文檔的越權(quán)操作往往也是對(duì)文檔安全性的一個(gè)潛在威脅，既影響工作，又有可能造成企業(yè)機(jī)密文檔的泄漏。因此，建立企業(yè)的集中文檔數(shù)據(jù)管理中心是相當(dāng)有必要的。要有一套完善的文檔管理方案來(lái)規(guī)范企業(yè)員工的文檔使用流程。

      一個(gè)文檔在很多情況下都是多人同時(shí)使用，甚至編寫(xiě)，比如一些項(xiàng)目文檔。隨著文檔的一次次更新，你發(fā)給我，我發(fā)給你就變的相當(dāng)頻繁。這些過(guò)程如果沒(méi)有一個(gè)好的文檔管理辦法，就容易在很多環(huán)節(jié)上出錯(cuò)，又因?yàn)闆](méi)有文檔的操作記錄，最后導(dǎo)致錯(cuò)誤的責(zé)任互相推諉。這樣不但影響了團(tuán)隊(duì)合作的效率，也給團(tuán)隊(duì)工作帶來(lái)極大的障礙。因此，行之有效的文檔管理解決方案也應(yīng)充分考慮如何促進(jìn)協(xié)同工作，提升工作效率。 

      隨著信息技術(shù)在管理上越來(lái)越深入而廣泛的應(yīng)用，管理信息系統(tǒng)的實(shí)施在技術(shù)上已逐步成熟。文檔管理系統(tǒng)是一個(gè)不斷發(fā)展的新型學(xué)科，任何一個(gè)單位要生存要發(fā)展，要高效率地把內(nèi)部活動(dòng)有機(jī)地組織起來(lái)，就必須建立與自身特點(diǎn)相適應(yīng)的管理信息系統(tǒng)。傳統(tǒng)的手工管理已經(jīng)不能滿足市場(chǎng)的需要，其速度慢、易出錯(cuò)、難管理、信息分散等是制約電子文檔信息業(yè)務(wù)發(fā)展的瓶緊，隨著市場(chǎng)信息化的不斷成熟，這就要求企業(yè)或個(gè)人在減少成本的同時(shí)更能精確無(wú)誤的對(duì)文檔信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)管理，文檔管理系統(tǒng)正是在這種環(huán)境下制作完成。

      旅游行業(yè)文檔管理系統(tǒng)的建立不僅給管理人員提供了方便快捷的管理方式，從長(zhǎng)遠(yuǎn)利益來(lái)說(shuō)，更有利于電子文檔管理的未來(lái)發(fā)展。對(duì)管理者而言，只需進(jìn)行一次手工錄入，以后的數(shù)據(jù)使用便直接調(diào)用，不僅能及時(shí)對(duì)文檔信息進(jìn)行登記管理，還能對(duì)文檔類型，文檔的狀態(tài)進(jìn)行有效管理，對(duì)于工作繁忙需要在線上傳下載瀏覽文檔的人員，可以直接登錄網(wǎng)站進(jìn)行在線瀏覽上傳和下載文檔，對(duì)于注冊(cè)用戶而言，文檔實(shí)行信息化管理后，減少了多次信息錄入的不便和中間手續(xù)的煩瑣。所以制作一套功能完善的文檔管理系統(tǒng)是非常必要的，此系統(tǒng)的完成必將在文檔信息化管理過(guò)程中發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。