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協(xié)同辦公軟件：企業(yè)信息化如何挑選知識(shí)管理系統(tǒng) |
| 作者：佚名 來(lái)源：網(wǎng)絡(luò) |
| 導(dǎo)讀：協(xié)同辦公軟件 ，容易成為知識(shí)管理實(shí)施的障礙。知識(shí)管理本質(zhì)上是一種管理的活動(dòng)和實(shí)踐，所以知識(shí)管理系統(tǒng)的作用不能被無(wú)限的高估，這也是國(guó)際知識(shí)管理界的共識(shí)。我們認(rèn)為知識(shí)管理系統(tǒng)的主要作用在于對(duì)顯性知識(shí)的有效管理(獲取、評(píng)估 |
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關(guān)鍵詞：
項(xiàng)目管理
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ERP軟件
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進(jìn)銷存
流程管理
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系統(tǒng)與知識(shí)管理的關(guān)系
知識(shí)管理系統(tǒng)是知識(shí)管理實(shí)施中的保健因素，雖然不能夠推動(dòng)知識(shí)管理實(shí)施的深化，但卻很容易成為知識(shí)管理實(shí)施的障礙。
知識(shí)管理本質(zhì)上是一種管理的活動(dòng)和實(shí)踐，所以知識(shí)管理系統(tǒng)的作用不能被無(wú)限的高估，這也是國(guó)際知識(shí)管理界的共識(shí)。我們認(rèn)為知識(shí)管理系統(tǒng)的主要作用在于對(duì)顯性知識(shí)的有效管理(獲取、評(píng)估、存儲(chǔ)、分享、利用和創(chuàng)造)和創(chuàng)造一個(gè)方便隱性知識(shí)顯性化、共享的氛圍。
很少一部分人認(rèn)為當(dāng)前知識(shí)管理實(shí)施不需要知識(shí)管理系統(tǒng)一樣能夠?qū)崿F(xiàn)，這是一種很狹隘和“傻瓜”的想法，隨著IT技術(shù)的發(fā)展和軟硬件價(jià)格水平的下降，通過(guò)IT系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)管理水平的提升、成熟經(jīng)驗(yàn)和管理方法的固化無(wú)疑是最好的選擇之一。
在對(duì)待知識(shí)管理系統(tǒng)上最大的錯(cuò)誤觀念就是將知識(shí)管理等同于知識(shí)管理系統(tǒng)，認(rèn)為有一套系統(tǒng)就實(shí)現(xiàn)了知識(shí)管理，就成就了知識(shí)型企業(yè)，這是很有害和錯(cuò)誤的觀念:知識(shí)的載體和創(chuàng)造者、使用者都是知識(shí)工作者，所以知識(shí)管理的根本還在于人，知識(shí)管理系統(tǒng)本身不能帶來(lái)知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn)。
進(jìn)一步說(shuō)，知識(shí)管理需要發(fā)揮每個(gè)知識(shí)工作者的主觀能動(dòng)性，即便你強(qiáng)制每個(gè)人每天都必須用知識(shí)管理系統(tǒng)，但如果員工沒(méi)有對(duì)知識(shí)管理的正確認(rèn)知和主動(dòng)參與，那么知識(shí)管理系統(tǒng)的使用就成為員工的應(yīng)付，那么知識(shí)庫(kù)就將成為垃圾庫(kù)，知識(shí)管理永遠(yuǎn)無(wú)法實(shí)現(xiàn)。
