但是多數(shù)企業(yè)在部署CRM系統(tǒng)初期將其作為了EXCEL表格的替代，只用來記錄客戶聯(lián)系人信息，記錄客戶聯(lián)系人的拜訪活動，記錄客戶的報價、銷售合同、服務請求等。這是系統(tǒng)資源的很大浪費，也是CRM系統(tǒng)實施失敗的重要原因之一。下面我們從三個方面說明CRM系統(tǒng)與EXCEL表格最根本的功能區(qū)別，以及CRM系統(tǒng)應該發(fā)揮的作用。

      一、客戶聯(lián)絡提醒

      客情關系的維護莫過于定期與客戶保持聯(lián)系。每當我們填寫一次客戶活動歷史記錄后，根據(jù)預先設定的客戶拜訪工作流程，CRM系統(tǒng)將根據(jù)客戶等級以及上次活動時間自動計算下次應聯(lián)系的時間，并通過改變記錄顯示顏色的方法提醒相關的銷售人員。銷售人員記錄CRM系統(tǒng)看到客戶顯示顏色改變了，則明白這個客戶到了該聯(lián)系維護的時間了。新的活動歷史記錄填寫好，客戶顯示顏色又將變回正常狀態(tài)。這是EXCEL無法做到的。

      二、潛在銷售機會提示

      某些行業(yè)客戶經(jīng)常會發(fā)生重復多次購買情況，比如服裝、電子等。每次根據(jù)客戶購買的產(chǎn)品數(shù)量大致可以推算出客戶下次采購的時間。在使用CRM系統(tǒng)初期，企業(yè)管理者僅僅將訂單作為銷售記錄予以保存。可以利用CRM系統(tǒng)根據(jù)客戶所購買的產(chǎn)品屬性，產(chǎn)品數(shù)量以及最近購買時間等信息，推算出預計下次購買的時間。服裝行業(yè)CRM系統(tǒng)根據(jù)預計下次購買日期，將提前數(shù)日提醒銷售人員。這樣銷售人員也能更加有的放矢的進行銷售工作。

      三、服務報警功能

      以運籌CRM系統(tǒng)某服裝行業(yè)客戶為例，該客戶是一家集生產(chǎn)、銷售、服務于一體的大型企業(yè)。在CRM系統(tǒng)部署初期，公司領導針對客戶服務提出了一系列的管理要求。其中具有代表意義的是：當客戶本月發(fā)生兩次服務保修請求時，負責該客戶維護的銷售代表、服務工程師以及服務經(jīng)理都需要親自向客戶了解情況，并妥善處理客戶的抱怨。有了CRM系統(tǒng)之后，一旦服務人員兩次將客戶保修記錄填寫到CRM系統(tǒng)中，系統(tǒng)則會自動發(fā)送短信提醒相關人員進行客戶關懷活動。

      對于服裝企業(yè)及其線下的代理商而言，庫存即意味著流通資金的凍結。代理商與總部庫存量的溝通不暢，往往導致服裝企業(yè)在生產(chǎn)過程中把握不準市場動態(tài)。而庫存也給代理商采購造成極大壓力。服裝行業(yè)CRM系統(tǒng)的統(tǒng)計功能能夠將總單和各單的金額、數(shù)量、品種等一系列數(shù)字，甚至精確到了顏色及尺碼都統(tǒng)計出來，并用表單的形式顯現(xiàn)，為代理商及時下單生產(chǎn)提供了真實、可靠的科學依據(jù)，做到“零庫存、零積滯”。