盡管許多人口頭上都知道知識(shí)管理不僅僅是一套軟件和系統(tǒng)，但在實(shí)踐中，許多實(shí)施知識(shí)管理的企業(yè)，其知識(shí)管理的實(shí)施都是從購(gòu)買(mǎi)了或價(jià)格低廉或昂貴的知識(shí)管理軟件、系統(tǒng)開(kāi)始的。
由于知識(shí)管理理念在國(guó)內(nèi)傳播的時(shí)間還較短，許多企業(yè)的人員對(duì)知識(shí)管理并沒(méi)有全面、客觀的認(rèn)識(shí)，這樣就造成需求方和知識(shí)管理軟件、系統(tǒng)的廠商間存在著信息不對(duì)稱(chēng)，知識(shí)管理軟件和系統(tǒng)廠商的“忽悠”將許多企業(yè)的知識(shí)管理負(fù)責(zé)人弄“暈”:每家軟件廠商說(shuō)的聽(tīng)起來(lái)都很有道理，都沒(méi)錯(cuò)，都仿佛很高深，都許諾他們的軟件和系統(tǒng)能夠解決企業(yè)的問(wèn)題，讓人無(wú)所適從。
有一些機(jī)構(gòu)已經(jīng)購(gòu)買(mǎi)了知識(shí)管理軟件、系統(tǒng)才發(fā)現(xiàn)問(wèn)題:這些軟件跟自己的需求不搭界，或者雖然滿(mǎn)足了部分需求，但關(guān)鍵的需求和關(guān)注點(diǎn)卻沒(méi)有滿(mǎn)足，造成項(xiàng)目的失敗。
什么是知識(shí)管理系統(tǒng)？
所謂知識(shí)管理系統(tǒng)(KMS)，是一種籠統(tǒng)的說(shuō)法，比較準(zhǔn)確的說(shuō)法應(yīng)該是:支撐組織知識(shí)管理實(shí)施的IT系統(tǒng)。
這是一個(gè)眾說(shuō)紛紜的名詞，知識(shí)管理領(lǐng)域的專(zhuān)家、軟件廠商、不同用戶(hù)等心目中的知識(shí)管理系統(tǒng)概念并不統(tǒng)一。
知識(shí)管理領(lǐng)域的專(zhuān)家們對(duì)知識(shí)管理系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)上分為兩個(gè)流派，一是技術(shù)與工具觀，一是系統(tǒng)觀。小編認(rèn)為知識(shí)管理系統(tǒng)是經(jīng)設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)的為組織的決策者、用戶(hù)提供決策和完成各種任務(wù)所需知識(shí)的一種系統(tǒng)。小編認(rèn)為，“知識(shí)管理系統(tǒng)是一種集中于創(chuàng)造、聚集、組織和傳播一個(gè)組織知識(shí)的信息系統(tǒng)。知識(shí)庫(kù)和知識(shí)地圖是知識(shí)管理系統(tǒng)的兩種常見(jiàn)類(lèi)型。
從用戶(hù)需求的角度說(shuō)，制造型企業(yè)與研發(fā)型的企業(yè)眼中的知識(shí)管理系統(tǒng)一定不同，而一個(gè)初創(chuàng)型的公司需要的知識(shí)管理系統(tǒng)與一家具有一定規(guī)模和信息化基礎(chǔ)的公司的需求差別也一定很大。
在對(duì)知識(shí)管理系統(tǒng)的定義上，專(zhuān)家們?nèi)唛L(zhǎng)拗口的定義讓人看不清楚，IT系統(tǒng)廠商在自說(shuō)自話，自賣(mài)自夸，每家都有多少成功案例和成功應(yīng)用;不同類(lèi)型、不同發(fā)展階段、不同規(guī)模的企業(yè)對(duì)知識(shí)管理系統(tǒng)的需求各異，每家企業(yè)所需要的或者已經(jīng)在使用的知識(shí)管理系統(tǒng)差異很大，這就是當(dāng)前知識(shí)管理系統(tǒng)面對(duì)的問(wèn)題。
