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在線辦公自動化系統(tǒng)專題

在線辦公自動化系統(tǒng)：企業(yè)OA選型目前遇到的誤區(qū)

在OA選型中存在哪些誤區(qū)？
誤區(qū)一、認(rèn)為OA就是行政辦公，就是收發(fā)文。
針對政府機(jī)關(guān)來說，這有一定的價值，但是對企業(yè)來說價值不是很大。 在OA剛剛出現(xiàn)的時候，政府和事業(yè)單位的確是OA的主要用戶，OA還沒有進(jìn)入企業(yè)。所以人們認(rèn)為OA并不能解決企業(yè)管理層關(guān)心和控制企業(yè)運(yùn)營過程中關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程的作用，也沒有幫助員工有效的輔助到他們的日常辦公。但是伴隨著OA的逐步發(fā)展，企業(yè)成為OA應(yīng)用的廣泛對象，OA也不再停留在傳統(tǒng)的收發(fā)文系統(tǒng)或行政辦公系統(tǒng)，OA發(fā)生了質(zhì)的變化。所以認(rèn)為OA作為辦公系統(tǒng)，它需要結(jié)合不同的部門和崗位、人員，成為他們的個性化的辦公系統(tǒng)才有生命力。對于管理層來說，辦公審批（不僅指公文，更多的管理流程和業(yè)務(wù)流程的審批）以及員工輸入的數(shù)據(jù)匯總為不同權(quán)限的報表就是他們的辦公系統(tǒng)。對于其他部門來說，他們除日常行政辦公支持外，更需要他們的日常的業(yè)務(wù)流程的審批（如采購流程，合同審批，出差，借款，資金的審批），這些資源與信息的協(xié)同運(yùn)作，才能構(gòu)建適合現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)作和應(yīng)用的協(xié)同辦公OA產(chǎn)品。
誤區(qū)二：認(rèn)為OA只是文件的審批和管理。
目前市面上的很多的OA是采用非關(guān)系性型數(shù)據(jù)庫，主要是基于lotus平臺，該平臺是封閉式的平臺，是文檔型數(shù)據(jù)庫，在技術(shù)上存在很多先天性缺陷，一般應(yīng)用于早期政府的收發(fā)文，目前政府信息化招投標(biāo)也基本上是向j2ee平臺架構(gòu)過渡。在國外lotus主要是應(yīng)用于郵件服務(wù)器。OA不僅僅是文件的審批和管理，關(guān)鍵是作為企業(yè)管理軟件進(jìn)行企業(yè)管理最終一定要跟財務(wù)發(fā)生關(guān)聯(lián)，才能最大化發(fā)生作用。比如：在OA的應(yīng)用企業(yè)中，很少企業(yè)拋棄報銷，借款，付款等審批流程。因為報銷與手工實現(xiàn)的方式有根本性的變革。手工審批各審批環(huán)節(jié)都需要手工簽字才能逐步走到下一個環(huán)節(jié)。而電子化報銷流程的好處是把管理和財務(wù)的職能進(jìn)行了區(qū)分，作為審批層主要是關(guān)心該事務(wù)允不允許發(fā)生，允許發(fā)生多少。而財務(wù)的職能是判斷該事務(wù)發(fā)生的憑證（發(fā)票）是真的還是假的，是不是超過財務(wù)報銷的標(biāo)準(zhǔn)。所以電子化流程是電子單據(jù)和憑證分別走，憑證只需要財務(wù)審核就可以，管理層通過電子單據(jù)填入的數(shù)據(jù)作為審批依據(jù)進(jìn)行快速審批，不用在憑證上審批，這樣可以支持領(lǐng)導(dǎo)遠(yuǎn)程報銷審批，當(dāng)然電子化審批流程需要從技術(shù)上能提供方便的報銷依據(jù)供領(lǐng)導(dǎo)判斷和審批，這樣可以快速解決員工財務(wù)費(fèi)用報銷流程處理復(fù)雜困難的問題，很多企業(yè)是通過首先應(yīng)用財務(wù)報銷流程推動公司整個流程的應(yīng)用。
