偉創(chuàng)軟件：辦公軟件專家

在線辦公自動化系統(tǒng)專題

在線辦公自動化系統(tǒng)：OA辦公系統(tǒng)未來發(fā)展之路

作為一個將現(xiàn)代化辦公與網(wǎng)絡相結(jié)合而產(chǎn)生的辦公方式，OA一直活躍在新技術(shù)應用領域革命的前端。國內(nèi)管理軟件廠商不斷成長，所提供的軟件產(chǎn)品也日益豐富起來。但事實上，隨著信息化建設的不斷前進，在現(xiàn)實情況中辦公的涵義早已遠遠超出了我們既定的范圍，傳統(tǒng)OA實現(xiàn)“辦公自動化”對于當前用戶需求來說僅僅代表了一個狹義角度。OA需要從更廣闊的角度來考慮"辦公"的涵義，并與企業(yè)的需求進行緊密的結(jié)合。   
來回顧一下當前企業(yè)的信息化狀況。我們發(fā)現(xiàn)，長久以來，很多人仍將對“辦公室自動化”的理解局限于“單兵作戰(zhàn)”，在信息化建設過程中，很多應用系統(tǒng)都是相互割裂的，它們往往關注單個或局部資源的管理，相互之間很少能夠緊密協(xié)調(diào)起來，“信息孤島”、“應用孤島”和“資源孤島”三大難題不可避免的出現(xiàn)。   
因此，企業(yè)時常面臨著部門間溝通不暢，信息無法及時獲得，管理效率低下，資源和資源之間各自為政，難以統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)等難題。尤其是在企業(yè)擴張過程中，業(yè)務流程更加復雜，業(yè)務與業(yè)務之間關聯(lián)與交叉頻繁；人與人，部門與部門，企業(yè)與企業(yè)的溝通和協(xié)作愈發(fā)凸現(xiàn)重要性的時候，企業(yè)更需要打破各種溝通和管理的屏障，實現(xiàn)對管理和運營各環(huán)節(jié)的掌控、調(diào)配和協(xié)作。   
傳統(tǒng)OA由于其應用的局限性已難以滿足企業(yè)“協(xié)同管理”的需求。隨著企業(yè)對“辦公自動化”的理解逐步深入，“辦公自動化”一詞被逐步賦予更深層次的含義，一方面繼續(xù)延展和深化OA的應用，另一方面，協(xié)同理念和協(xié)同應用更多的被納入OA中，使其可以對企業(yè)各種分散存在或被分隔的資源進行整合，從而催生了新一代的辦公自動化系統(tǒng)——大OA。
OA系統(tǒng)行業(yè)未來的發(fā)展方向到底會怎樣呢？筆者認為以下三個方面值得關注：移動化、平臺化、業(yè)務化。  
1. 移動化 
目前，PC端的一切應用都在加速向以手機和平板電腦為代表的移動端轉(zhuǎn)移，移動互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為大勢所趨。雖然企業(yè)級應用的轉(zhuǎn)移速度要遠遠落后與個人應用，但這個趨勢是毋庸置疑的。事實上，OA系統(tǒng)的移動化應用已經(jīng)走在整個企業(yè)級軟件市場的前列。 
一線的OA系統(tǒng)廠商都有自己非常成熟的移動OA（手機OA）解決方案，而大批用戶已經(jīng)通過移動OA實現(xiàn)了手機審批等辦公業(yè)務。在未來，用戶對于OA系統(tǒng)的應用可能主要集中在移動終端。  
2. 平臺化 
優(yōu)秀的OA系統(tǒng)正逐漸成為企業(yè)內(nèi)信息、數(shù)據(jù)、流程、知識的交互和共享平臺，這是因為OA系統(tǒng)本身就匯集了企業(yè)內(nèi)最多的辦公人員和職能。 
因此未來的OA系統(tǒng)將成為企業(yè)的核心辦公平臺，更智能，更強大，這個平臺面向企業(yè)運營層面的管理，而非具體業(yè)務層面的管理，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)各人員的協(xié)同辦公，和各系統(tǒng)的整合互通。同時，也允許企業(yè)在這個平臺上方便的搭建個性化的應用系統(tǒng)，而無需代碼級的操作。
3. 業(yè)務化 
現(xiàn)在，OA系統(tǒng)已經(jīng)遠遠超過了行政辦公的范疇，被越來越多的用于企業(yè)的業(yè)務管理，尤其是體現(xiàn)在業(yè)務流程的管理方面。 
但如果只是通過工作流來搭建幾個簡單的業(yè)務流程，那么這樣的系統(tǒng)就算不上真正的業(yè)務管理系統(tǒng)，或則說行業(yè)解決方案。因此，未來的OA系統(tǒng)必將進一步細分，集成業(yè)務應用，不但在流程上，也在功能模塊上實現(xiàn)更多的業(yè)務管理職能，通過對行業(yè)應用的提煉和固化，形成真正的行業(yè)化應用。
在辦公自動化引入的近二十年時間里，其發(fā)展可分為三個階段：起步階段（1985年—1993年）：是以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理為中心，基于文件系統(tǒng)或關系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使日常辦公也開始運用IT技術(shù)，提高了文件等資料管理水平。這一階段實現(xiàn)了基本的辦公數(shù)據(jù)管理（如文件管理、檔案管理等），但普遍缺乏辦公過程中最需要的溝通協(xié)作支持、文檔資料的綜合處理等，導致應用效果不佳。應用階段（1993年－2002年）：隨著組組織規(guī)模的不斷擴大，組織越來越希望能夠打破時間、地域的限制，提高整個組織的運營效率，同時網(wǎng)絡技術(shù)的迅速發(fā)展也促進了軟件技術(shù)發(fā)生巨大變化，為OA的應用提供了基礎保證，這個階段OA的主要特點是以網(wǎng)絡為基礎、以工作流為中心，提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務、群組協(xié)同等基礎支持，實現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、會議管理、制度管理等眾多實用的功能，極大地方便了員工工作，規(guī)范了組織管理、提高了運營效率。典型的解決方案是Lotus Notes，該產(chǎn)品通過內(nèi)置的文檔型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，有效地解決了組織中大量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理及安全控制，并借助強大的工作流平臺、Email系統(tǒng)實現(xiàn)協(xié)作性應用，最大程度地釋放了網(wǎng)絡平臺的價值，使OA真正進入實用階段。
發(fā)展階段（2002年至今 ）：OA應用軟件經(jīng)過多年的發(fā)展已經(jīng)趨向成熟，功能也由原先的行政辦公信息服務，逐步擴大延伸到組織內(nèi)部的各項管理活動環(huán)節(jié)，成為組織運營信息化的一個重要組織部分。同時市場和競爭環(huán)境的快速變化，使得辦公應用軟件應具有更高更多的內(nèi)涵，客戶將更關注如何方便、快捷地實現(xiàn)內(nèi)部各級組織、各部門以及人員之間的協(xié)同、內(nèi)外部各種資源的有效組合、為員工提供高效的協(xié)作工作平臺。