良好的信息管理是實現(xiàn)有效的知識管理系統(tǒng)的基礎。
在工業(yè)經(jīng)濟向知識經(jīng)濟邁進的新時代，我們發(fā)現(xiàn)在世界范圍內(nèi)，人們對日新月異的信息管理技術的熱情不斷高漲，對構成信息管理基礎的通信網(wǎng)絡技術和計算機服務技術充滿深深的驚奇。 然而上過Internet的人大都有過這種經(jīng)歷，面對信息的海洋，人們像迷途的羊羔，要想找到自己需要的那一撮青草，尤如在垃圾堆里刨金。Internet中的信息固然有許多可以轉化為知識，但信息與知識卻有本質(zhì)的不同。
首先，知識是不能和人分離的，它只存在于人的實踐過程中，而信息卻可以獨立于人之外存在。 其次知識具有動態(tài)的屬性，它只能在知識勞動者對信息的運用中體現(xiàn)，并可能在交流中發(fā)生裂變、聚變從而創(chuàng)造出新知識，而信息卻是靜態(tài)的，它無須人的交流與運用也照樣能存在，比如一個廣告牌，雖然是靜態(tài)的，但它本身集合了許多信息，可我們卻不能說它具有知識。
隨著人們對知識與信息的理解日益深刻，技術派對知識管理系統(tǒng)的闡釋的局限性充分暴露。如有的人將知識管理系統(tǒng)混同為信息管理，將其定義為：對數(shù)據(jù)間關系的理解，為管理數(shù)據(jù)所制定的明確規(guī)則以及對數(shù)據(jù)庫準確性和整合性的保證。這樣的理解，基本上以技術自身當中內(nèi)嵌的規(guī)則和程序為基礎，所以它事實上只適用于一種獨立于人之外的穩(wěn)定的可預測的組織環(huán)境。而對于動態(tài)的不可預期的以人力資源管理為核心的知識管理系統(tǒng)，它顯然無法正確分析、研究、闡釋。
但是技術派的信息管理卻又是實現(xiàn)有效的知識管理系統(tǒng)的基礎。 知識管理系統(tǒng)從結構上可分為對人力資源的管理和信息管理兩個方面，而信息管理又可分為三個層面，最底層的是通信網(wǎng)絡，用來支持信息的傳播；第二層是高性能計算機服務器層，這是存取信息、數(shù)據(jù)的關鍵環(huán)節(jié)之一，與通信網(wǎng)絡一起為信息管理提供硬件支持；第三層是信息庫、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)層，它是信息管理系統(tǒng)的關鍵層。它和計算機服務器層一起組成了信息管理系統(tǒng)的高性能信息、數(shù)據(jù)服務器，為各種信息轉化為知識的應用提供了有力的支持。
不難看出，信息庫、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)層是信息管理的核心。
它的功能包括：
第一，存放經(jīng)過整理、歸類的信息； 第二，提供獲取各種人類專家的個人經(jīng)驗的工具； 第三，為應付人類知識的更新，提供必要的維護手段。其目標就是最大限度地實現(xiàn)知識資源的共享和交流因此，對構成信息管理系統(tǒng)的基本要素，如數(shù)據(jù)庫、文件管理系統(tǒng)、人工智能、電子郵件、群件技術的開發(fā)應用等都是信息管理的重要內(nèi)容，也是有效地實現(xiàn)知識管理系統(tǒng)的硬件基礎。
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