誤區(qū)三：認(rèn)為OA是ERP的一部分，認(rèn)為OA很簡單，是從屬于其他系統(tǒng)。 OA的管理思想與ERP完全不一樣，ERP主要注重在物料，物流，資金的管理，是以結(jié)果為導(dǎo)向。OA與ERP的發(fā)展思路和管理思想完全不一樣，OA注重對人和過程的管理，通過管人來管理具體的事務(wù)，這些事務(wù)每天都可能在變化，所以O(shè)A強(qiáng)調(diào)靈活性和協(xié)同性。因為企業(yè)人與人之間的協(xié)同是需要流程來規(guī)范。所以O(shè)A的核心是以人力資源為核心（人力資源主要是進(jìn)行權(quán)限和安全體系的控制），以工作流為血脈的核心平臺，在該平臺上再搭建其他的應(yīng)用功能模塊，同時OA的牽涉的范圍比ERP要廣得多，涉及到各個部門的應(yīng)用，所以O(shè)A需要門戶，不同用戶，不同權(quán)限的人進(jìn)入系統(tǒng)看到的都是與他們工作相關(guān)的信息，沒有權(quán)限的信息都看不到。作為管理層門戶是匯總員工平時工作信息生成統(tǒng)計報表為管理提供決策支持，以及所有審批的信息都匯總到管理層門戶。同時管理層也可以通過宏觀數(shù)據(jù)監(jiān)控和查詢到微觀數(shù)據(jù)。所以O(shè)A現(xiàn)在的發(fā)展趨勢是成為協(xié)同管理平臺，作為管控內(nèi)部資源和外部信息交流的平臺與ERP構(gòu)成了企業(yè)信息化的基石。
誤區(qū)四、認(rèn)為OA的終極目標(biāo)就是手工轉(zhuǎn)為電子化。
協(xié)同OA作為一個管理軟件，一定要把一些先進(jìn)的管理和設(shè)計理念通過軟件進(jìn)行固化來為企業(yè)管理提升價值，否則為了電子化而電子化對企業(yè)沒有太大的管理價值。手工轉(zhuǎn)為電子化只是OA的第一步，對管理層來說，企業(yè)實施OA是需要花費(fèi)很大的人力，物力，財力去實現(xiàn)，關(guān)鍵是引入軟件這一工具來對管理進(jìn)行變革以適應(yīng)外部的競爭和企業(yè)發(fā)展。所以O(shè)A對企業(yè)管理核心有幾方面：
第一：提升企業(yè)辦公效率同時，重在執(zhí)行力的提升 手工的審批在速度和效率上跟不上時代的發(fā)展，更重要的是領(lǐng)導(dǎo)者無法有效監(jiān)控到員工日常的工作。對流程的審批不知道停滯在那個環(huán)節(jié)、那個部門、原因在那里。很多管理制度的確立，到底員工是否關(guān)心，執(zhí)行沒有，執(zhí)行花費(fèi)多長時間并沒有得到有效反饋，也就沒有辦法改進(jìn)和提升，所以造成管理層的政令很難有效執(zhí)行。
第二：OA的終極目的最終是為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展和管理服務(wù) OA的整個管理思想是以人為核心，以管控企業(yè)運(yùn)營過程為目的，通過管人來實現(xiàn)整個企業(yè)規(guī)范運(yùn)營。所以它區(qū)別于以物料為核心的ERP，以資金為核心的財務(wù)，以物流為核心的進(jìn)銷存。這些業(yè)務(wù)軟件的核心特點(diǎn)都是以結(jié)果為導(dǎo)向，精細(xì)化管理為主，對過程的管控比較缺乏。而OA，更進(jìn)一步說協(xié)同OA，面對的是組織行為，強(qiáng)調(diào)的是企業(yè)資源的整體運(yùn)作。所以O(shè)A與這些業(yè)務(wù)軟件是相得益彰的。那么OA的終極目標(biāo)是什么呢？最終把OA作為一個不同部門，不同崗位員工日常業(yè)務(wù)辦公的平臺，員工每天辦公的數(shù)據(jù)按照權(quán)限自動匯總給相關(guān)權(quán)限的管理層生成統(tǒng)計報表從而給公司的管理提供決策支持。如果員工辦公的數(shù)據(jù)不能沉淀為管理層需要的報表，我們認(rèn)為OA以人為核心的軟件是無法做到進(jìn)行有效對管理過程進(jìn)行控制的。
