在目前全球經(jīng)濟(jì)環(huán)境的影響下，各個行業(yè)的發(fā)展都面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，成本增加，利潤減少，使得企業(yè)不得不對成本結(jié)構(gòu)進(jìn)行整頓，使得“節(jié)流”成為企業(yè)首要解決危機(jī)的方法。人力成本在各個行業(yè)的成本結(jié)構(gòu)中都有著舉足輕重的作用，那怎么樣才能合理的將人力成本變?yōu)槿肆Y本呢？HR管理系統(tǒng)就成為各個企業(yè)首先選擇的工具了。
HR部門是需要對整個企業(yè)人力狀況了然于胸的一個部門。但隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)規(guī)模越來越大，部門之間的職權(quán)越來越細(xì)化。人力部門對公司內(nèi)部人力資源的合理配置情況就有些力不從心了。有些部門人員已經(jīng)嚴(yán)重超編，但該部門仍然在不停的申請人員招聘，理由還似乎總是很充分。人力部門明知道目前的狀況已經(jīng)嚴(yán)重破壞公司整體的配置架構(gòu)了，但就是沒有合理的理由來拒絕部門的申請。還有就是有些部門人員流失嚴(yán)重，陷入不停的招人，不停的進(jìn)人，不停的走人這樣的惡性循環(huán)過程，HR部門對這些現(xiàn)象也無能為力。HR們每天都忙得不可開交，但總是看不到效果，最主要的是根本找不出來出現(xiàn)這種情況的原因，只能是疲于應(yīng)付。
出現(xiàn)這種情況主要是因?yàn)槠髽I(yè)的信息收集以及對信息進(jìn)行分析的能力不足，要解決這個問題除了從管理制度上著手以外還需要對管理工具進(jìn)行改善，而HR管理系統(tǒng)就成了人力部門必不可少的管理工具了。通過歷史崗位人力狀況分析、離職率分析、歷史人力成本分析等分析報(bào)表，很快就能對企業(yè)的不合理現(xiàn)象提供有效的數(shù)據(jù)依據(jù)。除了事后分析以外，最主要就是幫助HR部門更好的完成部門的職能，為企業(yè)員工提供更好的服務(wù)。
招聘管理
首先是招聘管理，招聘往往是HR部門最頭痛的事，除了要在網(wǎng)上不停的搜索急需的人才以外，每天還要面臨大量的求職信息，如何合理的、公平的、高效的來完成這些工作成了HR首要解決的問題。HR管理系統(tǒng)可以建立自己的人才庫，使企業(yè)可以暫時將一些優(yōu)秀的人才信息儲存到自己的信息庫里面，以備不時之需。另外，系統(tǒng)還可以和各大招聘網(wǎng)站進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，將網(wǎng)站上的信息及時的傳遞到企業(yè)的系統(tǒng)里面，使HR人員可以方便快捷的進(jìn)行處理。HR管理系統(tǒng)還可以根據(jù)企業(yè)的情況實(shí)時的對組織架構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，隨時都能提供最新的組織架構(gòu)圖，另外在新員工的培訓(xùn)方面還通過對企業(yè)文化、員工手冊、崗位說明書、操作手冊等文檔的管理來提高工作效率。
工資核算及日常審批
除了大量的招聘工作以外呢？工資核算以及日常的各種事項(xiàng)的審批也占據(jù)了大量的工作時間，HR管理系統(tǒng)可以和ERP系統(tǒng)進(jìn)行無縫掛結(jié)�？梢詫ζ髽I(yè)內(nèi)部的計(jì)時、計(jì)件以及加班等狀況進(jìn)行實(shí)時統(tǒng)計(jì)，不需要HR人員再通過大量的手工統(tǒng)計(jì)以及核算工作來實(shí)現(xiàn)，能大幅度的提高工作效率，縮小人力成本的投入。HR管理系統(tǒng)還具有BPM功能，可以將日常工作中請假審批、加班申請等工作全部通過系統(tǒng)本身來進(jìn)行處理，這樣不僅可以提高工作的效率，減少各種審批單據(jù)的浪費(fèi)，還可以使公司內(nèi)部各種制度更加合理化，比如：請假天數(shù)的限制、加班時間的限制等等。
減少人員流失
現(xiàn)在企業(yè)的招聘工作越來越難做，優(yōu)秀的人才到哪里都是香餑餑。如何減少優(yōu)秀人才的流失就成了HR部門重中這重了。除了合理的薪資以外呢，讓優(yōu)秀員工感受到企業(yè)的關(guān)懷成了企業(yè)不可避免的重要措施。HR管理系統(tǒng)可以完全按照國家規(guī)定的法律法規(guī)來提醒HR人員給予員工相關(guān)的福利和幫助，使公司的管理制度更加完善。
崗位人力成本分析、人力資源狀況分析、直接人力與間接人力對比、員工產(chǎn)品產(chǎn)量統(tǒng)計(jì)分析、良率分析等工具可以減少HR人員的工作負(fù)擔(dān)，對整個企業(yè)的人力資源配置狀況更加的合理。生日、結(jié)婚紀(jì)念日的祝賀提醒、勞動合同的提醒、續(xù)簽、變更，員工心得情懷的發(fā)表、各種活動的舉辦、宣傳、交流等工作內(nèi)容可以輔助HR人員在高效率的情況下完成大量的人文關(guān)懷工作。畢竟真正的關(guān)懷不是等到員工要離職時才來做，而必須要貫徹于日常工作中。
綜上所述，在日益激烈的競爭環(huán)境下，人才做為企業(yè)首選的資源，HR部門的責(zé)任將會越來越重。而HR管理系統(tǒng)做為一個現(xiàn)代信息化的管理工具來說已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展過程中不可缺少的內(nèi)容，它可以使企業(yè)的各級部門都能做到知人善用，做到適人適崗，讓員工感受到一個良好的企業(yè)氛圍。
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