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從ERP對企業(yè)各方面的影響看信息化重要性 |
| 作者：佚名 來源：網(wǎng)絡 |
| 導讀：ERP管理系統(tǒng) ，從ERP對企業(yè)各方面的影響看信息化重要性：、治理層以及相關(guān)人員，為了實現(xiàn)企業(yè)的控制目標，所共同努力實施一系列有效措施的過程;內(nèi)部控制體系的建設與風險管理工作逐漸被企業(yè)所重視，并相應開展了一系列的實踐。ERP系統(tǒng)的應用提升了企業(yè)的管理水平與工作效率，但是，我們在關(guān)注ERP為企業(yè)帶來的經(jīng)濟效益與管理變革的同時，也應該充分意識到由ERP系統(tǒng)自身特 |
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ERP是企業(yè)進行信息化建設的一個重要組成部分，在企業(yè)中得到了廣泛應用。企業(yè)的內(nèi)控工作是由單位的管理層、治理層以及相關(guān)人員，為了實現(xiàn)企業(yè)的控制目標，所共同努力實施一系列有效措施的過程;內(nèi)部控制體系的建設與風險管理工作逐漸被企業(yè)所重視，并相應開展了一系列的實踐。ERP系統(tǒng)的應用提升了企業(yè)的管理水平與工作效率，但是，我們在關(guān)注ERP為企業(yè)帶來的經(jīng)濟效益與管理變革的同時，也應該充分意識到由ERP系統(tǒng)自身特點而帶來的風險。因此，面對ERP系統(tǒng)環(huán)境帶來的新的風險，制定與研究ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)控工作的對策與措施，就成為ERP在企業(yè)應用中的一項重要課題。本文即從四個方面對ERP系統(tǒng)環(huán)境給企業(yè)內(nèi)控建設帶來的影響進行分析與探討。
一、對會計信息可靠性帶來的影響
第一，ERP系統(tǒng)環(huán)境促使企業(yè)的管理與經(jīng)營工作成為一項環(huán)環(huán)相扣、前后依存的程序流。該程序流包含企業(yè)的預算編制與審批、簽訂合同、對外開證、收票、收貨、付款等一系列的工作，從技術(shù)的角度考慮，由于存在這樣一個連續(xù)的、統(tǒng)一的控制過程，致使那些沒有原始憑證的、虛假的業(yè)務、付款、發(fā)票等失去了其產(chǎn)生的條件。當然，ERP無缺陷的業(yè)務流程設計與提供實時監(jiān)控是保障這一作用實現(xiàn)的基礎。
第二，目前，企業(yè)基本已經(jīng)實現(xiàn)了財務工作與業(yè)務工作的一體化，這種模式使得業(yè)務前端原始資料直接成為財務基礎數(shù)據(jù)，健全了數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的過程，減少了可能出現(xiàn)的漏洞與錯誤，不但提升了數(shù)據(jù)信息的及時性與準確性，也體現(xiàn)了業(yè)務口徑與財務口徑的一致對接，方便業(yè)務部門與財務部門之間的高效協(xié)作與溝通。
第三，ERP系統(tǒng)環(huán)境給數(shù)據(jù)信息的及時性問題帶來了很好的解決基礎。首先，可以對業(yè)務的發(fā)生、變化與財務記錄間的時間差實現(xiàn)忽略不計，一旦相關(guān)業(yè)務完成其自身的流程與操作，財務就可以實施相關(guān)的監(jiān)督、核算、報告工作;其次，ERP系統(tǒng)能夠使各個用戶、各個模塊之間的數(shù)據(jù)實現(xiàn)共享，給數(shù)據(jù)的及時更新提供了保證;最后，ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了資金流、物流、信息流三者的集成，有很強的數(shù)據(jù)處理功能，能夠快速分析財務工作，提供決策信息支持。
