1、通知公告 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中企業(yè)使用較多的功能就是通知和公告,這個基本上是企業(yè)全員使用的一個功能模塊。 2、文件公布 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的文件公布功能是企業(yè)使用頻率較高的一項模塊,同時也是全員使用的頻次較高的功能,文件公布包括文件的起草、審核、發(fā)布,提醒、瀏覽、回復(fù)、檢索7個功能小模塊,這個功能與通知公告功能相近,但是文件公布通常會附傳文檔附件。 3、文件交換 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)革新了企業(yè)傳統(tǒng)辦公的紙質(zhì)文件的交換形式,以電子文檔的方式實現(xiàn)了部門與部門,部門與個人,個人與個人三者之間的資料發(fā)送、接收、提醒、資料的分類入庫。滿足了企業(yè)文件交互的辦公需求,同時也是無紙化辦公的重要進(jìn)步。 4、信息發(fā)布 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)都會支持欄目自定義、內(nèi)容和樣式自定義、流程與權(quán)限自定義、信息展示位置自定義,支持在線編輯和圖文混排,支持Word和Excel的直接粘貼拷貝。 企業(yè)在使用信息發(fā)布功能時,自定義功能是OA系統(tǒng)發(fā)展隨著企業(yè)發(fā)展變化的重大變革,既符合企業(yè)發(fā)展所需,同時也是OA系統(tǒng)進(jìn)化的重要步驟。 5、資料中心 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的資料中心,是企業(yè)資料分類存儲的重要功能模塊,從管理員的角度,資料中心是管理后臺的重要功能模塊,資料分類的創(chuàng)建,資料的添加、修改、刪除、共享、檢索,相關(guān)系統(tǒng)的資料入庫管理,支持word、pdf、excel、ppt、html等類型文檔的全文檢索。 6、流程管理 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)真正能夠形成體系,幫助企業(yè)形成競爭力的主要是企業(yè)對“工作流”的應(yīng)用。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的流程管理主要用于對日常辦公審批流程的處理,它可通過申請、上報、審批、發(fā)放等流程動作來設(shè)置工作流程并對其進(jìn)行查詢和監(jiān)管等。常見的流程包括發(fā)文、收文、業(yè)務(wù)審批,內(nèi)容起草和制發(fā)、文件傳閱、批示處理、工作請示、工作報告、工作交辦,部門間的工作聯(lián)絡(luò)、出差申請、采購申請、報銷、請假等。主要功能包括:待辦流程、在辦流程、已辦流程、出差委托、流程跟蹤與監(jiān)控。 7、辦公用品管理 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的辦公用品管理部分,一般是行政部門或者采購部門使用較為頻繁的一個功能,行政部門負(fù)責(zé)計劃,采購部門負(fù)責(zé)按照計劃進(jìn)行辦理,而財務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督,所以辦公用品管理的模塊功能又包含辦公用品入庫、出庫,辦公用品申購、申領(lǐng)、審批,辦公用品的修改、刪除、查看詳細(xì)。以上3個部門對這個模塊的使用的頻次最高,至于個人的辦公用品申請功能實際可能是每個月一兩次而已。這是傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公用品申領(lǐng)搬移到OA系統(tǒng),申領(lǐng)查詢更為便捷。 8、客戶關(guān)系管理 這個功能模塊,多是業(yè)務(wù)部門在使用,早期OA系統(tǒng)出現(xiàn)時,王志東的點擊科技的OA協(xié)同辦公系統(tǒng)就包含了客戶關(guān)系管理部分,所以客戶關(guān)系管理成為OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的一個傳統(tǒng)模塊保留了下來。 客戶關(guān)系管理系統(tǒng)是企業(yè)與客戶交往過程中所形成的客戶信息資料,企業(yè)自行定制的客戶信用分析報告。建立合格的客戶檔案是企業(yè)信息管理的起點,是企業(yè)日;A(chǔ)性工作。 