采購管理如何做到“適質(zhì)”？隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，采購管理的重要性越來越受到企業(yè)管理層的關(guān)注。據(jù)統(tǒng)計，生產(chǎn)型的企業(yè)至少要用銷售額的50%來進(jìn)行原材料、零部件的采購，而中國的工業(yè)企業(yè)中，各種物料的采購成本更是高達(dá)企業(yè)銷售成本的70%。顯而易見，采購絕對是企業(yè)成本管理中“最有價值”的部分。加強(qiáng)采購管理，能夠幫助企業(yè)有效降低采購成本，提升企業(yè)效益。
為實(shí)現(xiàn)企業(yè)采購效益最大化，采購專家提出“5R”原則：適時(Right time)、適質(zhì)(Right quality)、適量(Right quantity)、適價(Right price)、適地(Right place) ，這也是當(dāng)今社會普遍認(rèn)可的采購5R原則。其中，“適質(zhì)”是指合適的品質(zhì)，即采購回來的物料質(zhì)量要“過關(guān)”，從源頭上確保企業(yè)最終交付給客戶的產(chǎn)品是高品質(zhì)的。另外，采購管理“Q.C.D.S”原則，即質(zhì)量(Quality)、成本(Cost)、交付(Delivery)、服務(wù)(Service)并重的原則，也將質(zhì)量擺在了第一位置。
可見，采購管理中，質(zhì)量的重要性已經(jīng)得到廣泛關(guān)注。具體來說，如果才能夠保證采購物料的高品質(zhì)呢?采購管理如何才能做到“適質(zhì)”呢?編者認(rèn)為，要保證采購的高品質(zhì)，可從以下幾方面著手：
首先，注重供應(yīng)商的甄選，通過科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋C(jī)制幫助企業(yè)嚴(yán)格甄選供應(yīng)商，如設(shè)置公平公正的供應(yīng)商準(zhǔn)入規(guī)則，以及多維度的供應(yīng)商資格審核與評估等，幫助企業(yè)甄選到優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，通過優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商確保優(yōu)質(zhì)的原材料產(chǎn)品。
其次，能夠?qū)Σ少彯a(chǎn)品的交付情況進(jìn)行全方位的監(jiān)控，在交付時支持企業(yè)按照采購訂單/合同的規(guī)則和要求對采購的產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)檢和驗(yàn)收，并實(shí)時跟蹤交付與驗(yàn)收的情況，確保產(chǎn)品交付已采取適當(dāng)?shù)膶彶榕c驗(yàn)收，以盡量減少意外情況的發(fā)生。
另外，融入報表數(shù)據(jù)分析。企業(yè)可根據(jù)質(zhì)檢結(jié)果自動統(tǒng)計貨品的合格率及退貨率，持續(xù)跟蹤供應(yīng)商供應(yīng)產(chǎn)品質(zhì)量，并作為供應(yīng)商績效評估的一個維度，及時淘汰不合格供應(yīng)商，確保采購物品質(zhì)量。
現(xiàn)代企業(yè)要把好采購品質(zhì)關(guān)卡，真正做到“適質(zhì)”，先進(jìn)的管理工具是其中必不可少的要素之一。8thManage SPM(供應(yīng)商與采購管理系統(tǒng))是本土自主研發(fā)的較為成熟的采購管理系統(tǒng)，它從供應(yīng)商甄選、采購物料質(zhì)檢和驗(yàn)收，以及采購物料質(zhì)量跟蹤等方面，來促使采購管理做到“適質(zhì)”，實(shí)現(xiàn)高效的采購管理。當(dāng)前，先進(jìn)的采購管理系統(tǒng)不僅能夠在一定程度上優(yōu)化整個采購流程，提升采購效率，降低采購成本，更重要的是，它從采購前、采購中、采購后等多個維度出發(fā)，全方位把控采購原料質(zhì)量，為產(chǎn)品質(zhì)量提供了保障。 采購管理系統(tǒng)設(shè)計方案示例1)采購申請管理 總體說明 所有采購在線提交申請表單，在線審批，實(shí)時在線匯總統(tǒng)計，并與各數(shù)據(jù)庫關(guān)聯(lián)； 包含大約10類不同采購項(xiàng)目的申請電子化： 設(shè)備申請 對應(yīng)設(shè)備申請單，購買接收后相關(guān)設(shè)備自動進(jìn)入“設(shè)備管理系統(tǒng)”； 辦公用品采購申請 對應(yīng)月度采購清單，與“辦公用品管理庫”對接，設(shè)置每種辦公用品最低庫存預(yù)警提示，自動生成采購清單（包含：物品名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價、總價等），清單可以手動調(diào)整，經(jīng)審批、采購、接收流程后自動進(jìn)入“辦公用品管理庫”，即庫存根據(jù)采購清單自動增加，無需手工錄入； 