在知識管理系統(tǒng)日益被研究學(xué)者和企業(yè)管理者所重視的今天，人們不僅對知識管理的理念給予了足夠的關(guān)注，也越來越多地關(guān)注企業(yè)知識管理在企業(yè)發(fā)展中能夠帶來的真實(shí)效益。盡管目前還沒有規(guī)范的評測標(biāo)準(zhǔn)或體系來評測知識管理為企業(yè)創(chuàng)造的價(jià)值，但是企業(yè)管理者對知識管理能夠給企業(yè)帶來價(jià)值深信不疑。
這里需要區(qū)分企業(yè)流程管理與企業(yè)流程重組的概念。企業(yè)流程管理(Business Process Management，BPM)是由于企業(yè)的業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)需要資源的支持(如：人、財(cái)、時(shí)間等)，因此需要對其進(jìn)行管理以控制成本、提高收益。BPM包含業(yè)務(wù)流程規(guī)范、業(yè)務(wù)流程改善和業(yè)務(wù)流程重組3個層面。規(guī)范是對現(xiàn)有的流程進(jìn)行協(xié)調(diào)和梳理；改善是通過對現(xiàn)有流程的評估分析，對流程中某些環(huán)節(jié)進(jìn)行重新設(shè)計(jì)；而企業(yè)流程重組(Business Process Reengineering．BPR)則是對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本性的思考和徹底重建。
那么，知識管理系統(tǒng)如何跟企業(yè)流程管理系統(tǒng)結(jié)合將是企業(yè)管理者未來需要關(guān)注的問題。
1、信息管理系統(tǒng)與企業(yè)流程重組
在談到知識管理系統(tǒng)與企業(yè)流程管理的融合之前，我們首先要了解，信息管理系統(tǒng)與企業(yè)流程重組間的作用關(guān)系。
企業(yè)實(shí)施流程重組的一個重要依據(jù)是信息流的方向，根據(jù)信息流的方向控制流程重組的各個決策點(diǎn)。因此，要將之前互不相關(guān)的業(yè)務(wù)流程通過信息流整合成可以相互關(guān)聯(lián)促進(jìn)的業(yè)務(wù)流程，就需要信息管理系統(tǒng)發(fā)揮作用。而信息管理系統(tǒng)發(fā)展到企業(yè)資源計(jì)劃(Enterprise Resource Planning．ERP)，不僅可以理順業(yè)務(wù)流程，而且可以優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，而此時(shí)它還只是作為一個IT手段發(fā)揮作用。通過ERP進(jìn)行信息共享，將重組后的業(yè)務(wù)流程的各個決策點(diǎn)加以固定，才能有效保證業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行。因此，ERP是BPR的重要工具和手段，ERP的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了企業(yè)管理者對企業(yè)流程重組的計(jì)劃，但對企業(yè)流程所包括的業(yè)務(wù)管理沒能帶來深刻的影響。因此，需要借助一種能夠從內(nèi)到外對企業(yè)流程進(jìn)行管理的方法和手段。
2、知識管理的含義
知識管理系統(tǒng)發(fā)展到現(xiàn)在，似乎有兩條發(fā)展趨勢：其一，企業(yè)知識庫管理的發(fā)展是一種以質(zhì)的運(yùn)動為推動方向的發(fā)展。知識管理的諸多因素越來越深入影響到實(shí)踐和組織管理程序中。這種質(zhì)的運(yùn)動為企業(yè)貢獻(xiàn)了超值的收益和一套可行的企業(yè)文化或觀念。其二，知識管理與企業(yè)流程重組相聯(lián)系。當(dāng)知識管理出現(xiàn)，并在企業(yè)中開始實(shí)行時(shí)，它很快被拖入一種不成熟的應(yīng)用狀態(tài)中，這種不成熟的利用使知識管理喪失了其可以長久存在的價(jià)值，成為一個早熟產(chǎn)品而最終淪為笑柄。
因此，知識管理系統(tǒng)與信息管理系統(tǒng)不同，它不是一個單純的IT技術(shù)企業(yè)信息化手段，它是一個包括企業(yè)的組織、文化、戰(zhàn)略、流程、技術(shù)等的多元系統(tǒng)。
3、知識管理與企業(yè)流程重組
典型的企業(yè)流程重組是在很少關(guān)注知識管理的情況下進(jìn)行的。只要遵照企業(yè)流程重組的基本原則，綜合考慮資金成本、時(shí)間成本等問題，逐漸將企業(yè)既成的組織環(huán)境進(jìn)行顛覆性再造，就形成了一個新環(huán)境下的新的企業(yè)流程。
典型的知識管理系統(tǒng)則是始于一個已經(jīng)存在的企業(yè)流程，從而建立一個與之相適應(yīng)的知識管理系統(tǒng)，用以支撐這個企業(yè)流程的進(jìn)行，并實(shí)現(xiàn)“確定知識是否在這個流程中被聚集、被更新、被貢獻(xiàn)以及被使用”的目的。
因此，可以說，企業(yè)流程重組先于知識管理系統(tǒng)的建立，或者是知識管理伴隨著企業(yè)流程重組的進(jìn)行而進(jìn)行，因?yàn)橹R管理系統(tǒng)的作用就在于輔助企業(yè)流程的順利運(yùn)行，并且優(yōu)化和理順企業(yè)流程，甚至在此基礎(chǔ)上進(jìn)行新的企業(yè)流程重組。也就是說，企業(yè)流程管理過程中，知識管理同樣起到輔助、梳理和規(guī)范的作用，在企業(yè)流程管理中綜合運(yùn)用人、財(cái)、物等資源，實(shí)現(xiàn)資源的協(xié)調(diào)共享。