第四，ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了企業(yè)財務工作與業(yè)務工作的一體化。業(yè)務前端原始資料錄入直接成為財務部門進行賬務處理的基礎依據(jù)。在系統(tǒng)的完善過程中，部分憑證需要進行手動修改，這樣的修改必須進行嚴格的復核與監(jiān)督，從而保障會計信息的完整性與真實性。復核者至少要保證實現(xiàn)下述條件：應該記錄的原始會計信息都已入賬;沒有人工修改與錄入等情況發(fā)生;生成的記賬憑證是合規(guī)、合法的。
第五、ERP能促進企業(yè)權(quán)力部門問相互監(jiān)督與制衡。不相容職位必須進行嚴格分離，ERP系統(tǒng)的實施，使得會計職能的合作分工與內(nèi)部牽制體系更加嚴格，尤其是要嚴格財會核算崗位與復核崗位間的分離;嚴格ERP系統(tǒng)使用者與系統(tǒng)開發(fā)、維護者間的分離，相對應的權(quán)力與職責也要進行明確規(guī)定。由于財務部門的信息是直接源自前端業(yè)務數(shù)據(jù)的，因此企業(yè)的財務審核監(jiān)督和審計工作亟待加強，相關(guān)人員應該細致、全面地核對、驗證有關(guān)的業(yè)務數(shù)據(jù)，從而保障會計憑證的真實性與準確性。此外，ERP的運用還能保障會計信息的完整性與安全性。首先，必須進行及時性的信息紙面存儲，由于系統(tǒng)可能會被外來攻擊或者發(fā)生意外故障，通常應該對數(shù)據(jù)信息按月打印進行歸檔。其次，對系統(tǒng)本身、數(shù)據(jù)后臺進行修改時，必須要有嚴格的授權(quán)制度，同時應該保留書面的修改記錄。
二、對資產(chǎn)的完整性與安全性帶來的影響
第一，ERP系統(tǒng)具有高效性，可以提供出一系列及時、準確的財會信息。這些信息對企業(yè)完善資產(chǎn)的管理工作提供了保障。定期盤點與賬實核對是進行資產(chǎn)管理工作的主要措施，即將實物資產(chǎn)與會計信息相比較，進行核對，從而保障帳實相符，促進了實物資產(chǎn)的完整性與安全性。
第二，信息的及時性與共享性為企業(yè)提升資產(chǎn)的使用效率、保障資產(chǎn)安全提供了良好的平臺。管理層能夠及時掌控存貨的入庫與出庫情況，同時根據(jù)貨物情況進行資金安排，有助于保障資金安全與貨物安全。對存貨質(zhì)量與價格等進行實時共享，給強化資產(chǎn)管理工作帶來了良好條件;固定資產(chǎn)與存貨等信息間的共享，財務部門與實物部門間信息一體化的模式，實現(xiàn)了對企業(yè)資產(chǎn)的有效監(jiān)控。
第三，ERP能對企業(yè)中的各項資產(chǎn)(尤其是存貨)實現(xiàn)多維度的匯總、統(tǒng)計、分析，提供出存貨的質(zhì)量、成本、數(shù)量等多方面的信息。尤其是在市場存在較大波動的情況下，能夠根據(jù)市場的變化趨勢，為企業(yè)高層提供出經(jīng)營決策的基礎與依據(jù)。
三、對企業(yè)日常運營的合規(guī)合法性帶來的影響
第一，由于ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了財務工作與業(yè)務工作的一體化模式，促進了相關(guān)業(yè)務信息與資產(chǎn)的透明公開與監(jiān)督共享，從而降低了發(fā)生挪用資金、受賄、貪污等舞弊與錯誤行為的可能性。同時，可以將企業(yè)內(nèi)部的規(guī)章制度與企業(yè)生產(chǎn)、管理、經(jīng)營的法律法規(guī)文件等方面的要求貫徹進ERP系統(tǒng)當中，通過授權(quán)、流程等方式，保障制度的徹底貫徹執(zhí)行。
第二，ERP系統(tǒng)環(huán)境可能導致的一系列的舞弊與錯漏問題：
首先是有關(guān)ERP系統(tǒng)自身存在的質(zhì)量問題。ERP系統(tǒng)下的企業(yè)內(nèi)控工作，很大程度上決定于系統(tǒng)自身的運行質(zhì)量。首先，因為存在內(nèi)控工作程序化與系統(tǒng)長期使用的特點，一旦系統(tǒng)自身存在漏洞，發(fā)現(xiàn)缺陷，就有可能導致同一差錯的反復發(fā)生，這樣嚴重危害了系統(tǒng)的可靠性與安全性。另一方面，企業(yè)ERP的日常使用人員通常都不是計算機的專業(yè)人員，往往不能及時發(fā)現(xiàn)漏洞，這就給企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營帶來隱患。