優(yōu)秀的OA系統(tǒng)都會將人事檔案獨立管理，因為人事檔案是人事管理的重要組成部分，包含了專業(yè)的人事管理流程，和報表統(tǒng)計信息，不能和其他檔案混為一談。

以國內(nèi)領(lǐng)先的偉創(chuàng)軟件OA系統(tǒng)為例，其人事檔案管理的研發(fā)理念是：多維度，多角色，分級管理，綜合統(tǒng)計分析。它通過建立詳細(xì)的企業(yè)人員檔案信息，對企業(yè)的人力資源進(jìn)行比較全面的管理，包括入職離職、人事合同、調(diào)職轉(zhuǎn)崗、員工獎懲等一系列管理工作。

偉創(chuàng)軟件OA系統(tǒng)提供了詳盡的、多維度的人力資源報表管理，可以實時進(jìn)行企業(yè)人員的組成結(jié)構(gòu)、人員職位、崗位分布比等查詢。加強了人事檔案的分級管理，為企業(yè)的經(jīng)營決策，人員成本控制等提供科學(xué)的依據(jù)。下圖為該系統(tǒng)的人事檔案管理功能：

相信人事部的員工會非常喜歡這個功能，因為這個功能可以極大的減少手工操作的時間和壓力，把員工從瑣碎的工作中解放出來，有更多的精力放在“人”的身上，以優(yōu)化人員服務(wù)和管理。同時，也讓人事檔案管理更加系統(tǒng)化、可視化、智能化。

我們簡單介紹一下人事檔案管理中的一些細(xì)節(jié)，這些細(xì)節(jié)是優(yōu)秀的OA系統(tǒng)應(yīng)該具備的功能，它們包括：

可以在檔案中隨時記錄獎懲信息，處理調(diào)職轉(zhuǎn)崗等;

支持人事檔案信息的全檢索，可以按照任意屬性信息進(jìn)行檢索;

新增信息自動生成功能，如輸入身份證號后自動生成性別、生日、星座等;

在人事信息中沒有的項目可以即錄即補，直接保存到列表;

支持自定義科目排序，將常用的科目例如姓名、部門、入職日期等顯示在列表前端。

所有報表均采用EXCEL格式，可以在自己的權(quán)限范圍內(nèi)導(dǎo)出相關(guān)內(nèi)容;

人事管理員分級管理，可以根據(jù)自己的權(quán)限查看相應(yīng)的人員檔案信息;

員工提交入職申請單、轉(zhuǎn)正申請單、離職申請單，經(jīng)審批通過之后，系統(tǒng)將自動記錄到檔案系統(tǒng)中;

可以保留離職人員檔案，對于停薪留職的人員在重新入職后可一鍵恢復(fù)人事檔案;

多達(dá)14項人事報表，管理層可多角度對人事信息進(jìn)行統(tǒng)計、分析，全面、準(zhǔn)確查看人員變動情況、評估人員成本變化、優(yōu)化人員結(jié)構(gòu);

在編輯看來，人事檔案管理的安全性設(shè)計非常重要，如果忽略了可能會引起很多麻煩，偉創(chuàng)軟件等優(yōu)秀的OA系統(tǒng)在這方面就考慮得比較周到。

一是具有多權(quán)限、多角色、多分工的設(shè)計。偉創(chuàng)軟件針對人事管理工作的分工管理的需求，設(shè)計了多權(quán)限分級管理模式。通過對數(shù)據(jù)權(quán)限和科目顯示權(quán)限的控制，大型企業(yè)可以將繁重的人事管理工作無縫分解給多名人員，極大方便了分工合作，既提高工作效率，也避免了交叉工作所造成的信息泄密。

二是變更全記錄，全方位保證數(shù)據(jù)安全。在OA系統(tǒng)中，所有的人事檔案的變更、刪除都有詳細(xì)記錄，隨時可以恢復(fù)，防止信息誤操作。

當(dāng)前，企業(yè)的管理者已經(jīng)形成一個廣泛的共識：人力資源是企業(yè)最重要、最寶貴的資產(chǎn)，那么這些“資產(chǎn)”的檔案自然也是非常重要的。