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中小企業(yè)企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)

ERP系統(tǒng)試運(yùn)行的風(fēng)險(xiǎn)管理與控制研究

高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與合理性
  據(jù)經(jīng)驗(yàn)統(tǒng)計(jì)ERP系統(tǒng)的實(shí)施是“三分設(shè)計(jì)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”，由此可見，數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)實(shí)施過程中的重要性。所以企業(yè)在運(yùn)行ERP時(shí)，要做好數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理等工作，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與合理性。
1.做好數(shù)據(jù)輸入人員的合理分工 由于系統(tǒng)初始化的數(shù)據(jù)量和種類非常大，如果讓一個(gè)人或幾個(gè)人來完成可能會(huì)造成數(shù)據(jù)輸入的混亂，為此我們必須在數(shù)據(jù)輸入前做好嚴(yán)格的、合理的人員分工，保證數(shù)據(jù)輸入工作更加有條不紊。比如按照財(cái)會(huì)、材料、固定資產(chǎn)、生產(chǎn)、庫存、訂單、供應(yīng)商、銷售、客戶等進(jìn)行合理的分組與組內(nèi)分工。
2.保證數(shù)據(jù)收集的準(zhǔn)確性 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確與否是決定系統(tǒng)實(shí)施成敗的關(guān)鍵，數(shù)據(jù)正確性包括兩方面的含義。首先，收集到的數(shù)據(jù)本身必須是正確的（即數(shù)據(jù)來源是正確的），否則會(huì)造成“垃圾進(jìn)、垃圾出”的數(shù)據(jù)處理有效率無效果現(xiàn)象；數(shù)據(jù)本身的正確性更多的依賴于企業(yè)各部門數(shù)據(jù)收集人員，他們應(yīng)當(dāng)保證上交數(shù)據(jù)是正確的，沒有遺漏、重復(fù)，也沒有過時(shí)、失實(shí)的數(shù)據(jù)。其次在把收集到的數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)的過程中，不能引入任何附加的錯(cuò)誤。避免任何輸入的附加錯(cuò)誤，應(yīng)采取
（1）定義關(guān)鍵的數(shù)據(jù)元素，如物料代碼、工藝路線、物料清單等。
（2）在數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)前，將系統(tǒng)的信息需求與信息使用者的需求進(jìn)行核對(duì)，使每個(gè)人提前知道什么信息時(shí)可用的、報(bào)告是什么樣子。
（3）定義系統(tǒng)的全部信息和信息來源，識(shí)別關(guān)鍵信息與非關(guān)鍵信息。
（4）對(duì)經(jīng)常變化的數(shù)據(jù)，必須在系統(tǒng)內(nèi)實(shí)時(shí)反映其變化情況。
（5）建立一個(gè)相對(duì)合理的數(shù)據(jù)輸入的邏輯順序，避免正確的原始數(shù)據(jù)由于數(shù)據(jù)的邏輯輸入不正確造成嚴(yán)重的數(shù)據(jù)附加錯(cuò)誤。
3.保證數(shù)據(jù)輸入的格式
在數(shù)據(jù)輸入前，我們根據(jù)公司的實(shí)際情況已經(jīng)設(shè)置了相當(dāng)合理的代碼體系和數(shù)據(jù)格式，為此我們?cè)跀?shù)據(jù)輸入時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)的格式進(jìn)行，選擇合適的數(shù)據(jù)格式（比如EXCEL數(shù)據(jù)格式）轉(zhuǎn)換程序，以保證數(shù)據(jù)的完整與一致性，便于數(shù)據(jù)的核對(duì)，減少數(shù)據(jù)的輸入錯(cuò)誤，提高數(shù)據(jù)輸入的效率與正確性。
4.保證數(shù)據(jù)關(guān)系安全性
ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)間關(guān)系非常復(fù)雜，除了由關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)強(qiáng)制實(shí)現(xiàn)的各種數(shù)據(jù)庫級(jí)的關(guān)系外，還有許多由系統(tǒng)的應(yīng)用程序來保證的應(yīng)用程序邏輯（例如一種原材料必須具有一個(gè)預(yù)先指定的存儲(chǔ)該類材料的倉庫；一個(gè)人員必須具有一個(gè)預(yù)先定義的該人員所屬的部門類）。無論采用何種辦法，任何輸入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)必須同時(shí)滿足這兩種限制條件，否則可能對(duì)系統(tǒng)產(chǎn)生不可預(yù)料的后果。
5.做好數(shù)據(jù)格式設(shè)計(jì)與數(shù)據(jù)輸入的人員溝通與部門協(xié)調(diào)。
高效率的ERP系統(tǒng)所需的數(shù)據(jù)來源于企業(yè)生產(chǎn)第一線，因此數(shù)據(jù)的收集在很大程度上依賴于企業(yè)的第一線人員。因此應(yīng)該在與一線人員充分交流與溝通的基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)出他們能夠理解和操作的合理數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)表，供他們收集整理數(shù)據(jù)之用。同時(shí)ERP系統(tǒng)又跨若干個(gè)部門，系統(tǒng)所需要的數(shù)據(jù)來源于各個(gè)部門，同時(shí)這些數(shù)據(jù)之間具有一個(gè)的邏輯關(guān)系。為了做好數(shù)據(jù)的收集與輸入工作，保證數(shù)據(jù)輸入的高效率，必須做好各部門人員的溝通與協(xié)調(diào)工作，并運(yùn)用各種激勵(lì)措施提高相關(guān)人員的積極性，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入的一致性和完整性。
建立完善的系統(tǒng)試運(yùn)行內(nèi)部控制制度，保證ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)行是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，我們應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的實(shí)際建立起完善的系統(tǒng)試運(yùn)行內(nèi)部控制度。
1.建立健全的ERP崗位責(zé)任制
建立ERP崗位制度，要明確每個(gè)工作的職責(zé)范圍，切實(shí)做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查。ERP崗位設(shè)置可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況按照不同的思路劃分為不同的崗位。比如可以把工作崗位分為基本職能崗位和ERP系統(tǒng)崗位。其中基本職能單位可以設(shè)置為銷售、生產(chǎn)、庫存、采購、財(cái)務(wù)、出納、稽核、產(chǎn)品開發(fā)、物流、投資、戰(zhàn)略等崗位。ERP系統(tǒng)崗位分為直接管理、操作、維護(hù)ERP系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)軟、硬件人員等。各企業(yè)可以根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要，在保證數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置崗位，各崗位保持相對(duì)合理與穩(wěn)定性。
2.建立ERP操作管理制度
通過ERP操作管理制度的建立，明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)ERP軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對(duì)操作密碼的嚴(yán)格管理等，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作ERP軟件；預(yù)防未經(jīng)審核的各種原始憑證輸入系統(tǒng)；操作人員離開機(jī)房前，要執(zhí)行相應(yīng)的退出命令；根據(jù)本單位的情況，由專人保管必要的上機(jī)操作日記，記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。
認(rèn)真進(jìn)行模擬運(yùn)行
實(shí)施ERP這樣一個(gè)大型的信息集成系統(tǒng)，涉及企業(yè)所有的主要業(yè)務(wù)部門，關(guān)系到各個(gè)業(yè)務(wù)流程細(xì)節(jié)，想不“排練”就直接拿到實(shí)際中去應(yīng)用，具有極大風(fēng)險(xiǎn)性。不論是哪個(gè)模擬階段，都要事先擬出模擬提綱，記錄模擬過程和結(jié)果，尋求正確的運(yùn)行方法。總之，要建立模擬運(yùn)行的檔案，作為項(xiàng)目管理的階段成果和下一步改進(jìn)工作的依據(jù)。
