使企業(yè)需要支付的整體預(yù)算大為提高，但由于其作為最早的知識管理系統(tǒng)，企業(yè)別無他選，便導(dǎo)致了只有超大型的企業(yè)才能享用這種知識管理系統(tǒng)的局面，一般的中型小型企業(yè)對其更是望而卻步。用戶數(shù)量難以達到一定的增長便使得其成本更加難以降低，使其成為最貴的知識管理系統(tǒng)。

與此同時，知識管理系統(tǒng)所使用的研發(fā)技術(shù)還導(dǎo)致其升級難度大，需要額外承擔知識管理系統(tǒng)的二次擴展費用過高，企業(yè)如果想更換別的知識管理系統(tǒng)也難以進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移和轉(zhuǎn)化等，使知識管理系統(tǒng)性價比大大降低，令使用的企業(yè)也面臨著更換系統(tǒng)的困境，這就不難理解為何在當前這種類型的產(chǎn)品已經(jīng)極大地不適合現(xiàn)代企業(yè)的管理需要，已經(jīng)顯得落后了時代發(fā)展與企業(yè)發(fā)展的要求。