對(duì)于知識(shí)管理系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，我們認(rèn)為知識(shí)管理系統(tǒng)是知識(shí)管理實(shí)施中的保健因素，知識(shí)管理系統(tǒng)本身雖然不能夠推動(dòng)知識(shí)管理實(shí)施的深化，但卻很容易的成為知識(shí)管理實(shí)施的障礙。就是說(shuō)，如果有一個(gè)合適的知識(shí)管理系統(tǒng)只是打下了一個(gè)知識(shí)管理實(shí)施的基礎(chǔ)，但如果知識(shí)管理系統(tǒng)不適合組織的業(yè)務(wù)、不能夠滿足知識(shí)工作者的應(yīng)用需求，那很容易成為知識(shí)管理無(wú)法實(shí)施下去的原因。
應(yīng)該具備什么功能
完整的知識(shí)管理系統(tǒng)功能包括知識(shí)利用和創(chuàng)造、知識(shí)存儲(chǔ)與查詢、知識(shí)表達(dá)。知識(shí)管理系統(tǒng)最起碼應(yīng)該能夠幫助員工做到在需要知識(shí)的時(shí)候知道去哪里查找，并簡(jiǎn)單方便的找到(知識(shí)庫(kù)、知識(shí)地圖);而在工作中產(chǎn)生的知識(shí)能夠自動(dòng)的沉淀、保存(員工協(xié)作工具、知識(shí)庫(kù))，方便利用。
更進(jìn)一步說(shuō)，在對(duì)組織的核心流程進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，確定每個(gè)流程節(jié)點(diǎn)的知識(shí)需求和產(chǎn)出，知識(shí)管理系統(tǒng)能夠?qū)T工工作中需要的知識(shí)自動(dòng)推送到員工面前。
知識(shí)管理系統(tǒng)可以進(jìn)行的簡(jiǎn)單分類：只是為了說(shuō)明的方便，不同需求的組織側(cè)重點(diǎn)不同，而三個(gè)分類下的應(yīng)用是互相交織的。對(duì)于信息化基礎(chǔ)比較好的組織，可能已經(jīng)擁有了不同業(yè)務(wù)部門的協(xié)作工具，這個(gè)時(shí)候最需要的可能是知識(shí)存儲(chǔ)和表達(dá)的工具(例如統(tǒng)一的知識(shí)庫(kù)和整個(gè)組織的知識(shí)地圖)。
而對(duì)于起點(diǎn)比較低的企業(yè)，需求可能就是以員工協(xié)作工具為主，基于流程的管理系統(tǒng)，在這個(gè)基礎(chǔ)上加強(qiáng)知識(shí)存儲(chǔ)和表達(dá)功能。
知識(shí)庫(kù)、知識(shí)地圖、知識(shí)社區(qū)通常被稱為知識(shí)管理系統(tǒng)的“三寶”，是知識(shí)管理系統(tǒng)的主要功能。但知識(shí)管理系統(tǒng)在組織的IT系統(tǒng)中不是一個(gè)孤立的存在，必須跟其他已經(jīng)存在的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、其他管理系統(tǒng)緊密結(jié)合，必須要能夠跟桌面軟件例如word、excel緊密集成。必須能夠處理PDF、txt、html、xml以及一般的動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)，對(duì)于有需求的還要考慮支持多種語(yǔ)言。知識(shí)管理系統(tǒng)與其余系統(tǒng)的結(jié)合在我國(guó)當(dāng)前的現(xiàn)狀下更加必要。
如何選擇
如何選擇？第一位的是你的需求明確。另一方面要考慮變化、人(使用習(xí)慣、簡(jiǎn)單易用等)、業(yè)務(wù)流程。
組織選擇知識(shí)管理系統(tǒng)的過(guò)程，也是組織的知識(shí)管理需求明確的過(guò)程。只有明確了對(duì)支持知識(shí)管理的IT系統(tǒng)的功能需求、技術(shù)平臺(tái)需求，加之對(duì)現(xiàn)有信息系統(tǒng)現(xiàn)狀的分析，才能夠制定出一個(gè)詳細(xì)的知識(shí)管理系統(tǒng)需求說(shuō)明，才能夠去選擇系統(tǒng)。對(duì)于系統(tǒng)，不少大型企業(yè)選擇了自行開(kāi)發(fā)，對(duì)于外購(gòu)系統(tǒng)也要考慮是購(gòu)買成型的產(chǎn)品還是購(gòu)買可以二次開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)平臺(tái)。
