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在線辦公自動化系統(tǒng)專題

在線辦公自動化系統(tǒng)：信息系統(tǒng)建設(shè)的價(jià)值評估

從內(nèi)容上看，企業(yè)信息化主要包括企業(yè)產(chǎn)品設(shè)計(jì)的信息化、企業(yè)生產(chǎn)過程的信息化、企業(yè)產(chǎn)品銷售的信息化、經(jīng)營管理信息化、決策信息化以及信息化人才隊(duì)伍的培養(yǎng)等多個(gè)方面。
由于企業(yè)信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，行業(yè)的不同、企業(yè)規(guī)模的不同、建設(shè)階段的不同都會帶來不同的建設(shè)需求。

與傳統(tǒng)的建設(shè)項(xiàng)目評估相比，由于信息化建設(shè)項(xiàng)目本身所具有的復(fù)雜性，導(dǎo)致其評估方法要比傳統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目復(fù)雜得多。不同之處表現(xiàn)在：
A、信息系統(tǒng)價(jià)值評估的很多指標(biāo)難以量化；
B、信息系統(tǒng)的建立是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)的過程；
C、信息系統(tǒng)的價(jià)值具有長期效應(yīng)，還存在很多隱性效益；
D、信息系統(tǒng)的技術(shù)含量高，而且目前缺乏嚴(yán)格的項(xiàng)目建設(shè)的監(jiān)理機(jī)制，因此又增加了評估的難度。

企業(yè)信息化水平評估是企業(yè)信息化建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)信息化的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)與否，不能靠意愿來定，要靠真實(shí)的評估。很多企業(yè)在信息化建設(shè)的時(shí)，非常重視投入資金的獲得，而往往容易忽視投入后的產(chǎn)出問題，或者是大家不愿談起系統(tǒng)收益的“真相”。

一、企業(yè)信息化建設(shè)評估的意義
對企業(yè)信息化建設(shè)評估，是從企業(yè)引進(jìn)信息技術(shù)的目的和戰(zhàn)略出發(fā)，考察信息技術(shù)應(yīng)用給企業(yè)經(jīng)營和管理帶來的影響。其一，企業(yè)可以對其全過程進(jìn)行全面的評價(jià)，徹底檢查企業(yè)信息化的現(xiàn)狀，確定信息化建設(shè)的階段。其二，企業(yè)可以根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)前期所建立的可量化的項(xiàng)目建設(shè)的目標(biāo)和成功標(biāo)準(zhǔn)，與項(xiàng)目建設(shè)后所取得的成效進(jìn)行對比，并分析結(jié)果產(chǎn)生的原因，找到其中的不足，以便在持續(xù)改進(jìn)的過程中“推廣優(yōu)點(diǎn)、彌補(bǔ)不足”。從而消除信息系統(tǒng)建設(shè)成為一種投入的“無底洞”、而產(chǎn)出卻“無人問津”或“無法問津”的現(xiàn)象。

二、企業(yè)信息化評估的指標(biāo)確定
我們認(rèn)為，信息系統(tǒng)非常復(fù)雜，并且難以給出一個(gè)綜合評價(jià)。非常的一個(gè)最重要原因在于：用于信息評估的指標(biāo)數(shù)量太多，而且指標(biāo)類別也很多。在評價(jià)指標(biāo)中包括：投入和產(chǎn)出指標(biāo)、宏觀和微觀指標(biāo)、有形和無形指標(biāo)、定性和定量指標(biāo)。廣義的信息系統(tǒng)的投資回報(bào)我們可以簡單寫成：ROI=(成本降低+收入增長)/總成本
1.投入指標(biāo)(總成本)

1)系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)費(fèi)用和實(shí)施費(fèi)用，包括硬件、軟件和人員消耗的費(fèi)用等；

2)人力成本，包括人員重新招聘、人員重新部署和人員培訓(xùn)的費(fèi)用；

3)流程成本，這也是很重要的。因?yàn)椴渴鹦畔⑾到y(tǒng)的企業(yè)需要對現(xiàn)有的工作流進(jìn)行再造；

4)系統(tǒng)運(yùn)行成本諸如集成和測試費(fèi)用、運(yùn)行費(fèi)用、管理費(fèi)用、數(shù)據(jù)分析成本、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成本等；

5)信息系統(tǒng)的維護(hù)和持續(xù)改進(jìn)費(fèi)用；

6)機(jī)會成本。我們可以說，企業(yè)由于選用其中某一家廠商的軟件系統(tǒng)，而放棄了其他廠商所能夠帶來的機(jī)會效益，就是一種典型的機(jī)會成本。

