在以往沒有引入知識管理系統(tǒng)之時，企業(yè)的管理基本上都是依靠人工操作完成，由于人工管理的隨意性、不準(zhǔn)確性，造成了企業(yè)管理中存在各種問題與漏洞等，既使得企業(yè)管理的效率難以提高，又使得管理過程中容易滋生各種各樣的問題，給企業(yè)的管理和發(fā)展埋下隱患，因此使用自動化的現(xiàn)代管理方式解決這些問題，避開可能發(fā)生的隱患問題，成為企業(yè)必須走的發(fā)展之路。

因此，在引入知識管理系統(tǒng)之中，企業(yè)用戶應(yīng)當(dāng)結(jié)合產(chǎn)品的功能模塊，充分考慮企業(yè)的管理特點(diǎn)和實際情況，在得到研發(fā)公司的指導(dǎo)之后，根據(jù)以往管理的流程創(chuàng)設(shè)符合本企業(yè)管理特點(diǎn)的工作流程。既而在實際運(yùn)用中貫徹和落實這一流程設(shè)計，通過可以查詢和對比的流程控制記錄，及時發(fā)現(xiàn)以往管理流程中存在的不足和漏洞，繼而進(jìn)行修正和調(diào)整。在引入知識管理系統(tǒng)產(chǎn)品并進(jìn)行應(yīng)用的初期階段，應(yīng)該充分發(fā)揮這一知識管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，對初期階段中的管理流程和執(zhí)行記錄進(jìn)行分析和總結(jié)，找到管理流程設(shè)計的不足，對記錄中各個管理與落實環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況進(jìn)行歸總，對比發(fā)現(xiàn)管理與執(zhí)行的薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)行針對性的教育和強(qiáng)化。