知識管理系統(tǒng)作為越來越多的現代企業(yè)需要引進的現代化管理工具，伴隨著企業(yè)現代化競爭的快速演變也在快速進行著更新換代，這就使知識管理系統(tǒng)不可能像其它共享式的工具軟件一樣免費，因為知識管理系統(tǒng)需要專業(yè)的公司組織專門的技術人員在充分研究了企業(yè)需求和辦公需要的基礎上，進行專門的研發(fā)和改進，這個過程中凝聚了研發(fā)公司和研發(fā)人員的大量人力、財力、精力等，因此在其價格之中包含了這些成本因素。

一般而言，使用不同時代的技術進行研發(fā)，已經在先天條件上奠定了一套知識管理系統(tǒng)的成本基礎，例如對于傳統(tǒng)型的知識管理系統(tǒng)產品而言，使用過于復雜的開發(fā)技術和系統(tǒng)，對于軟硬件的要求都很高，這不僅使其成本大大升高難以下降，更使得完成其它配套軟硬件的配置更是使企業(yè)需要支付的整體預算大為提高，但由于其作為最早的知識管理系統(tǒng)，企業(yè)別無他選，便導致了只有超大型的企業(yè)才能享用這種知識管理系統(tǒng)的局面，一般的中型小型企業(yè)對其更是望而卻步。用戶數量難以達到一定的增長便使得其成本更加難以降低，使其成為最貴的知識管理系統(tǒng)。

與此同時，知識管理系統(tǒng)所使用的研發(fā)技術還導致其升級難度大，需要額外承擔知識管理系統(tǒng)的二次擴展費用過高，企業(yè)如果想更換別的知識管理系統(tǒng)也難以進行數據轉移和轉化等，使知識管理系統(tǒng)性價比大大降低，令使用的企業(yè)也面臨著更換系統(tǒng)的困境，這就不難理解為何在當前這種類型的產品已經極大地不適合現代企業(yè)的管理需要，已經顯得落后了時代發(fā)展與企業(yè)發(fā)展的要求。