根據(jù)幾年來的豐富經(jīng)驗，闡述了企業(yè)知識管理系統(tǒng)的規(guī)劃和實施過程中的關(guān)鍵所在，希望幫助企業(yè)掃清信息化建設(shè)和知識管理體系建設(shè)的一切障礙。 知識管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)該避免的誤區(qū)
誤區(qū)一：以為知識管理系統(tǒng)和財務(wù)管理系統(tǒng)、設(shè)備管理系統(tǒng)等一樣，是一個專門化的職能系統(tǒng)，只需要幾個專門的人員進行管理。在這種思想指導(dǎo)下，企業(yè)就會選擇所謂“專門的”知識管理系統(tǒng)，由專門的少數(shù)人來完成知識管理的工作。實際上，知識庫管理遍及企業(yè)業(yè)務(wù)的全過程，涉及全員的每一個人，需要全員參與。知識管理系統(tǒng)必須以集成應(yīng)用平臺為基礎(chǔ)，孤島式的知識管理系統(tǒng)是不可能完成知識管理任務(wù)的。因此，也可以說，知識管理系統(tǒng)的應(yīng)用是典型的一把手工程。
誤區(qū)二：以為知識管理系統(tǒng)就是OA（NOTES）、文檔管理系統(tǒng)、即時交流工具。傳統(tǒng)上有基于Domino/Notes的，現(xiàn)在多是基于工作流的，可以在完成協(xié)同工作的同時，對工作中形成的部分顯性知識進行管理。但這些系統(tǒng)中，絕大部分雖可以完成協(xié)同工作，但對工作中形成的結(jié)果，卻不能作為數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、分析。
誤區(qū)三：將知識管理系統(tǒng)等同于知識存儲、知識挖掘工具。知識管理是將可得到的海量信息轉(zhuǎn)化為知識，并使知識能夠為人使用的過程。知識管理是對知識進行程序化管理，以便于知識的明晰、提取和重復(fù)利用。知識管理的基本活動包括對知識的識別、獲取、開發(fā)、分解、使用和存儲等。而知識存儲只是知識庫管理過程中不可缺少的一步，并沒有完成知識庫管理的整個生命周期。知識挖掘是借助有效手段從數(shù)據(jù)庫中挖掘出有用的知識，同樣缺少了知識的積累、共享和交流，沒有實現(xiàn)知識的真正價值。
誤區(qū)四：以為知識管理系統(tǒng)完全是軟件系統(tǒng)的工作。實際上，知識管理作為學(xué)習(xí)型組織的一個重要工作，不是知識管理軟件所能完全完成的，比如激勵知識工作者、激勵隱性知識的顯性化、激勵知識的分享和交流、促進學(xué)習(xí)分享和創(chuàng)新型企業(yè)文化的形成等等，軟件系統(tǒng)都只是提供了輔助的便捷的工具。所以知識管理不是單純的技術(shù)問題，而是一種思維方式的轉(zhuǎn)變。
誤區(qū)五：急功近利。 知識管理系統(tǒng)對于企業(yè)的價值，不同于一個優(yōu)秀的銷售員，它并不能立即給企業(yè)帶來效益，需要日積月累才能發(fā)揮出巨大價值。建立完整的知識體系首先要避免上述誤區(qū)，從企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的角度做長遠的規(guī)劃和布局，確立好企業(yè)知識管理系統(tǒng)的規(guī)劃目標。知識管理系統(tǒng)的建設(shè)需從多個角度出發(fā)，考慮到企業(yè)管理決策、員工崗位技能、企業(yè)知識規(guī)范、企業(yè)文化等多個多個方面，通過知識庫管理系統(tǒng)能夠達到提高領(lǐng)導(dǎo)層決策能力、提高員工工作技能、強化員工工作規(guī)范、提高工作熱情的效果，繼而實現(xiàn)企業(yè)的精確管理及員工工作的主動、正確、高效，全面提升企業(yè)核心競爭力。所以企業(yè)知識管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)該以穩(wěn)定組織成長，提升員工創(chuàng)新能力和企業(yè)核心競爭力為最終目標。
知識管理系統(tǒng)如何規(guī)劃：
企業(yè)知識管理系統(tǒng)的規(guī)劃需要從企業(yè)戰(zhàn)略層面、業(yè)務(wù)層面、技術(shù)層面三個層面綜合考慮。 知識管理系統(tǒng)的戰(zhàn)略規(guī)劃層面：從3個維度出發(fā)進行分析，第一是“人”維，以企業(yè)愿景、政策、組織等為對象，分析人對知識的接受和支持程度，來確定企業(yè)知識管理軟件的政策狀況；第二是“過程”維，以企業(yè)業(yè)務(wù)過程中知識運用、知識生產(chǎn)活動、知識內(nèi)容組織等為對象，分析企業(yè)的知識活動及內(nèi)容狀況，來確定企業(yè)知識運用的現(xiàn)狀；第三是“技術(shù)” 維，以網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、信息平臺及軟件為對象，來考察企業(yè)知識管理的技術(shù)平臺支撐，確定知識管理支撐技術(shù)的成熟度。
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