隨著知識經(jīng)濟的不斷發(fā)展，知識已經(jīng)成為企業(yè)生存發(fā)展的戰(zhàn)略性資源，基于此背景，知識管理系統(tǒng)已經(jīng)日益成為現(xiàn)代企業(yè)管理的新選擇。企業(yè)知識管理作為企業(yè)管理系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)通過營造一種協(xié)作和學習的環(huán)境，使得企業(yè)員工共享知識資源，從而推動企業(yè)發(fā)展，最終提高企業(yè)價值。研究知識管理在企業(yè)中的運用，已成為當前現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必由之路。 建立知識管理系統(tǒng)的一個關(guān)鍵問題是開發(fā)所需的軟件，而企業(yè)知識管理系統(tǒng)軟件應具有如下的功能和特性：
(1)集成性。21世紀的企業(yè)是知識型的企業(yè)，必須及時掌握各種信息，所以只有具有集成性的系統(tǒng)才能實現(xiàn)企業(yè)全部信息的集成和處理。例如多地點、多場所經(jīng)營，跨國經(jīng)營，可通過Internet／Intranet將不同部門、不同區(qū)域的信息集成起來，及時了解企業(yè)內(nèi)部、供貨渠道、市場營銷、金融動態(tài)、客戶需求以及競爭對手的最新信息，并進行分析處理，快速作出反應，緊跟市場變化并創(chuàng)造市場。 (2)外向型功能。在21世紀，企業(yè)的封閉狀況將被徹底打破，在網(wǎng)絡上企業(yè)是沒有明顯邊界的，其管理系統(tǒng)也必須具有外向型的功能。因此從發(fā)展的角度來考察軟件，除了具有生產(chǎn)管理功能之外，還應具備商品經(jīng)營、資本經(jīng)營和品牌經(jīng)營的功能。 (3)知識管理系統(tǒng)的決策支持功能。在21世紀，大眾的消費觀將成為企業(yè)推出產(chǎn)品的首要驅(qū)動因素，企業(yè)必須利用集成的信息緊跟市場的變化，快速作出各種決策，如經(jīng)營戰(zhàn)略決策、投資決策、買賣決策、財務決策、產(chǎn)品組合決策、產(chǎn)品成本決策等，來為企業(yè)多、快、好、省地推出市場最需要的產(chǎn)品，并以最暢通的渠道提交到市場，盡快完成資本循環(huán)。因此知識管理系統(tǒng)的決策支持系統(tǒng)將為企業(yè)“運籌帷幄、決勝千里”提供有效的服務。 通過建立知識管理系統(tǒng)庫，可以積累和保存信息和知識資產(chǎn)，加快內(nèi)部信息和知識的流通，實現(xiàn)組織內(nèi)部知識的共享。這是實施知識管理的一個基本條件和辦法。 知識管理系統(tǒng)的作用表現(xiàn)在： 第一，知識管理系統(tǒng)使信息和知識有序化，是知識管理系統(tǒng)對組織的首要貢獻。建立知識管理庫，必定要對原有的信息和知識做一次大規(guī)模的收集和整理，按照一定的方法進行分類保存，并提供相應的檢索手段。經(jīng)過這樣一番處理，大量隱含知識被編碼化和數(shù)字化，信息和知識便從原來的混亂狀態(tài)變得有序化。這樣就方便了信息和知識的檢索，并為有效使用打下了基礎。
第二，知識管理系統(tǒng)加快知識和信息的流動，有利于知識共享與交流。知識和信息實現(xiàn)了有序化，其尋找和利用時間大大減少，也便自然加快了流動。另外，由于在企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)上可以開設一些時事、新聞性質(zhì)的欄目，使企業(yè)內(nèi)外發(fā)生的事能夠迅速傳遍整個企業(yè)，這就使人們獲得新信息和新知識的速度大大加快。
第三，知識管理系統(tǒng)還有利于實現(xiàn)組織的協(xié)作與溝通。例如，公司的知識管理系統(tǒng)可將員工的建議存人。員工在工作中解決了一個難題或發(fā)現(xiàn)了處理某件事更好的方法后，可以把這個建議提交給一個由專家組成的評審小組。評審小組對這些建議進行審核，把最好的建議存人知識庫。建議中注明建議者的姓名，以保證提交建議的質(zhì)量，并保護員工提交建議的積極性。 第四，知識管理系統(tǒng)可以幫助企業(yè)實現(xiàn)對客戶知識的有效管理。企業(yè)銷售部門的信息管理一直是比較復雜的工作，一般老的銷售人員擁有很多寶貴的信息，但隨著他們客戶的轉(zhuǎn)變或工作的調(diào)動，這些信息和知識便會損失。因此，企業(yè)知識管理系統(tǒng)的一個重要內(nèi)容就是將客戶的所有信息進行保存，以方便新的業(yè)務人員隨時利用。
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