辦公自動化系統(tǒng)就是利用先進的電子信息技術和現(xiàn)代辦公設備構成的人機信息處理系統(tǒng)，輔助管理人員進行各種辦公活動。 辦公自動化系統(tǒng)由辦公機構、辦公人員、辦公設備、網(wǎng)絡環(huán)境、辦公信息等幾個基本要素構成。辦公自動化是一門正在發(fā)展的綜合學科，涉及計算機與通信技術科學、管理與行為科學、系統(tǒng)工程與人機工程學等學科，是當今計算機應用的一個非常活躍的領域。 辦公自動化的目的，是應用電子信息技術，提供先進的辦公信息處理手段，最大限度地提高辦公效率和辦公質(zhì)量，改善辦公環(huán)境和條件，提高辦公管理和決策自動化和科學化水平。

協(xié)同辦公系統(tǒng)引入企業(yè)的原因分析：

新的時代下，傳統(tǒng)的辦公方式已經(jīng)極大地束縛了人的創(chuàng)造力和想象力，埋沒了人的智慧和潛能，使人們耗費了大量的時間和精力去手工處理那些繁雜、重復的工作。手工模式給發(fā)展戴上了沉重的枷鎖，造成資源的巨大浪費，管理的效能低下，無法滿足新形勢下發(fā)展的需要，人們需要用先進的生產(chǎn)工具來促進生產(chǎn)力的發(fā)展。 

協(xié)同辦公系統(tǒng)引入企業(yè)是內(nèi)部管理的需要 傳統(tǒng)的管理方式過分依賴領導者的個人能力、精力、經(jīng)驗、風格、習慣、感覺等人為因素，而員工的辦公也過分依賴其個人意愿甚至喜好來進行，由于這些因素的不科學性、不正規(guī)性、不確定性，造成整個單位辦公環(huán)境的混亂、無序、推諉、低效等問題時有發(fā)生，管理成本居高不下而收效甚微，不能建立健康、高效的組織辦公文化。

 

協(xié)同辦公系統(tǒng)引入企業(yè)是規(guī)范信息的需要 當今社會是信息的社會，信息的種類越來越多，信息的流動越來越快，信息的利用越來越強。而傳統(tǒng)的辦公模式在企業(yè)內(nèi)部形成信息孤島，輔助單位經(jīng)營運作的信息系統(tǒng)各自孤立地運行，沒有能夠形成一個有機的整體，以至于影響經(jīng)營決策效率。人們迫切需要有效管理信息的產(chǎn)生、傳遞、發(fā)布、提交、修改、審批、存儲、分析、查詢、統(tǒng)計…… 

協(xié)同辦公系統(tǒng)引入企業(yè)是提高效率的需要 今天是一個快速發(fā)展的時代，一個效率至上的時代，效率意味著我們能在更少的時間里作更多的事情，取得更大的成績。如何提高整個單位的辦公效率已經(jīng)成為一項重要而緊迫的任務，而傳統(tǒng)的辦公模式卻成為制約效率提升的最大瓶頸，比如電話、通信、印章、文件下發(fā)、批復、歸檔，繁多的會議等已經(jīng)使辦公人員陷入各種各樣的低級工作中，無法快速提升辦公效率和辦公質(zhì)量。 辦公自動化系統(tǒng)的出現(xiàn)有效解決了上述問題。