由于知識管理理念在國內(nèi)傳播的時間還較短，許多企業(yè)的人員對知識管理并沒有全面、客觀的認識，這樣就造成需求方和知識管理軟件、系統(tǒng)的廠商間存在著信息不對稱，知識管理軟件和系統(tǒng)廠商的“忽悠”將許多企業(yè)的知識管理負責(zé)人弄“暈”:每家軟件廠商說的聽起來都很有道理，都沒錯，都仿佛很高深，都許諾他們的軟件和系統(tǒng)能夠解決企業(yè)的問題，讓人無所適從。
有一些機構(gòu)已經(jīng)購買了知識管理軟件、系統(tǒng)才發(fā)現(xiàn)問題:這些軟件跟自己的需求不搭界，或者雖然滿足了部分需求，但關(guān)鍵的需求和關(guān)注點卻沒有滿足，造成項目的失敗。
本文試圖對知識管理軟件、系統(tǒng)的五個主要問題進行辨析，使讀者能夠通過閱讀本文了解關(guān)于知識管理軟件、系統(tǒng)的一些知識，降低選擇的盲目性。
什么是知識管理系統(tǒng)？
所謂知識管理系統(tǒng)(KMS)，是一種籠統(tǒng)的說法，比較準確的說法應(yīng)該是:支撐組織知識管理實施的IT系統(tǒng)。
這是一個眾說紛紜的名詞，知識管理領(lǐng)域的專家、軟件廠商、不同用戶等心目中的知識管理系統(tǒng)概念并不統(tǒng)一。
知識管理領(lǐng)域的專家們對知識管理系統(tǒng)的認識上分為兩個流派，一是技術(shù)與工具觀，一是系統(tǒng)觀。T.H.Davenport and L.Prusak認為知識管理系統(tǒng)是經(jīng)設(shè)計和開發(fā)的為組織的決策者、用戶提供決策和完成各種任務(wù)所需知識的一種系統(tǒng)。Peter H.Gray認為，“知識管理系統(tǒng)是一種集中于創(chuàng)造、聚集、組織和傳播一個組織知識的信息系統(tǒng)。知識庫和知識地圖是知識管理系統(tǒng)的兩種常見類型�！�
而IT系統(tǒng)和軟件廠商對知識管理系統(tǒng)的定義就更是五花八門，從IBM、微軟、甲骨文這樣的國際廠商到國內(nèi)三五個人搭成的草臺班子，都在“制造和開發(fā)”自己心目中的知識管理系統(tǒng):做OA的說自己的是知識管理系統(tǒng)、文檔管理系統(tǒng)廠商、內(nèi)容管理系統(tǒng)廠商、數(shù)字圖書館、遠程電子學(xué)習(xí)(E-Learning)等廠商都在宣揚自己的系統(tǒng)是知識管理系統(tǒng)。
從用戶需求的角度說，制造型企業(yè)與研發(fā)型的企業(yè)眼中的知識管理系統(tǒng)一定不同，而一個初創(chuàng)型的公司需要的知識管理系統(tǒng)與一家具有一定規(guī)模和信息化基礎(chǔ)的公司的需求差別也一定很大。
在對知識管理系統(tǒng)的定義上，專家們?nèi)唛L拗口的定義讓人看不清楚，IT系統(tǒng)廠商在自說自話，自賣自夸，每家都有多少成功案例和成功應(yīng)用;不同類型、不同發(fā)展階段、不同規(guī)模的企業(yè)對知識管理系統(tǒng)的需求各異，每家企業(yè)所需要的或者已經(jīng)在使用的知識管理系統(tǒng)差異很大，這就是當前知識管理系統(tǒng)面對的問題。
筆者認為，所謂知識管理系統(tǒng)(KMS)，是一種籠統(tǒng)的說法，比較準確的說法應(yīng)該是:支撐組織知識管理實施的IT系統(tǒng)，其本質(zhì)是一種經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、知識倉庫技術(shù)、自然語言理解技術(shù)、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等等技術(shù)上建立的組織應(yīng)用平臺、工具、軟件等。根據(jù)組織規(guī)模、類型、發(fā)展階段的不同所需要的系統(tǒng)也不同。
系統(tǒng)與知識管理的關(guān)系
知識管理系統(tǒng)是知識管理實施中的保健因素，雖然不能夠推動知識管理實施的深化，但卻很容易成為知識管理實施的障礙。
知識管理本質(zhì)上是一種管理的活動和實踐，所以知識管理系統(tǒng)的作用不能被無限的高估，這也是國際知識管理界的共識。我們認為知識管理系統(tǒng)的主要作用在于對顯性知識的有效管理(獲取、評估、存儲、分享、利用和創(chuàng)造)和創(chuàng)造一個方便隱性知識顯性化、共享的氛圍。 ..
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