9、人力資源管理 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的人力資源管理是專業(yè)HR版本的簡化版本,一般只滿足企業(yè)人力資源部門的基本人力資源管理所需,如果是專業(yè)級別的人力資源公司使用,那就要購買專業(yè)的HR軟件。人力資源管理包括人才信息庫管理、招聘管理、公司或部門用人申請、公司用人匯總、人事檔案管理。 10、個人辦公 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的個人辦公部分,實際上是個人自我計劃管理部分,是滿足自我學(xué)習(xí)和自我監(jiān)督的重要功能模塊,個人辦公包括計劃任務(wù)管理(任務(wù)的創(chuàng)建、跟蹤、任務(wù)反饋與提醒);個人日程安排與提醒,通訊錄管理、短消息發(fā)送、接收、回復(fù)與提醒等。個人辦公功能目前在移動辦公端使用頻率較高,企業(yè)員工可以通過個人辦公進(jìn)行自我時間管理,對個人計劃進(jìn)行閱覽、修正。是企業(yè)員工使用較多的功能。 11、電子郵件功能模塊 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的企業(yè)郵箱功能,是企業(yè)內(nèi)部與內(nèi)部、內(nèi)部與外部之間聯(lián)系的一個橋梁,通過公司自己的OA協(xié)同辦公系統(tǒng)電子郵件功能,可以統(tǒng)一對員工的業(yè)務(wù)郵件進(jìn)行統(tǒng)一管理,既統(tǒng)一提升企業(yè)形象,又有助于業(yè)務(wù)信息的管理,防止重要客戶信息丟失,電子郵件功能模塊包括新建郵件、收件箱、草稿箱、發(fā)送箱、已刪除郵件。 企業(yè)電子郵件功能可以統(tǒng)一網(wǎng)址后綴,讓員工有歸屬感,同時也可以提升企業(yè)在客戶眼中的價值地位。 12、網(wǎng)上論壇 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的網(wǎng)上論壇部分,實際上公司內(nèi)部知識分享,內(nèi)部社交的重要板塊,人力資源部門會比較重視網(wǎng)上論壇功能需求,企業(yè)可以可以自行設(shè)置分論壇和議題,為員工提供了一個信息交流、溝通和問題討論的空間,實現(xiàn)開放、平等、自由的談?wù)摵桶l(fā)言,企業(yè)管理部門也可以進(jìn)行咨詢、解答和收集意見。 13、事務(wù)管理 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)基礎(chǔ)功能還包含事務(wù)管理模塊,這個模塊包括留言回復(fù)、車輛管理、會議室管理。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的留言版在系統(tǒng)里面提供了一個實名和匿名方式的留言管理功能。出車管理、加油管理、維修管理、駕駛員管理。會議室的使用申請、查詢、管理等。 14、考試管理 考試管理是企業(yè)知識管理和知識學(xué)習(xí)的重要板塊內(nèi)容,早期的OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在定義的時候,都會強(qiáng)調(diào)知識管理的功能,實際上就是考試管理部分,考試管理一般包含自定義的考試系統(tǒng),包括考試題目管理、試卷管理、閱卷管理、試卷的評分。 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)實際上是國內(nèi)政府辦公的一個產(chǎn)物,考試管理在政務(wù)版尤為重要,政務(wù)工作人員可以通過這個模塊進(jìn)行政務(wù)常識、廉政知識、法律知識等知識的學(xué)習(xí)。 15、系統(tǒng)管理 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的系統(tǒng)管理功能使用最多就是OA系統(tǒng)的管理員,包括用戶、組織、欄目、權(quán)限的管理、表單定義、工作流定義、論壇管理、配置管理。其中權(quán)限配置管理功能是按照企業(yè)員工職能、職務(wù)進(jìn)行權(quán)限分配的重要功能。 16、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)精靈 這是一個類似QQ的客戶端軟件,和OA協(xié)同辦公系統(tǒng)集成于一體,實現(xiàn)信息的提醒、在線用戶的顯示、簡易實時聊天功能,短消息顯示及回復(fù)等功能。
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