1、檔案管理系統(tǒng)準確反映企業(yè)的成長歷程 檔案管理系統(tǒng)記錄著企業(yè)成長的點點滴滴,何時開業(yè),創(chuàng)業(yè)者是誰,何時盈利,何時擴張,戰(zhàn)略目標調(diào)整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時平穩(wěn)、何時動蕩,原因何在,也可以從中找到規(guī)律和解答。 2、檔案管理系統(tǒng)防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄 企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機密,如果沒有統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng),任憑管理人員個人處置,勢必容易丟失,丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理,而且還要人人具有保密意識。 3、檔案管理系統(tǒng)是決策制訂的參謀和幫手 企業(yè)做決策、出方案,往往都要查找歷史數(shù)據(jù),進行同比分析或方案對比,沒有檔案就無法進行。檔案管理良好的企業(yè),死檔案強過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案管理。 4、檔案管理系統(tǒng)是企業(yè)文化的活標本 企業(yè)文化是企業(yè)員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來的,是不假外求的東西。做好檔案管理的企業(yè),在整理完善企業(yè)文化時,不需要搜索枯腸,不需要絞盡腦汁,不需要編造,只需要將全體員工認可的價值觀、制度規(guī)范、行為準則梳理、補充、完善,企業(yè)文化的基本內(nèi)容就有了。 5、檔案管理系統(tǒng)是企業(yè)宣傳的資料庫 檔案管理好的企業(yè)需要進行宣傳時,只需在檔案室調(diào)取資料就行了,不需要臨時抱佛腳,打亂正常工作,也不需要像演員彩排似的,勞民傷財,準備道具、背景。檔案管理好的企業(yè),宣傳資料真實可信,對宣傳和擴大企業(yè)影響力有百利而無一害。檔案管理實在是一舉多得的事情。 6、員工成長的斷代史 很多企業(yè)員工進來時一張表,出去時還是一張表。更有甚者,這個員工一走,這一張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了。這實在是大錯特錯的事。人事專員對于已經(jīng)離職的員工檔案應(yīng)該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人,說不定哪一天企業(yè)的員工成了名人,他的檔案可就成了珍貴史料。這有點夸張,但并非沒有可能。人事專員應(yīng)該做好員工檔案管理,每年補充、更新員工檔案內(nèi)容,準確及時記錄員工成長的腳步。員工在企業(yè)多少年,檔案就應(yīng)該記載多少年的主要成長歷程。企業(yè)人事檔案應(yīng)該成為員工成長的斷代史。
..
|