(2)產(chǎn)出指標(biāo)(收入增加和成本降低)

① 宏觀指標(biāo)

1)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和競爭力是否提高了？如果將其轉(zhuǎn)變?yōu)榫唧w的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，可以為利潤率、成本費(fèi)用利潤率、流動資金周轉(zhuǎn)率、存貨周轉(zhuǎn)率、全員勞動生產(chǎn)率、計(jì)劃執(zhí)行準(zhǔn)確率、設(shè)備利用率、市場信息準(zhǔn)確率、客戶滿意率、交貨準(zhǔn)時(shí)率、產(chǎn)品優(yōu)質(zhì)率等。

2)管理模式、組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程是否有所創(chuàng)新？

② 微觀指標(biāo)

1) 信息系統(tǒng)的應(yīng)用廣度和深度，包括系統(tǒng)的用戶數(shù)量、用戶的職位、系統(tǒng)信息數(shù)量、業(yè)務(wù)信息數(shù)量等；

2) 信息系統(tǒng)對資源的開發(fā)率和利用率。如果把信息系統(tǒng)比作人體骨骼的話，信息資源就是肌肉和血液。從信息資源開發(fā)利用角度，可以評價(jià)信息系統(tǒng)的利用程度和企業(yè)的知識管理水平。這可以從挖潛能力以及信息的收集、加工和共享方面進(jìn)行評估。

3) 企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、工作流是否發(fā)生了實(shí)質(zhì)性的變化？

4) 員工素質(zhì)的提高和員工參與信息化的程度。人力資源是企業(yè)信息化的重要組成部分，也是信息化的參與者，即信息化的主體。在這里，人力資源包括信息技術(shù)人員和企業(yè)的其他員工。對于前者的評價(jià)主要考察其計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、軟件設(shè)計(jì)開發(fā)能力以及理論和實(shí)踐相結(jié)合的能力；而對后者，由于企業(yè)信息化的深入，員工積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，這是推動企業(yè)信息化的基礎(chǔ)。

5) 是否改善員工工作滿意度；

6) 企業(yè)不同部分之間是否擁有同一的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)環(huán)境，以及是否能夠?qū)崿F(xiàn)協(xié)同工作？

7) 系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否能夠確保完整，以及能夠確保質(zhì)量？

8) 企業(yè)各級人員對信息系統(tǒng)所體現(xiàn)的管理思想和管理方法的接受，包括企業(yè)文化是否發(fā)生變化，銷售、市場、服務(wù)人員的工作方式是否發(fā)生變化，績效考核方法是否發(fā)生變化等等。

9) 是否減少人工信息處理的工作量，從而節(jié)約人工費(fèi)用和辦公的開支；

10) 是否加快信息收集、傳遞、處理速度，提高企業(yè)的反應(yīng)速度；

11) 是否改善服務(wù)水平、提高企業(yè)的市場競爭能力；

12) 信息安全的評價(jià)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)相繼建立了不同類型的信息系統(tǒng)。如各類具有信息采集、信息傳遞、信息存儲、信息處理等功能的子系統(tǒng)和分系統(tǒng)。但同時(shí)，利用相應(yīng)的信息系統(tǒng)，既可以竊取信息系統(tǒng)中的信息內(nèi)容，也可以擾亂信息系統(tǒng)中的信息內(nèi)容。社會信息化程度的提高，信息安全問題也逐步演變?yōu)閲?yán)重限制和制約經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重大問題。因此，對于企業(yè)信息化安全的評價(jià)應(yīng)引起足夠的重視

13) 系統(tǒng)實(shí)施后是否擁有后續(xù)的持續(xù)改進(jìn)和升級服務(wù)

三、企業(yè)信息化評估模型的建立

由于評估信息系統(tǒng)的指標(biāo)不僅數(shù)量多，而且指標(biāo)的性質(zhì)也很多，因此，我們應(yīng)當(dāng)對信息系統(tǒng)進(jìn)行綜合評價(jià)。

要想科學(xué)的建立一個(gè)價(jià)值評估體系，我們可以考慮借助于運(yùn)籌學(xué)和系統(tǒng)工程領(lǐng)域的層次分析法(AHP)，來對多指標(biāo)的信息系統(tǒng)進(jìn)行綜合評估和決策。

