使用無(wú)紙化辦公系統(tǒng)目的就是為了能夠?qū)崿F(xiàn)員工的搜索、共享，從而提高工作效率。所以，無(wú)紙化辦公系統(tǒng)的操作應(yīng)該是簡(jiǎn)單明了，不需要員工接受一系列的培訓(xùn)就可以上手使用的。 另外，無(wú)紙化辦公系統(tǒng)的的訪問(wèn)權(quán)限也是需要重視的，所以要求所選擇的無(wú)紙化辦公系統(tǒng)可以由企業(yè)自行設(shè)置閱讀、訪問(wèn)權(quán)限。這樣的無(wú)紙化辦公系統(tǒng)不僅可以確保文件被有序管理，也可以防止機(jī)密文件的泄漏，給企業(yè)造成一定的經(jīng)濟(jì)損失。

選擇的無(wú)紙化辦公系統(tǒng)安全性是最重要的，可以說(shuō)保存的安全性始終是企業(yè)的首要任務(wù)，如前所述，對(duì)信息的訪問(wèn)可以限制在需要它的人身上，并且數(shù)據(jù)不會(huì)被意外或惡意地丟失。在無(wú)紙化辦公系統(tǒng)中，有關(guān)誰(shuí)可以訪問(wèn)什么內(nèi)容和何時(shí)訪問(wèn)的完整信息，可以在需要解決的任何問(wèn)題時(shí)留下可以遵循跟蹤的痕跡。企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，不可能只使用一種辦公系統(tǒng)。所以所選擇的無(wú)紙化辦公系統(tǒng)確保與使用的所有其他軟件兼容，共同為企業(yè)的發(fā)展奉獻(xiàn)力量。

企業(yè)在推進(jìn)無(wú)紙化辦公系統(tǒng)，能夠有效降低企業(yè)人力資源的開(kāi)支。很多企業(yè)都會(huì)在各個(gè)部門(mén)配置復(fù)印室，而實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公之后，電子文件的處理上就能有效節(jié)約大量的人力與空間。在無(wú)紙化辦公系統(tǒng)中，由于無(wú)紙化辦公替代紙質(zhì)文件，在一定程度上降低了企業(yè)的辦公耗材費(fèi)用，為企業(yè)的發(fā)展節(jié)約了成本，而且還降低了耗材的消耗。

同時(shí)，無(wú)紙化辦公系統(tǒng)的建設(shè)符合我國(guó)提倡的低碳發(fā)展戰(zhàn)略，有效減少辦公過(guò)程中污染物的產(chǎn)生與排放。其中，無(wú)紙化辦公系統(tǒng)的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)低碳辦公的最佳有效途徑，在具體辦公過(guò)程中不僅有效節(jié)約了紙張制造的原材料，無(wú)紙化辦公系統(tǒng)的使用還避免了因造紙過(guò)程中對(duì)環(huán)境所產(chǎn)生的污染。此外，在紙質(zhì)文件的打印過(guò)程中，所用到的碳粉或油墨等材料也會(huì)對(duì)環(huán)境造成一定的污染。因此，在企業(yè)中推進(jìn)無(wú)紙化辦公系統(tǒng)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了節(jié)能低碳與保護(hù)環(huán)境的效果，也節(jié)約了人工和材料成本，一舉兩得，實(shí)現(xiàn)雙贏。