機(jī)票申請 對應(yīng)機(jī)票預(yù)定與機(jī)票變更單，在線審批，實(shí)時自動統(tǒng)計費(fèi)用與退改簽次數(shù)； 火車票申請 對應(yīng)火車票預(yù)定與火車票變更單，在線審批，實(shí)時自動統(tǒng)計費(fèi)用與退改簽次數(shù)； 印刷申請 對應(yīng)印制申請單，在線審批，生成相關(guān)合作記錄，自動計入“供應(yīng)商管理系統(tǒng)”，自動對印刷供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)時管理與統(tǒng)計； 禮品申請 對應(yīng)禮品申請單，生成相關(guān)合作記錄，自動計入“供應(yīng)商管理系統(tǒng)”，對禮品供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)時管理與統(tǒng)計； 其它申請 詢價記錄 與“供應(yīng)商管理系統(tǒng)”對接，自動生成相關(guān)詢價記錄，形成歷史記錄，有據(jù)可查； 2) 采購單管理 所有采購單電子化，在線申請、審批； 所有采購單完成后，禁止修改，統(tǒng)一編碼歸檔，實(shí)時調(diào)閱、查詢、統(tǒng)計； 采購單編號 | 采購單類別 | 采購日期 | 公司相關(guān)負(fù)責(zé)人 | 產(chǎn)生費(fèi)用 | 各種簽字/備注 3) 采購驗(yàn)收 與“供應(yīng)商管理系統(tǒng)”對接，生成每次采購的驗(yàn)收記錄； 各種采購申請驗(yàn)收后，相關(guān)內(nèi)容自動進(jìn)入相關(guān)數(shù)據(jù)庫，如： 設(shè)備自動進(jìn)入“設(shè)備管理系統(tǒng)”； 辦公用品自動進(jìn)入“辦公用品管理庫”； 各種詢價記錄、采購計劃、驗(yàn)收記錄進(jìn)入“供應(yīng)商管理系統(tǒng)”，對供應(yīng)商進(jìn)行全面管理； 圖書進(jìn)入“圖書管理系統(tǒng)”；// 外部系統(tǒng)，需要開放接口； 各種采購單自動歸檔進(jìn)入“采購單系統(tǒng)”； 問題探討 機(jī)票、火車票、印刷、禮品、福利、光盤、掃描分別納入那個系統(tǒng)； 禮品、福利是否可以納入“辦公用品管理系統(tǒng)”； 4) 采購統(tǒng)計 在任意時間階段內(nèi)，實(shí)現(xiàn)以下項(xiàng)目的實(shí)時統(tǒng)計： 各種采購科目數(shù)量統(tǒng)計：如購買設(shè)備數(shù)量、購買圖書數(shù)量等； 各種采購科目費(fèi)用統(tǒng)計； 相關(guān)負(fù)責(zé)人工作統(tǒng)計、匯總；
采購管理系統(tǒng)有哪些功能◆采購管理：
通過完善的供應(yīng)商檔案管理，對供應(yīng)商提供的貨品進(jìn)行價格、質(zhì)量、交期的管理，以實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商的評估和分析;企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行采購業(yè)務(wù)流程的定制，對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行全過程跟蹤管理，實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)執(zhí)行與訂單相匹配，有效控制采購成本。
◆ 支持普通采購、受托代銷、直運(yùn)采購業(yè)務(wù)三種業(yè)務(wù)類型
◆ 完整的供應(yīng)商管理和分析體系，可以對供應(yīng)商的價格、質(zhì)量、交貨情況等進(jìn)行分析
◆ 完整的采購業(yè)務(wù)流程，從請購單、采購計劃à采購訂單à到(退)貨單à檢驗(yàn)單à入庫單à采購發(fā)票à采購結(jié)算的完整處理流程，單據(jù)之間都有業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，也可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行流程定制
◆ 嚴(yán)格的采購過程監(jiān)控，通過采購綜合統(tǒng)計表、在途貨物余額表、暫估入庫余額表等的查詢，使采購和生產(chǎn)部門實(shí)時了解采購不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的執(zhí)行數(shù)量以及訂單執(zhí)行情況
◆ 豐富的采購明細(xì)和分析報表，如采購執(zhí)行情況表、采購成本分析、貨齡分析、不合格原因分析等
◆應(yīng)付款管理：