4、企業(yè)流程管理系統(tǒng)與協(xié)同
協(xié)同泛指組織中多人共同完成同一事務(wù)的行為方式和過程。它的基本特征體現(xiàn)在3個層面：一是基于通信技術(shù)的人與人之間的協(xié)同；二是基于工作流技術(shù)的組織與組織之間的協(xié)同：三是基于企業(yè)信息集成技術(shù)的系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的協(xié)同。以上3個層面的協(xié)同，完全體現(xiàn)在企業(yè)流程管理過程中。協(xié)同是知識管理的一種表現(xiàn)形式，是知識管理的一部分。它應(yīng)用于企業(yè)流程管理中，并且作為知識管理的一種方式影響企業(yè)流程管理。
微軟協(xié)同愿景的核心就是使協(xié)同能力隨處可見——無論是通過即時(shí)通訊工具、電子郵件、在線會議、文檔，還是其他形式的辦公環(huán)境、商業(yè)流程或者搜索功能。因此，基于知識管理的協(xié)同軟件應(yīng)運(yùn)而生，基于知識管理的協(xié)同辦公系統(tǒng)(KOA)更加注重知識管理的實(shí)際應(yīng)用。
5、協(xié)同軟間的知識管理應(yīng)用
協(xié)同軟件(Collaboration Soft．ware)的四大特點(diǎn)：其一，采用創(chuàng)新的管理理念。以知識管理系統(tǒng)為核心，通過全面的知識生命周期管理方法和手段，提升員工的素質(zhì)和協(xié)同能力。其二，以員工為中心的門戶設(shè)置。可以靈活地設(shè)置企業(yè)門戶、部門門戶和個人門戶，使員工根據(jù)工作特點(diǎn)、個人喜好、操作習(xí)慣，靈活地定義操作界面、功能布局等。其三，完善的安全控制機(jī)制。通過技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)對文檔、數(shù)據(jù)的安全控制，進(jìn)行分級管理。其四，具有強(qiáng)大的流程配置與數(shù)據(jù)處理能力。
協(xié)同軟件只有與知識管理相融合，才能有效發(fā)揮協(xié)同軟件設(shè)計(jì)之初的作用，而知識管理系統(tǒng)現(xiàn)階段通過協(xié)同軟件來輔助實(shí)現(xiàn)，也將發(fā)揮事半功倍的效果。協(xié)同軟件與知識管理融合的精髓就在于，它意味著企業(yè)流程管理從傳統(tǒng)的信息化模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹R化模式，這也正符合了知識管理“以人為本”的基本原則。
事實(shí)上，在企業(yè)日常工作中，即時(shí)通訊工具的使用、檢索應(yīng)用等都包含在協(xié)同應(yīng)用的范圍內(nèi)，但這種溝通和應(yīng)用又過于個體化，缺乏組織和系統(tǒng)性，不能系統(tǒng)地發(fā)揮作用。而企業(yè)中逐漸泛濫的各類軟件，如銷售控制系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等在組織企業(yè)管理，為企業(yè)流程管理帶來績效的同時(shí)，也造成數(shù)據(jù)重復(fù)、系統(tǒng)壁壘等問題。另外，企業(yè)的發(fā)展無論是向橫向發(fā)展(即企業(yè)管理中不僅涵蓋產(chǎn)品研發(fā)、采購、生產(chǎn)、營銷、服務(wù)等各個內(nèi)部環(huán)節(jié)，還將延伸到如供應(yīng)商、合作伙伴、客戶、渠道等外部環(huán)節(jié))，還是向縱深發(fā)展(即信息在企業(yè)內(nèi)部流轉(zhuǎn)迅速，在內(nèi)部環(huán)節(jié)時(shí)滯短，降低企業(yè)成本)，都要求企業(yè)內(nèi)部的部門、項(xiàng)目、系統(tǒng)、人員之間能夠進(jìn)行有效溝通，并且能夠進(jìn)行資源共享。上述問題的解決都蘊(yùn)含在知識管理的范疇內(nèi)，而他們目前的解決方式就是“協(xié)同”在知識管理中的應(yīng)用。
在知識管理系統(tǒng)與企業(yè)流程管理進(jìn)行融合的過程中，首先，要明確知識管理晚于企業(yè)流程管理，或者說知識管理在企業(yè)流程管理過程中同步進(jìn)行，因而知識管理只是對企業(yè)流程管理進(jìn)行梳理和優(yōu)化，不同于信息管理系統(tǒng)要求企業(yè)流程重組加以配合。其次，協(xié)同伴隨企業(yè)流程管理的整個過程，它是作為一個工具存在于企業(yè)流程管理中，而知識管理系統(tǒng)是應(yīng)用“協(xié)同”的一種管理理念，協(xié)同軟件是實(shí)現(xiàn)協(xié)同概念和知識管理的有效措施。協(xié)同，不僅僅是企業(yè)中個人的協(xié)同，它還包含企業(yè)組織、項(xiàng)目、管理系統(tǒng)之間的協(xié)同。
因此，協(xié)同將作為目前實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識管理系統(tǒng)的有效手段。最后，控制企業(yè)的核心還是工作流，企業(yè)大部分的管理和業(yè)務(wù)工作都可以通過工作流加以規(guī)范化。因此，企業(yè)流程管理與知識管理的融合是實(shí)施知識管理的企業(yè)一個必須首先加以認(rèn)識、面對和關(guān)注的問題。
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