目前，大多數(shù)文檔管理系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)了企業(yè)各部門(mén)日常文件管理的功能之外，還增設(shè)了很多的新功能用以滿(mǎn)足文檔管理系統(tǒng)電子化、標(biāo)準(zhǔn)化的新要求，例如功能強(qiáng)大的檔案查詢(xún)模塊，大大方便了管理者日常文檔的查找工作，解決了傳統(tǒng)管理中查找困難、耗時(shí)等問(wèn)題。使用現(xiàn)代化的文檔管理系統(tǒng)滿(mǎn)足了企業(yè)的“無(wú)紙化”辦公的要求，實(shí)現(xiàn)了通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)文檔管理全程跟蹤的目標(biāo)。  

     文檔管理系統(tǒng)的全面應(yīng)用，克服了企業(yè)傳統(tǒng)文檔管理方法的缺點(diǎn)，提高管理部門(mén)的日常辦公效率，增強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部協(xié)同合作的能力；文檔管理系統(tǒng)的應(yīng)用，方便管理者有效管理文檔的同時(shí)，大大提高了文檔查找效率，進(jìn)而提高了企業(yè)的綜合效率。

     隨著科技發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，尤其是計(jì)算機(jī)大范圍的普及，計(jì)算機(jī)應(yīng)用逐漸由大規(guī)�？茖W(xué)計(jì)算的海量數(shù)據(jù)處理轉(zhuǎn)向大規(guī)模的事務(wù)處理和對(duì)工作流的管理，這就產(chǎn)生了以臺(tái)式計(jì)算機(jī)為核心，以數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)為開(kāi)發(fā)環(huán)境的管理信息系統(tǒng)在大規(guī)模的事務(wù)處理和對(duì)工作流的管理等方面的應(yīng)用，特別是在公司文檔信息管理之中的應(yīng)用日益收到人們的關(guān)注。  

     近年來(lái)我國(guó)信息事業(yè)發(fā)展迅速，手工管理方式在公司文檔信息管理等需要大量事務(wù)處理的應(yīng)用中已顯得不相適應(yīng)，采用IT技術(shù)提高服務(wù)質(zhì)量和管理水平勢(shì)在必行。目前，對(duì)外開(kāi)放必然趨勢(shì)使信息行業(yè)直面外國(guó)同行單位的直接挑戰(zhàn)，因此，信息行業(yè)必須提高其工作效率，改善其工作環(huán)境。這樣，公司文檔信息管理的信息化勢(shì)在必行。  

 

     隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，各公司都相繼采用信息技術(shù)對(duì)公司文檔有關(guān)信息進(jìn)行管理。然而，也注意到許多單位，并沒(méi)有很好地運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)公司文檔等信息進(jìn)行管理，很多公司文檔管理系統(tǒng)將所有的管理事務(wù)全都交給管理員來(lái)完成，如果信息有任何的增刪改查，都需要通過(guò)管理員來(lái)完成，非常麻煩。如何開(kāi)發(fā)一個(gè)實(shí)用的公司文檔管理系統(tǒng)，是擺在設(shè)計(jì)者面前的一大難題。

     隨著信息化進(jìn)程，文檔管理越來(lái)越受到企業(yè)的重視，但是企業(yè)在進(jìn)行文檔管理的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)碰到以下的問(wèn)題：海量文檔存儲(chǔ)，管理困難；查找緩慢，效率低下；文檔版本管理混亂；文檔安全缺乏保障；文檔無(wú)法有效協(xié)作共享；知識(shí)管理舉步維艱等。所以文檔管理逐漸成為國(guó)內(nèi)外業(yè)界研究的熱點(diǎn)。  

     計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，為人類(lèi)的進(jìn)步注入了新的活力。新的技術(shù)為人們帶來(lái)的是更快捷、更可靠的服務(wù)。越來(lái)越多的家庭、企業(yè)、機(jī)關(guān)、學(xué)校利用計(jì)算機(jī)來(lái)處理日常事務(wù)，文檔管理系統(tǒng)就是利用計(jì)算機(jī)為企業(yè)、學(xué)校，事業(yè)機(jī)關(guān)等的經(jīng)營(yíng)者、決策者收集、處理信息的一項(xiàng)重要工具，管理信息系統(tǒng)的發(fā)展源于管理現(xiàn)代化的推進(jìn)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展。籍于此管理信息系統(tǒng)將隨著人類(lèi)文明的進(jìn)步而不斷的完善與發(fā)展。