OA系統(tǒng)是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備中，最大限度地提高辦公效率和改進(jìn)辦公質(zhì)量，改善辦公環(huán)境和條件，縮短辦公周期，并利用科學(xué)的管理方法。借助于各種先進(jìn)技術(shù)，輔助決策，提高管理和決策的科學(xué)化水平，以實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的科學(xué)化和自動(dòng)化。

     我國(guó)的OA產(chǎn)業(yè)從七十年代末發(fā)展至今，已從最初的提供面向單機(jī)的輔助辦公產(chǎn)品，發(fā)展到面向企業(yè)級(jí)應(yīng)用的大型協(xié)同工作軟件，其發(fā)展過(guò)程分以下三個(gè)階段：

     第一階段：以數(shù)據(jù)處理為中心的傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)，它的最大特點(diǎn)是應(yīng)用基于文件系統(tǒng)和莢系型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為存儲(chǔ)和處理對(duì)象，強(qiáng)調(diào)對(duì)數(shù)據(jù)的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)能力。其貢獻(xiàn)在于把IT技術(shù)引入辦公領(lǐng)域，提高了文件管理水平。但是此時(shí)的OA系統(tǒng)只是一個(gè)簡(jiǎn)單的工具，其主要目的是處理文字、文檔、表格等，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。這一階段的OA系統(tǒng)提高了用戶的文件管理水平及資料整理水平，但也只是對(duì)公文的流轉(zhuǎn)和檔案的整理起到了較大的幫助，缺乏對(duì)于辦公過(guò)程中的溝通協(xié)作和角色權(quán)限的設(shè)計(jì)，所以用戶應(yīng)用效果不佳。

     第二階段：以工作流為中心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，這一時(shí)期的辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)了以工作流為中心。這種方式徹底改變了早期辦公自動(dòng)化的不足之處，以E-MAIL、文檔數(shù)據(jù)庫(kù)管理、目錄服務(wù)、群組協(xié)同工作等技術(shù)作支撐。第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)包含了眾多的實(shí)用功能和模塊，它以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)人、對(duì)事、對(duì)文檔、對(duì)會(huì)議的自動(dòng)化管理。這時(shí)的OA系統(tǒng)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公和協(xié)同辦公。

     第三階段：以知識(shí)管理為核心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，第三階段OA系統(tǒng)的核心是知識(shí)管理。知識(shí)管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，目標(biāo)是幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)潛在的知識(shí)、定位擁有專門知識(shí)的人、傳遞知識(shí)、有效利用知識(shí)。知識(shí)管理意味著在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間，將正確的知識(shí)傳給正確的人，使他們采取最適合的行動(dòng)，避免重復(fù)錯(cuò)誤和重復(fù)工作。知識(shí)管理可以幫助企業(yè)解決知識(shí)共享和再利用的問(wèn)題。第三階段OA的顯著特點(diǎn)是信息、資源共享、實(shí)時(shí)通信以及與短信平臺(tái)的完美結(jié)合。

     所以，現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是以知識(shí)管理為核心的辦公自動(dòng)化。在實(shí)踐中，由于網(wǎng)絡(luò)的便捷給人們帶來(lái)對(duì)信息共享的需求，使得企業(yè)更需要越來(lái)越多的外界信息和企業(yè)內(nèi)部知識(shí)的積累，并在它們之間不斷地交互與碰撞中使知識(shí)獲得再生和增值。辦公自動(dòng)化不僅只是人際辦公的計(jì)算機(jī)化，而且要融知識(shí)管理于辦公自動(dòng)化中。通過(guò)新辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為領(lǐng)導(dǎo)層，辦公室，人力資源部門，業(yè)務(wù)部門等提供了全新高效的工作模式。