如何用OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行知識管理 顯然，在了解了知識管理的重要性之后，不少組織將會考慮將知識納入到管理范疇，但市場上的知識管理軟件大多為靜態(tài)知識設(shè)計(jì)，雖然能夠不斷更新、添加知識，但明顯缺少管理過程類的知識，如決策過程、審批過程等，因此造成知識體系的完整性方面存在非常大的缺陷。并且這類軟件大多針對組織中少數(shù)人應(yīng)用而設(shè)計(jì)，強(qiáng)調(diào)檢索、內(nèi)容管理、學(xué)習(xí)考核等，應(yīng)用范圍狹窄且昂貴，讓用戶望而卻步。反觀最近幾年其他管理軟件的發(fā)展，如OA、HR、CRM的廠商都開始注意到了知識管理的重要性，知識管理方面的應(yīng)用和功能開始從這些軟件上延伸并發(fā)展出來了，應(yīng)該說，知識管理作為單一用途的軟件的前途并不明朗，將會成為各類應(yīng)用特征更明顯的管理軟件的一部分而融合消失，正如手機(jī)以短信的方式消滅掉了傳呼機(jī)，又將對MP3形成強(qiáng)大挑戰(zhàn)。所以用戶不妨在挑選管理軟件時候注重選擇那些具有知識管理功能或應(yīng)用價值的軟件，另辟蹊徑同樣可以達(dá)成知識管理的目的。 

知識層次：即使在同一個組織中，不同的知識對不同的個體也有不同的正向價值甚至是負(fù)向價值（風(fēng)險）。在組織中規(guī)章制度作為公開的知識是普遍現(xiàn)象，新人到單位基本上是先學(xué)習(xí)這些知識，而財(cái)務(wù)報表或者薪資數(shù)據(jù)則對大多數(shù)人是保密的，但對同樣是新人如新到任總經(jīng)理則是最重要的知識之一，同樣，圖紙或者工藝對絕大部分人是毫無價值的，即使開放給每個人學(xué)習(xí)，也沒有價值。因此，我們會發(fā)現(xiàn)知識是有層次的，分為公開或基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識、特種知識三個層次。 

組織保障：傳統(tǒng)組織中辦公室主任或者文檔管理員，這類角色作為早期的知識管理員已經(jīng)司空見慣了，但這類傳統(tǒng)角色無論從經(jīng)驗(yàn)還是素質(zhì)都僅限于對知識的結(jié)果管理，甚至只是一個掌管鑰匙的保安而已，完全不能承擔(dān)現(xiàn)在或未來的知識管理的需求。因此有必要設(shè)置專門的知識管理員，國外的CKO（首席知識執(zhí)行官）的經(jīng)驗(yàn)國內(nèi)企業(yè)也可以借鑒，由具備這種素質(zhì)的人來對知識進(jìn)行真正的管理。另外由于電腦的普及，傳統(tǒng)的知識以個體的頭腦經(jīng)驗(yàn)的存儲方式已經(jīng)變成越來越數(shù)字化了，傳統(tǒng)的管理方式只注重組織中最核心的信息如公文，現(xiàn)在則有必要建立更大范圍的知識管理，甚至要求每個部門有知識管理的責(zé)任人或者二級知識管理員，強(qiáng)制對知識的采集擴(kuò)大到部門級，建立起中央知識庫和二級知識庫。 

知識管理：從字面上理解，知識管理就是對組織知識的管轄治理，管的概念涵蓋了知識的采集和應(yīng)用，知識從狀態(tài)角度來看分為顯性知識和隱性知識，在組織中常常是隱性知識的數(shù)量大大多于顯性知識的儲量，因此要有相應(yīng)的激勵（正負(fù)激勵）制度保障，促進(jìn)從隱性知識向顯性知識轉(zhuǎn)化，從理的概念來看，在具備知識管理員的前提下，知識管理員必須去建立知識的采集流程、篩選條件、分類規(guī)則、共享權(quán)限、學(xué)習(xí)計(jì)劃、知識生命周期管理等一系列的規(guī)則，對知識進(jìn)行價值最大化的擴(kuò)散和利用。因此，筆者認(rèn)為知識管理分為知識形成和分享兩大范疇和階段，理想的情況下通過組織保障和信息化手段循環(huán)不休。