在討論如何通過ERP管理系統(tǒng)提高企業(yè)采購管理水平之前，讓我們先看一下傳統(tǒng)模式下采購管理的特點(diǎn)，以及材料采購和物料管理的缺點(diǎn)。絕大多數(shù)的企業(yè)在進(jìn)行采購管理時(shí)，管理采購項(xiàng)目的的崗位就是供應(yīng)崗位，還有將銷售職能與采購職能相結(jié)合的公司，稱為供應(yīng)和營銷科。在此模式下，管理流程為：需求部門提出采購申請(qǐng)-指定采購計(jì)劃/訂單-查詢/流程報(bào)價(jià)-發(fā)送通知-簽入-通知財(cái)務(wù)支付。
這是一個(gè)完整的采購業(yè)務(wù)流程。在實(shí)際操作中，許多企業(yè)都沒有進(jìn)行查詢/報(bào)價(jià)等過程。這個(gè)過程的主要缺點(diǎn)是：物料管理 采購管理 供應(yīng)商管理由功能部門完成，缺乏必要的監(jiān)督和控制機(jī)制;同時(shí)，在這種模式下，供應(yīng)部（部門）負(fù)責(zé)維持生產(chǎn)原料的供應(yīng)。為了保證原材料的正常供應(yīng)，采購量必然會(huì)增加，特別是當(dāng)原材料價(jià)格上漲時(shí)，很容易帶來不必要的庫存積壓，增加大量的應(yīng)付賬款。
影響是業(yè)務(wù)的可追溯性很弱，一旦問題發(fā)生，就很難進(jìn)行調(diào)查。并且，采購任務(wù)的實(shí)行好壞在很大程度上取決于采購人員是怎么做的，人員職位的變化對(duì)企業(yè)的后續(xù)業(yè)務(wù)是有很大程度上的的影響;并且事實(shí)上，事后控制不僅是一個(gè)采購過程，而且許多企業(yè)基本上都是事后控制大多數(shù)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，并且不能事先監(jiān)控。雖然我們承認(rèn)事后控制也可以帶來一定的影響，但預(yù)先存在的控制可以減少企業(yè)的許多不必要的損失，特別是如果一個(gè)公司跨越多個(gè)地區(qū)，其先前控制的意義將更加明顯。
傳統(tǒng)模式下采購管理存在的主要問題是，通過ERP管理系統(tǒng)的實(shí)施，如何在采購管理過程中發(fā)現(xiàn)問題，著力解決亟待解決的核心問題，并為采購管理通過系統(tǒng)運(yùn)作？
責(zé)任是核心
在傳統(tǒng)的管理模式中，管理理念是基于部門的管理。級(jí)別首先是部門，然后是部門的相應(yīng)工作范圍。例如，我們可以在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)圖中找到供應(yīng)部門。讓我們仔細(xì)看看供應(yīng)部門的具體工作。
基本信息高度共享盡管許多公司將日常工作量減少作為實(shí)施ERP管理系統(tǒng)的成功標(biāo)準(zhǔn)之一，但在使用ERP管理系統(tǒng)后，某些職位的工作量將會(huì)增加，尤其是基本信息。具體來說，在采購管理中，買方查詢/報(bào)價(jià)管理員的工作會(huì)增加，因?yàn)檫^去這些任務(wù)都是通過電話完成的，而ERP管理系統(tǒng)要求所有采購文件都要記錄在系統(tǒng)中。
減少業(yè)務(wù)運(yùn)營中的人為因素
ERP管理系統(tǒng)中的供應(yīng)商的管理是在整個(gè)采購管理環(huán)節(jié)的核心要點(diǎn)，傳統(tǒng)的供應(yīng)商管理中是會(huì)存在著很多人為影響的因素。在企業(yè)使用ERP管理系統(tǒng)后，系統(tǒng)將會(huì)根據(jù)企業(yè)設(shè)定的一些指標(biāo)來分析供應(yīng)商的所有狀態(tài)，包括供應(yīng)商的供應(yīng)質(zhì)量、數(shù)量分析等等因素，并且總結(jié)這些分析數(shù)據(jù)和規(guī)則，制定相應(yīng)的供應(yīng)商管理策略，如設(shè)置相應(yīng)的配額。并且查詢優(yōu)先級(jí)等。
這樣，盡可能減少業(yè)務(wù)人員對(duì)工作的移動(dòng)性的影響，并且新的業(yè)務(wù)人員可以方便地通過ERP管理系統(tǒng) 查詢某個(gè)供應(yīng)商的列表聯(lián)系 歷史供應(yīng)記錄，并根據(jù)設(shè)定的供應(yīng)策略。采購業(yè)務(wù)。
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