雖然說試用好處多多，但試用并不是盲目的。咱們不妨把試用當(dāng)做正式的使用來看，該準(zhǔn)備的工作一個(gè)都不能少。
準(zhǔn)備工作1：把握企業(yè)的辦公需求
所謂有的放矢，在試用前，咱們是不是對(duì)自己辦公需求有個(gè)了解？這也正是老調(diào)重彈的一個(gè)問題：用戶應(yīng)該制定合理的試用計(jì)劃。包括試用人員、試用重點(diǎn)、試用數(shù)據(jù)、試用時(shí)間等。
準(zhǔn)備工作2：試用切忌越多越好
隨手在百度上搜索“OA系統(tǒng)試用”就會(huì)有很多號(hào)稱在線試用永久免費(fèi)的OA系統(tǒng)。這些產(chǎn)品好不好不敢說，但一一試用的話時(shí)間成本太大， 并且“亂花漸欲迷人眼”，你確定等你一一試用完，你還了解你一開始的需求么？再說天下沒有免費(fèi)的午餐，還是以用戶口碑來選品牌吧。
準(zhǔn)備工作3：一定要測(cè)試易用性
易用性在很大程度上決定了OA項(xiàng)目實(shí)施的成敗。多數(shù)CIO都認(rèn)為，企業(yè)信息化需要讓組織全體員工包括領(lǐng)導(dǎo)都真正參與進(jìn)來，尤其是日常辦公中必不可少的協(xié)同OA辦公系統(tǒng)。但大部分組織內(nèi)部人員年齡跨度較大，每一代人對(duì)操控性的概念和需求都不同，比如60后的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電腦操作不熟練，70后喜歡用鍵盤，而80、90后喜歡用觸摸屏操作，眾口難調(diào)，這就給OA辦公系統(tǒng)的易用性帶來了很高的要求。
對(duì)CIO們來說，操作復(fù)雜異常的OA辦公系統(tǒng)也意味著更高的培訓(xùn)成本。如果OA辦公系統(tǒng)的易用性較差，就要對(duì)使用者進(jìn)行集體培訓(xùn)。而這個(gè)培訓(xùn)成本無疑是比較高的，包含時(shí)間成本、財(cái)務(wù)成本、人工成本、硬件成本等等，每延誤一天的時(shí)間，消耗的成本都是十分高昂的。而易用性不高的系統(tǒng)僅教會(huì)企業(yè)決策者一方熟悉掌握就需要花費(fèi)很長一段時(shí)間，更不要說讓企業(yè)全體上下熟練運(yùn)用。很多企業(yè)就因?yàn)橄到y(tǒng)操作太復(fù)雜無法全員化使用而最終放棄。
既然OA辦公系統(tǒng)的易用性如此重要，那么什么是OA系統(tǒng)的易用性，怎么科學(xué)評(píng)價(jià)OA易用性?這是需要深度思考的問題。有CIO說，易用性就是客觀的評(píng)價(jià)用戶流暢使用OA軟件所付出的努力程度。如果用戶能很容易熟練操作OA系統(tǒng)，則說明該軟件的易用性較高，反之易用性較低。
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