越來越多公司對系統(tǒng)的易用性要求變高。第一，企業(yè)信息化希望的是員工們都參與甚至包括領導，但是有些公司的員工層次跨度有些大，如年齡是一個不可排除的問題，這樣的話導致大家計算機水平有差別，所以接受起新鮮事物的速度和對新事物的理解也是不同;第二，系統(tǒng)的易用程度影響著公司培訓成本。這其中包含著時間、人工、硬件、財務成本等。不少企業(yè)因為系統(tǒng)的操作復雜問題導致無法全員推廣終止了項目。

    隨著企業(yè)對系統(tǒng)易用的需求之聲變高，OA協(xié)同辦公軟件的易學習、易理解、易操作都成為了CIO選型時必注意的重點。

    1、OA協(xié)同辦公軟件的易學習性

    好的軟件必然是容易學習上手的�？梢宰屓艘荒苛巳坏倪M入操作界面，快速找到某些功能完成操作。對于系統(tǒng)使用說明多數由開發(fā)的專業(yè)人員撰寫，許多的專業(yè)術語并不能讓每個用戶理解和消化，容易造成用不明白的局面。其次，易用的協(xié)同辦公系統(tǒng)可以短時間內完成安裝、初始設置、用戶錄入等權限的開通，降低了管理員日后的工作重復率，為企業(yè)節(jié)省了學習成本。

    2、OA協(xié)同辦公軟件的易理解性

    這里要說的先是前期理解，對于產品的介紹、資料等。目前很多廠商包裝過火對自己的產品，渲染產品時尚、前衛(wèi)、高端等描述讓用戶不知所措迷迷糊糊。然而最簡單的語言闡述才是對真實產品的尊重。產品資料應是用最言簡意賅的文字讓用戶了解產品。接下來是功能和圖標的說明。系統(tǒng)功能名稱和圖標最應該讓用戶容易理解不會產生歧義，簡單明了，更不能讓用戶去猜他的真實作用。

    3、OA協(xié)同辦公軟件的易操作性

    這里主要體現是界面UI設計合理、操作簡單和友好的交互界面。最好是能讓員工經過簡單培訓之后就可以上手操作而無需依賴操作手冊和說明書。同時，協(xié)同辦公系統(tǒng)功能變多且細化并追求操作效率最大化。通過盡可能地減少操作頁面、簡化工作流程，不斷提高易操作性，來提升企業(yè)工作效率，節(jié)約人力成本。在流程中，采用圖形化、可拖拉式的方式進行流程定義，流程建模直觀、簡潔。在具體操作上，爭取最簡便的流程和步驟，在一個界面完成整體操作。