知識管理軟件遵照易使用，易學(xué)習(xí)，易操作為原則，讓用戶對其沒有畏難情緒，也使得知識管理軟件在各個企業(yè)得到了高效應(yīng)用。

知識管理軟件依據(jù)需求，其功能模塊的組合，給單位、組織提供知識管理的各種功能需求，實現(xiàn)單位組織知識整理和傳播、信息管理、協(xié)同性知識管理工作，有效促動思想火花的碰撞和創(chuàng)新等。知識管理軟件的開發(fā)關(guān)鍵，是要根據(jù)單位、組織的業(yè)務(wù)需求和用途來規(guī)劃和開發(fā)的。

保證組織用戶能夠在使用知識管理軟件過程中獲益，綜合知識管理軟件的可拓展性主要考慮的是，知識管理軟件不僅要能夠滿足組織現(xiàn)有的業(yè)務(wù)需求，還要適應(yīng)單位組織發(fā)展或業(yè)務(wù)的變化而拓展。

知識管理軟件往往是隨著企業(yè)需求的增加而擴大，所以知識管理軟件需要能隨著它所支持的業(yè)務(wù)一起成長。在開發(fā)知識管理軟件過程中，往往是從一個核心的需求開始，逐步擴大其規(guī)模和功能。