層次分析法(AHP)是美國運(yùn)籌學(xué)家沙旦于70年代提出的，是一種定性和定量分析相結(jié)合的多目標(biāo)決策分析方法。特別是將決策者的經(jīng)驗(yàn)判斷給予量化，對目標(biāo)(因素)結(jié)果復(fù)雜且缺乏必要的數(shù)據(jù)情況下更為實(shí)用，所以這些特點(diǎn)都非常貼近我們現(xiàn)在所需要進(jìn)行的信息系統(tǒng)的評估。

在此，我們不想敘說太多有關(guān)數(shù)學(xué)模型方面的內(nèi)容，以下簡單談?wù)勥\(yùn)用模型進(jìn)行綜合評估的步驟：

(1)選擇評價(jià)信息系統(tǒng)價(jià)值的各種指標(biāo)，包括定性指標(biāo)、定量指標(biāo)。就是我們上面所列出的各種指標(biāo)。

(2)將指標(biāo)進(jìn)行分類、分層處理，構(gòu)造一種含指標(biāo)層、準(zhǔn)則層和目標(biāo)層的多層模型，它能夠反映各因素之間相互聯(lián)結(jié)的層次結(jié)構(gòu)模型。目標(biāo)層：通過××萬元的投入后，我們希望能夠獲得什么樣的回報(bào)。準(zhǔn)則層：衡量目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)的標(biāo)準(zhǔn)，例如信息系統(tǒng)的資源利用率等。指標(biāo)層：為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，需要達(dá)到的、可衡量的一些指標(biāo)。
(3)對各指標(biāo)進(jìn)行量化、標(biāo)準(zhǔn)化處理。

(4)通過建立的數(shù)學(xué)模型進(jìn)行處理、分析(其中包括確定矩陣的最大特征值和特征向量、確定各指標(biāo)的權(quán)重等處理過程)。

(4)最后給出一個(gè)綜合的、合理的、考慮全面的評價(jià)結(jié)果。

四、用戶和廠商難以秉持相同的判斷標(biāo)準(zhǔn)

在通常情況下，用戶與廠商由于立場不一致，容易引起判斷標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一。對于用戶而言，當(dāng)然希望產(chǎn)品越貼近企業(yè)自身越好，希望后續(xù)服務(wù)越全面越好，而且一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，或運(yùn)作不理想，企業(yè)首先想到的必然是軟件產(chǎn)品或軟件廠商存在問題；而對于軟件廠商而言，總是會聲稱自己的產(chǎn)品基本能夠滿足企業(yè)信息化建設(shè)的需要，至于建設(shè)之后沒有能夠發(fā)揮預(yù)期的功效，他們總是會認(rèn)為是企業(yè)本身出了問題，比如說企業(yè)難以改變的業(yè)務(wù)流程、企業(yè)員工利用信息的意識等因素阻礙了系統(tǒng)的效用發(fā)揮。

我們認(rèn)為，要想讓用戶和廠商在信息化技術(shù)的價(jià)值評判中秉持相同的判斷標(biāo)準(zhǔn)，有兩種可能性：

(1)當(dāng)市場發(fā)展到成熟階段，軟件市場也成為一種“買方市場”的時(shí)候，軟件廠商可能迫于競爭的壓力，往往會提出各種“讓客戶滿意”的承諾，當(dāng)然這時(shí)我們就可以在項(xiàng)目簽定的合同中確定信息系統(tǒng)的價(jià)值評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。

(2)借助于獨(dú)立于用戶和廠商的第三方監(jiān)理機(jī)構(gòu)或咨詢機(jī)構(gòu)，來公正的對信息系統(tǒng)進(jìn)行評估。

信息系統(tǒng)的價(jià)值評估與傳統(tǒng)的投資項(xiàng)目價(jià)值評估相比，具有更高的復(fù)雜性。傳統(tǒng)的投資項(xiàng)目價(jià)值評估的指標(biāo)比較容易量化，進(jìn)行最終的評價(jià)就比較容易，而且其效益主要還是體現(xiàn)在顯性收益上，而信息系統(tǒng)的價(jià)值評價(jià)中隱性成分相對較多。因此，對項(xiàng)目的價(jià)值評估時(shí)，我們需要進(jìn)行分類處理，不可用同一種方法來給所有的項(xiàng)目進(jìn)行評估。

本文中，我們只是嘗試了一種模型化的方法，其中指標(biāo)的選擇肯定不太全面，而且不同的行業(yè)、不同的企業(yè)性質(zhì)，其指標(biāo)的選擇會有很大的不同。另外，不同的企業(yè)，它們對指標(biāo)所賦予的權(quán)重也不太一樣。因此，我們需要“因企業(yè)而異”。