第三：規(guī)范公司的管理，避免人為的因素： 手工審批受人為因素影響較大，所以企業(yè)很多的管理制度和法規(guī)不能有效執(zhí)行，中國很多企業(yè)初具規(guī)模就提出法制。所以軟件是法制最好的執(zhí)行手段。對于剛剛進(jìn)行信息化的企業(yè)，前期需要一個過渡期進(jìn)行緩沖，但是最終公司的管理是需要規(guī)范的，當(dāng)然規(guī)范需要允許進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。所以企業(yè)的流程是需要沉淀以后最終會被固化下來。所以企業(yè)的流程關(guān)鍵是經(jīng)過梳理、沉淀進(jìn)行優(yōu)化最終找到管理的規(guī)律。當(dāng)然對于不斷規(guī)范的企業(yè)前期OA系統(tǒng)是需要支持一些人為因素，經(jīng)過不斷規(guī)范，最終找到適合企業(yè)的管理規(guī)律。所以強(qiáng)調(diào)OA流程既需要很強(qiáng)的自主判斷能力，又要非常靈活以適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)流程和組織架構(gòu)的變更。因為企業(yè)員工每天的工作都很忙，不能指望通過員工記住很多的管理制度來進(jìn)行人為判斷，比較現(xiàn)實的是員工提交流程，系統(tǒng)自動根據(jù)員工填入的內(nèi)容進(jìn)行自動判斷進(jìn)行相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，以此來規(guī)范整體的管理過程。
第四：部門與部門，員工與員工之間信息的溝通和共享 在手工時代，部門與部門之間無法進(jìn)行充分的信息共享與傳遞，所以導(dǎo)致很多重復(fù)性的工作。同時企業(yè)很多事務(wù)是需要跨部門運(yùn)作，員工與員工之間工作的協(xié)同迫切需要一個平臺來支撐。而OA是很高的工具，借助這一平臺，將跨地區(qū)、組織、部門的員工緊密地聯(lián)系在一起。
第五：知識的沉淀和痕跡的保留 對任何企業(yè)來說，都會有員工流失，都會有新的員工進(jìn)來。流失的員工對于企業(yè)來說，等同于資源的流失，特別是對于關(guān)鍵業(yè)務(wù)崗位的員工。企業(yè)需要有一個平臺來記錄員工日常的核心工作和他掌握的公司的核心資源，以方便后續(xù)員工快速交接和跟進(jìn)，避免企業(yè)造成損失。同時對于新員工培養(yǎng)成一個適崗的員工，企業(yè)需要花費(fèi)很大的代價，如果通過OA系統(tǒng)把相同崗位的員工所從事的工作的痕跡和經(jīng)驗共享給新員工，這會大大縮短新員工的培訓(xùn)時間，并節(jié)省公司的培訓(xùn)費(fèi)用。
第六：加強(qiáng)對員工日常行為的考核： 很多企業(yè)對員工的考核都停留在印象打分上，這樣不利于留住優(yōu)秀的人才。通過OA系統(tǒng)，可以把員工日常工作情況所產(chǎn)生的成績作為考核的部分依據(jù)來對員工進(jìn)行動態(tài)的績效考核。來充分調(diào)動員工積極性，使企業(yè)在快速發(fā)展中快速積累所需要的人才。 所以O(shè)A不是一個無紙化的軟件，而是一個管理工具，通過它來貫徹企業(yè)管理制度的執(zhí)行，傳播企業(yè)文化，通過流程的規(guī)范、知識的沉淀、員工的配合和協(xié)作來促進(jìn)企業(yè)中人與組織的和諧發(fā)展。
誤區(qū)五：認(rèn)為OA實施很簡單，是信息部門的事情。
OA作為管理軟件，最終應(yīng)用到企業(yè)，軟件只是一個工具，關(guān)鍵靠人去用，企業(yè)應(yīng)用深度與否取決于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層重視程度，以及配套的管理制度保證和供應(yīng)商的服務(wù)能力，兩者缺一不可。僅僅通過信息部門或者某一個部門去推動，最終只會導(dǎo)致在整個公司應(yīng)用的失敗。同時供應(yīng)商一定需要有豐富的實施應(yīng)用經(jīng)驗來幫助企業(yè)推進(jìn)項目實施進(jìn)度和規(guī)避實施風(fēng)險。所以對于供應(yīng)商的選擇不僅僅是產(chǎn)品。當(dāng)然光有快速反應(yīng)能力沒有解決問題的能力也是不可以的。所以在選擇供應(yīng)商時，建議選擇專業(yè)定位于OA的有過眾多成功案例的知名廠商。