在討論如何通過ERP管理系統(tǒng)提高企業(yè)采購管理水平之前，讓我們先看一下傳統(tǒng)模式下采購管理的特點，以及材料采購和物料管理的缺點。絕大多數(shù)的企業(yè)在進行采購管理時，管理采購項目的的崗位就是供應崗位，還有將銷售職能與采購職能相結合的公司，稱為供應和營銷科。在此模式下，管理流程為：需求部門提出采購申請-指定采購計劃/訂單-查詢/流程報價-發(fā)送通知-簽入-通知財務支付。
這是一個完整的采購業(yè)務流程。在實際操作中，許多企業(yè)都沒有進行查詢/報價等過程。這個過程的主要缺點是：物料管理 采購管理 供應商管理由功能部門完成，缺乏必要的監(jiān)督和控制機制;同時，在這種模式下，供應部（部門）負責維持生產(chǎn)原料的供應。為了保證原材料的正常供應，采購量必然會增加，特別是當原材料價格上漲時，很容易帶來不必要的庫存積壓，增加大量的應付賬款。
影響是業(yè)務的可追溯性很弱，一旦問題發(fā)生，就很難進行調(diào)查。并且，采購任務的實行好壞在很大程度上取決于采購人員是怎么做的，人員職位的變化對企業(yè)的后續(xù)業(yè)務是有很大程度上的的影響;并且事實上，事后控制不僅是一個采購過程，而且許多企業(yè)基本上都是事后控制大多數(shù)業(yè)務環(huán)節(jié)，并且不能事先監(jiān)控。雖然我們承認事后控制也可以帶來一定的影響，但預先存在的控制可以減少企業(yè)的許多不必要的損失，特別是如果一個公司跨越多個地區(qū)，其先前控制的意義將更加明顯。
傳統(tǒng)模式下采購管理存在的主要問題是，通過ERP管理系統(tǒng)的實施，如何在采購管理過程中發(fā)現(xiàn)問題，著力解決亟待解決的核心問題，并為采購管理通過系統(tǒng)運作？
責任是核心
在傳統(tǒng)的管理模式中，管理理念是基于部門的管理。級別首先是部門，然后是部門的相應工作范圍。例如，我們可以在企業(yè)組織結構圖中找到供應部門。讓我們仔細看看供應部門的具體工作。
基本信息高度共享盡管許多公司將日常工作量減少作為實施ERP管理系統(tǒng)的成功標準之一，但在使用ERP管理系統(tǒng)后，某些職位的工作量將會增加，尤其是基本信息。具體來說，在采購管理中，買方查詢/報價管理員的工作會增加，因為過去這些任務都是通過電話完成的，而ERP管理系統(tǒng)要求所有采購文件都要記錄在系統(tǒng)中。
減少業(yè)務運營中的人為因素
ERP管理系統(tǒng)中的供應商的管理是在整個采購管理環(huán)節(jié)的核心要點，傳統(tǒng)的供應商管理中是會存在著很多人為影響的因素。在企業(yè)使用ERP管理系統(tǒng)后，系統(tǒng)將會根據(jù)企業(yè)設定的一些指標來分析供應商的所有狀態(tài)，包括供應商的供應質(zhì)量、數(shù)量分析等等因素，并且總結這些分析數(shù)據(jù)和規(guī)則，制定相應的供應商管理策略，如設置相應的配額。并且查詢優(yōu)先級等。
這樣，盡可能減少業(yè)務人員對工作的移動性的影響，并且新的業(yè)務人員可以方便地通過ERP管理系統(tǒng) 查詢某個供應商的列表聯(lián)系 歷史供應記錄，并根據(jù)設定的供應策略。采購業(yè)務。
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