其次，數(shù)據(jù)庫技術(shù)已被廣泛使用，健全了共享的、唯一的數(shù)據(jù)來源，成為決策支持的信息基礎，因此該信息來源的可靠性就顯得尤為重要。所以，數(shù)據(jù)庫在進行數(shù)據(jù)獲取時，應該設計出系統(tǒng)的自動糾錯功能;將數(shù)據(jù)間的時間關(guān)系與邏輯關(guān)系設計進入系統(tǒng)，完善系統(tǒng)的糾錯功能。此外，人工數(shù)據(jù)錄入可能出現(xiàn)的錯誤與系統(tǒng)設計可能出現(xiàn)的漏洞等，促使對系統(tǒng)數(shù)據(jù)實行獨立稽核。
其次是有關(guān)相互牽制、授權(quán)控制、密碼管理的問題。不相容崗位職責分離是內(nèi)控工作的重要組成部分。傳統(tǒng)手工系統(tǒng)當中，通過不相容工作分派給不同崗位實現(xiàn)相互牽制的目的。而在現(xiàn)代ERP系統(tǒng)當中，為了加強系統(tǒng)內(nèi)控工作。也應該分設監(jiān)控與操作兩個崗位，對各自權(quán)限進行明確。比如，財會人員在處理賬務時，其數(shù)據(jù)與操作也被監(jiān)控人員定期審查、及時進行備份。一旦審計人員或主管部門對某些數(shù)據(jù)存在懷疑時，就可以利用原始備份記錄來調(diào)查分析、辨明真?zhèn)�，從而完善了電算化系統(tǒng)的內(nèi)部牽制。此外，在ERP系統(tǒng)當中，操作人員與管理層主要是采用口令授權(quán)的形式進行權(quán)限分工， 口令一旦被竊取或偷看，有可能導致授權(quán)系統(tǒng)的紊亂，會給企業(yè)帶來一定的風險，也存在較大隱患。
四、對企業(yè)流程的嚴密性及一體化帶來的影響
第一，ERP系統(tǒng)加強了企業(yè)制度的嚴密性。有利于對制度實現(xiàn)了有效的貫徹與執(zhí)行。在輸入系統(tǒng)參數(shù)方面，能夠?qū)⒅贫鹊木唧w要求融入進流程當中，保障了企業(yè)制度的切實落實。
由于ERP實現(xiàn)了信息流、資金流、物流三者問的共享與集成，實現(xiàn)了相關(guān)人員對一系列業(yè)務的訂購與到貨情況、資金收付情況等進行及時地監(jiān)控與跟蹤，從而能夠進行及時敏銳的管理決策，進行實時監(jiān)控管理。
第二，ERP系統(tǒng)促進了閉合循環(huán)業(yè)務流程的建立。該循環(huán)能夠?qū)I(yè)務進行全程跟蹤，可以完善業(yè)務效果，保障有始有終。ERP系統(tǒng)環(huán)境下，業(yè)務人員能夠從預算開始;通過采購、入庫、銷售、出庫、收款工作后，關(guān)閉預算，掌握整個業(yè)務時間進程、數(shù)量、價格、成本等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，對業(yè)務運行的結(jié)果進行考核。這樣的一筆業(yè)務閉合循環(huán)，提升了業(yè)務運行的效率與經(jīng)濟效果。
第三，ERP體現(xiàn)了信息流一體化模式，促進了企業(yè)各個部門間的相互制約與監(jiān)督。例如業(yè)務的費用開支一旦超出了預算金額，ERP系統(tǒng)就可以針對此問題發(fā)出預警;若某業(yè)務的操作進度低于相應標準，系統(tǒng)也可給予及時的提示與反饋。
第四，ERP在信息集成、信息檢索等方面，給管理層決策提供了保障作用。例如，在ERP系統(tǒng)中能夠看到集團企業(yè)整體預算進度，再追索到各企業(yè)的預算情況，發(fā)現(xiàn)預算的問題，找出原因等，數(shù)據(jù)信息的充分性能夠保障管理層做出正確的決策。
五、結(jié)束語
現(xiàn)如今，ERP系統(tǒng)已經(jīng)在眾多企業(yè)中得到認可與推廣，伴隨企業(yè)內(nèi)控建設措施與理念的不斷更新，企業(yè)應該利用ERP系統(tǒng)積極完善內(nèi)控建設工作，同時注意其本身可能導致的一系列風險，針對ERP環(huán)境對內(nèi)部控制體系做出積極調(diào)整，從而保障企業(yè)穩(wěn)步、持久發(fā)展。
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