知識(shí)管理系統(tǒng)的選擇必須考慮組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)類型的變化。當(dāng)前，組織的外部環(huán)境不確定性比較大，組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)類型變動(dòng)的幾率也較高。所以知識(shí)管理系統(tǒng)的選擇中必須考慮到系統(tǒng)的“柔性”，如果組織架構(gòu)變動(dòng)了，系統(tǒng)如何做到“雖需應(yīng)變”。例如原來(lái)某幾個(gè)人屬于某個(gè)部門，某部門屬于某事業(yè)部，如果將這個(gè)部門調(diào)入另一個(gè)事業(yè)部，其知識(shí)存量怎么辦？如果部門撤銷了，屬于這個(gè)部門的知識(shí)該怎么處理，系統(tǒng)是否支持自動(dòng)、快速的具體到崗位、部門的變動(dòng)都是必須考慮的問(wèn)題
在知識(shí)管理系統(tǒng)的選擇過(guò)程中，必須考慮到以后使用的員工的習(xí)慣、文化背景等因素。人是知識(shí)的最重要載體，是知識(shí)的使用者和創(chuàng)造者，所以在選擇知識(shí)管理系統(tǒng)的時(shí)候除了功能的需求外，必須考慮系統(tǒng)的可用性、易用性。不論這些系統(tǒng)功能有多么強(qiáng)大，但如果不符合用戶的使用習(xí)慣、有較陡的學(xué)習(xí)曲線，這樣的系統(tǒng)很難在組織內(nèi)真正發(fā)揮作用。
知識(shí)管理系統(tǒng)必須為所有使用的員工創(chuàng)造一個(gè)自然、簡(jiǎn)便的操作環(huán)境，結(jié)合每位員工完整的日常工作，做到在日常工作過(guò)程中自然的進(jìn)行文件管理、知識(shí)分享、知識(shí)利用和創(chuàng)造，從而讓企業(yè)自然而然地建立知識(shí)管理基礎(chǔ)架構(gòu)，成功邁向知識(shí)管理之路。
知識(shí)管理系統(tǒng)必須是融于員工的日常工作的，而知識(shí)工作者對(duì)知識(shí)管理系統(tǒng)的使用應(yīng)該就是工作的本身而非額外的工作。讓使用者在日常工作中自然而然地保留經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)，是收集知識(shí)最有效而快速的方法。讓員工在工作的每一步都能獲得以前的知識(shí)積累是提高知識(shí)利用率的法寶。
如果將知識(shí)堆積起來(lái)等待員工去發(fā)掘，這樣的“知識(shí)庫(kù)”很難讓員工有興趣去使用。提供員工一個(gè)更有效率、更方便的工作環(huán)境，讓所有人在最方便的環(huán)境中，以有效率的方式溝通，創(chuàng)造全新的優(yōu)質(zhì)工作團(tuán)隊(duì)。
知識(shí)庫(kù)及相應(yīng)的存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)是知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)，它給出了知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)管理的知識(shí)集合以及在計(jì)算機(jī)中的存儲(chǔ)實(shí)體；知識(shí)庫(kù)管理系統(tǒng)及相應(yīng)的機(jī)器是一組在計(jì)算機(jī)上運(yùn)行的軟件，用它以管理知識(shí)庫(kù)中知識(shí)；知識(shí)獲取機(jī)構(gòu)及相應(yīng)的人員給出了知識(shí)庫(kù)中知識(shí)的入口及來(lái)源，這就是知識(shí)獲取機(jī)構(gòu)，但是 目前常見(jiàn)的還是通過(guò)人-機(jī)對(duì)話方式獲�。蛔詈�，知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)還需要有管理人員的不斷維護(hù)，以保證其正常的運(yùn)行與使用。..
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