小編認(rèn)為，所謂知識(shí)管理系統(tǒng)(KMS)，是一種籠統(tǒng)的說(shuō)法，比較準(zhǔn)確的說(shuō)法應(yīng)該是:支撐組織知識(shí)管理實(shí)施的IT系統(tǒng)，其本質(zhì)是一種經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、知識(shí)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)、自然語(yǔ)言理解技術(shù)、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等等技術(shù)上建立的組織應(yīng)用平臺(tái)、工具、軟件等。根據(jù)組織規(guī)模、類(lèi)型、發(fā)展階段的不同所需要的系統(tǒng)也不同。
如何選擇？第一位的是你的需求明確。另一方面要考慮變化、人(使用習(xí)慣、簡(jiǎn)單易用等)、業(yè)務(wù)流程。
組織選擇知識(shí)管理系統(tǒng)的過(guò)程，也是組織的知識(shí)管理需求明確的過(guò)程。只有明確了對(duì)支持知識(shí)管理的IT系統(tǒng)的功能需求、技術(shù)平臺(tái)需求，加之對(duì)現(xiàn)有信息系統(tǒng)現(xiàn)狀的分析，才能夠制定出一個(gè)詳細(xì)的知識(shí)管理系統(tǒng)需求說(shuō)明，才能夠去選擇系統(tǒng)。對(duì)于系統(tǒng)，不少大型企業(yè)選擇了自行開(kāi)發(fā)，對(duì)于外購(gòu)系統(tǒng)也要考慮是購(gòu)買(mǎi)成型的產(chǎn)品還是購(gòu)買(mǎi)可以二次開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)平臺(tái)。
知識(shí)管理系統(tǒng)的選擇必須考慮組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)類(lèi)型的變化。當(dāng)前，組織的外部環(huán)境不確定性比較大，組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)類(lèi)型變動(dòng)的幾率也較高。所以知識(shí)管理系統(tǒng)的選擇中必須考慮到系統(tǒng)的“柔性”，如果組織架構(gòu)變動(dòng)了，系統(tǒng)如何做到“雖需應(yīng)變”。例如原來(lái)某幾個(gè)人屬于某個(gè)部門(mén)，某部門(mén)屬于某事業(yè)部，如果將這個(gè)部門(mén)調(diào)入另一個(gè)事業(yè)部，其知識(shí)存量怎么辦？如果部門(mén)撤銷(xiāo)了，屬于這個(gè)部門(mén)的知識(shí)該怎么處理，系統(tǒng)是否支持自動(dòng)、快速的具體到崗位、部門(mén)的變動(dòng)都是必須考慮的問(wèn)題
在知識(shí)管理系統(tǒng)的選擇過(guò)程中，必須考慮到以后使用的員工的習(xí)慣、文化背景等因素。人是知識(shí)的最重要載體，是知識(shí)的使用者和創(chuàng)造者，所以在選擇知識(shí)管理系統(tǒng)的時(shí)候除了功能的需求外，必須考慮系統(tǒng)的可用性、易用性。不論這些系統(tǒng)功能有多么強(qiáng)大，但如果不符合用戶(hù)的使用習(xí)慣、有較陡的學(xué)習(xí)曲線，這樣的系統(tǒng)很難在組織內(nèi)真正發(fā)揮作用。
知識(shí)管理系統(tǒng)必須為所有使用的員工創(chuàng)造一個(gè)自然、簡(jiǎn)便的操作環(huán)境，結(jié)合每位員工完整的日常工作，做到在日常工作過(guò)程中自然的進(jìn)行文件管理、知識(shí)分享、知識(shí)利用和創(chuàng)造，從而讓企業(yè)自然而然地建立知識(shí)管理基礎(chǔ)架構(gòu)，成功邁向知識(shí)管理之路。
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