目前，大家通常一說到知識管理系統(tǒng)，通常想當然地認為這就是有關(guān)“知識文檔”管理的事情。事實上，KM系統(tǒng)的范疇遠不僅如此。我們認為，KM系統(tǒng)是用于支撐企業(yè)知識管理的一套IT技術(shù)平臺及解決方案，利用KM系統(tǒng)能促進企業(yè)知識沉淀、共享、學習、應用、創(chuàng)新一系列過程：
知識沉淀：知識的收集及提煉過程，以便企業(yè)員工在日常工作中能運用更多知識和技能完成業(yè)務工作；
知識共享：通過有形或無形方式分享員工的知識，使得單個員工的知識可以為企業(yè)其他員工所用；
知識學習：吸收掌握自己所需要的技能及經(jīng)驗，以更準確高效完成自己的業(yè)務工作的過程；
知識應用：應用自己掌握的或企業(yè)沉淀的各種技能及經(jīng)驗，完成業(yè)務工作的過程；
知識創(chuàng)新：挖掘現(xiàn)有知識，了解及掌握新知識，使知識內(nèi)容不斷更新的過程。
從KM系統(tǒng)的概念及其實現(xiàn)目的可以看到，KM系統(tǒng)所包含的范圍是非常廣泛的，不同企業(yè)、不同部門對KM系統(tǒng)都會有不同的需求重點。但在KM系統(tǒng)目標、建設原則和功能架構(gòu)等方面也具有某些共性特征。
我們認為，KM系統(tǒng)建設的總體目標應該是實現(xiàn)“讓合適的人、在合適的場景、獲取合適的知識”�；谶@個總體目標去開展建設，將能夠有效實現(xiàn)知識管理對信息化系統(tǒng)的提升，更高程度實現(xiàn)“信息知識化”。
IT企業(yè)具有實施知識管理的技術(shù)基礎(chǔ)。IT企業(yè)本身具有完整的硬件高速網(wǎng)絡，也已經(jīng)積累了大量的數(shù)據(jù)庫、文檔報表，產(chǎn)品和項目報告，以及規(guī)章制度等。這些都是知識管理中的重要內(nèi)容資源。從信息技術(shù)角度來講，IT企業(yè)可以使員工的知識和經(jīng)驗能夠通過網(wǎng)絡傳遞給其他的人，組織內(nèi)部通過Internet可以獲取最新的企業(yè)動態(tài)，查詢企業(yè)文化信息，開展網(wǎng)上的員工的崗位培訓，這些都屬于知識管理理念的無意識應用。
但是，組織的長期運營和人力資源的頻繁流動，已經(jīng)成為IT組織管理中的一個突出的矛盾，所以IT企業(yè)必須有能力將個人的知識盡可能地轉(zhuǎn)化為組織的知識。這對于外顯知識比較容易做到，通過規(guī)范化的管理制度，以文檔、制度、系統(tǒng)等形式可以將這些知識比較清晰地表達出來，并轉(zhuǎn)移給組織的其他成員，因而成為組織的知識。但對于內(nèi)隱知識，往往是無法表達的，比如對產(chǎn)品的了解、對市場發(fā)展的看法、對客戶的熟悉等，這種內(nèi)隱知識將隨著人員的離職而失去。因此，對IT企業(yè)來說，知識的轉(zhuǎn)移需要同時關(guān)注外顯知識和內(nèi)隱知識，盡可能地將內(nèi)隱知識轉(zhuǎn)化為外顯知識。對于外顯知識可以通過常規(guī)的培訓、學習來轉(zhuǎn)移，而對于內(nèi)隱知識，則需要通過內(nèi)部的人員流動、師傅帶徒弟的方式、非正式的形式來轉(zhuǎn)移，企業(yè)文化對于內(nèi)隱知識的轉(zhuǎn)移往往有很大的影響。 ..
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