通過應(yīng)付款管理系統(tǒng)可以進(jìn)行發(fā)票錄入、結(jié)算的處理，它以發(fā)票、其他應(yīng)付單等原始單據(jù)為依據(jù)，記錄采購業(yè)務(wù)以及其他業(yè)務(wù)所形成的往來款項(xiàng)，同時提供票據(jù)處理功能，實(shí)現(xiàn)對承兌匯票的管理。能夠處理應(yīng)付款項(xiàng)的支付、轉(zhuǎn)賬等業(yè)務(wù)，并自動進(jìn)行業(yè)務(wù)單據(jù)預(yù)警，實(shí)現(xiàn)企業(yè)從采購到付款業(yè)務(wù)的追溯，有效對企業(yè)資金流出進(jìn)行預(yù)測和管理。
◆ 應(yīng)付款管理可以與采購系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)完全集成,實(shí)現(xiàn)企業(yè)資金流出與業(yè)務(wù)、財務(wù)核算的一致、統(tǒng)一。
◆ 提供采購發(fā)票、付款、退款、票據(jù)管理、應(yīng)付款結(jié)算等全面的付款業(yè)務(wù)流程管理
◆ 提供應(yīng)付，結(jié)算憑證自動生成、到期債務(wù)預(yù)警、與總賬和往來單位對賬等綜合業(yè)務(wù)管理功能
◆ 提供完善的應(yīng)付管理體系，包括應(yīng)付賬齡分析、付款分析、欠款分析等管理報表，幫助企業(yè)及時支付到期賬款，合理地進(jìn)行資金的調(diào)配，提高資金的使用效率
◆庫存管理：
庫存管理適用于中小型工業(yè)企業(yè)和商業(yè)企業(yè)，可與用友T6企業(yè)管理軟件其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密集成，包括與存貨核算管理、銷售管理、采購管理的業(yè)務(wù)單據(jù)自動傳遞;支持企業(yè)各種出入庫業(yè)務(wù)類型，提供保質(zhì)期、調(diào)撥、盤點(diǎn)等業(yè)務(wù)管理，及時動態(tài)掌握各種庫存信息變化對業(yè)務(wù)的影響，提供各種儲備分析表，齊套分析表，呆滯物料分析等，便于企業(yè)進(jìn)行存貨的控制和庫存結(jié)構(gòu)優(yōu)化，從而避免材料積壓占用資金或材料短缺給企業(yè)帶來的不必要的損失。
◆ 普通出入庫業(yè)務(wù)管理：對采購、產(chǎn)成品、受托代銷入庫;銷售、委托代銷、材料、配比出庫、其他出入庫、調(diào)撥，盤點(diǎn)等各種業(yè)務(wù)進(jìn)行全面的管理，為相關(guān)部門提供準(zhǔn)確的庫存信息
◆ 特殊出入庫業(yè)務(wù)管理：對組裝拆卸、形態(tài)轉(zhuǎn)換等特殊業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，保證在特殊行業(yè)中或特殊業(yè)務(wù)下庫存數(shù)量的準(zhǔn)確，避免因庫存管理漏洞造成的企業(yè)損失
◆ 庫存可用量管理：根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求設(shè)置可用量計算公式，為計劃編制提供實(shí)際可使用的材料庫存數(shù)量;通過可用量檢查，幫助銷售部門在銷售時查看成品可用量，準(zhǔn)確回應(yīng)客戶交期、數(shù)量的詢問
◆ 條形碼管理：使用通用條碼或自定義條碼，利用采集器采集存貨數(shù)據(jù)，批量生成單據(jù)，提高物流效率，減少誤差
◆ 批次管理：通過對存貨的收發(fā)存情況進(jìn)行批次管理，實(shí)現(xiàn)對物料出入庫的全程跟蹤，質(zhì)量追溯
◆ 保質(zhì)期管理：通過對需要進(jìn)行保質(zhì)監(jiān)控的存貨設(shè)定失效期以及保質(zhì)期預(yù)警天數(shù)，系統(tǒng)自動對存貨保質(zhì)期、失效期提供預(yù)警
◆ 貨位管理：通過按照貨位細(xì)分的倉儲管理，做到倉儲現(xiàn)場規(guī)范管理，方便物品存取。
◆ 不合格品管理： 對不合格品進(jìn)行登記，用以備查;確定處理的，按照不合格品處理流程處理，記錄處理日期、地點(diǎn)、處理方式等信息
◆ 遠(yuǎn)程倉儲控制：對于異地倉庫，可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程庫存業(yè)務(wù)操作，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)物流信息的集中管控，以解決總公司與分公司距離較遠(yuǎn)無法聯(lián)網(wǎng)，又需要傳送數(shù)據(jù)、集中管理的問題
◆ 準(zhǔn)確及時的庫存展望為企業(yè)提供未來某一段時間之內(nèi)的每個時點(diǎn)的庫存可用量情況，方便企業(yè)提前針對各種庫存進(jìn)行相應(yīng)的購、產(chǎn)、銷安排
◆ 存貨分析報表：通過各種庫存分析數(shù)據(jù)，形成豐富的庫存分析報表實(shí)現(xiàn)庫存展望、對呆滯積壓、缺料、齊套、庫齡等進(jìn)行分析
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