1、軟件功能模擬運(yùn)行（原型測(cè)試）
軟件功能模擬運(yùn)行的主要目的是為了弄清楚軟件的全部功能，以及各個(gè)參數(shù)之間的關(guān)系及相互影響。列出現(xiàn)行管理流程與軟件系統(tǒng)的流程之間的差異，分析差異，確定進(jìn)一步的解決方案。這項(xiàng)工作是在軟件己經(jīng)安裝完畢，由軟件公司或咨詢公司進(jìn)行了軟件應(yīng)用培訓(xùn)后，在專家指導(dǎo)下進(jìn)行的。
2.實(shí)戰(zhàn)性模擬運(yùn)行（二次開發(fā)測(cè)試）
所謂的實(shí)戰(zhàn)性模擬運(yùn)行，主要的目的是為了測(cè)試修訂后的系統(tǒng)，把經(jīng)營管理中的實(shí)際數(shù)據(jù)輸人到系統(tǒng)中去，進(jìn)一步驗(yàn)證，直到確認(rèn)符合管理需求，可以放心地實(shí)際應(yīng)用為止。同樣，模擬之前要有模擬提綱，模擬過程要有記錄。實(shí)戰(zhàn)性模擬的結(jié)果，必須得到各個(gè)業(yè)務(wù)部門主管的認(rèn)可；如果有沒有研究透徹的地方，需要及時(shí)補(bǔ)課，尋求可行的解決方案。最后，由項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組召開會(huì)議，通過演示，征求所有相關(guān)的業(yè)務(wù)人員的意見，取得基本一致同意以后，草擬按照新的業(yè)務(wù)流程制定的“工作規(guī)程和工作準(zhǔn)則”，作為切換實(shí)施的規(guī)范化依據(jù)。
3.并行運(yùn)行
并行運(yùn)行可以理解為一種切換前的預(yù)演，是一種特殊的模擬測(cè)試。員工對(duì)新系統(tǒng)不熟悉、不放心，不敢把原有的手工管理全部扔掉，所以有一段新老系統(tǒng)并行運(yùn)行階段。但是，并行運(yùn)行會(huì)帶來一些問題，如新老系統(tǒng)運(yùn)行的結(jié)果不一致時(shí)，以什么為準(zhǔn)？以老的為準(zhǔn)必然會(huì)否定新系統(tǒng)的價(jià)值，以致新系統(tǒng)遲遲不能用上。新老系統(tǒng)同時(shí)運(yùn)行，每項(xiàng)業(yè)務(wù)要做雙份工作，增加了管理的工作量，加重員工的負(fù)擔(dān)，同時(shí)也加大企業(yè)的運(yùn)行成本，因此，并行運(yùn)行的時(shí)間根據(jù)系統(tǒng)的特點(diǎn)與企業(yè)的實(shí)際情況適當(dāng)?shù)目s短。
4.重視系統(tǒng)切換
不少企業(yè)由于受管理基礎(chǔ)和人力資源的限制，希望能夠分模塊逐個(gè)實(shí)施。ERP是一個(gè)信息高度集成的系統(tǒng)，如果先上一個(gè)子系統(tǒng)，所有屬于其它子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)，都將通過各類傳票用手工錄入，因此，不能體現(xiàn)信息集成的優(yōu)勢(shì)；而且一個(gè)一個(gè)模塊走，必然會(huì)延長實(shí)施進(jìn)度。如果分模塊實(shí)施，還不利于系統(tǒng)模擬運(yùn)行，不利于說明一些業(yè)務(wù)之間信息的相互集成關(guān)系，有了問題也不易及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決，放到以后再補(bǔ)課，必然會(huì)引起不少修改返工。有些企業(yè)實(shí)施了兩三年還沒有結(jié)束，這個(gè)問題是其中原因之一。
因此，各個(gè)子系統(tǒng)最好是一起上，才有可能見到信息集成帶來的效益。如果實(shí)行分步實(shí)施，也應(yīng)該是先上一個(gè)車間，或一個(gè)倉庫，取得經(jīng)驗(yàn)后再逐步推廣，而不要割斷業(yè)務(wù)流程。割斷了業(yè)務(wù)流程，等于破壞了信息集成，與建立管理信息化的初衷是相背的。
為了順利切換，要抓好培訓(xùn)，在培訓(xùn)的基礎(chǔ)上整理好數(shù)據(jù)，在基本數(shù)據(jù)完整后進(jìn)行模擬。把最后模擬運(yùn)行的“管理模式”當(dāng)眾宣布并演示，得到廣大管理人員和高層經(jīng)理認(rèn)可批準(zhǔn)后，再到實(shí)踐中執(zhí)行。有了群眾基礎(chǔ)，切換工作就會(huì)容易得多。寧可在打基礎(chǔ)工作上多花些時(shí)間，一定要特別注意項(xiàng)目管理要求的先導(dǎo)與后續(xù)工作的關(guān)系，一步一個(gè)腳印，穩(wěn)扎穩(wěn)打，不要在系統(tǒng)切換工作上起波折反復(fù)，欲速則不達(dá)。