在知識(shí)管理理念逐漸為廣大管理者所知的今天，不免存在這樣一種現(xiàn)象，很多管理者對(duì)知識(shí)管理有著錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)。在他們看來，知識(shí)管理無非就是一個(gè)文檔管理系統(tǒng)或者就是OA，這樣就造成了知識(shí)管理不能引起足夠的重視，如同很多人不習(xí)慣對(duì)日常工作及所學(xué)知識(shí)進(jìn)行有條理的整理一樣，真正要使用這些知識(shí)的時(shí)候卻很難找到。對(duì)知識(shí)管理的錯(cuò)誤理解，最終也導(dǎo)致了企業(yè)的知識(shí)管理工作僅僅成了簡單的文檔管理工作。現(xiàn)在，我們需要正視知識(shí)管理的價(jià)值，更需要有效的利用好知識(shí)管理來為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。

　　

知識(shí)內(nèi)容有體系：企業(yè)知識(shí)一般都具備一定的知識(shí)分類體系，靈活的內(nèi)容組織方式，以及具有定期的內(nèi)容更新和維護(hù)機(jī)制，這就保證了知識(shí)內(nèi)容質(zhì)量能夠及時(shí)滿足業(yè)務(wù)工作需要。如若能將企業(yè)內(nèi)零散的、有價(jià)值的知識(shí)組織起來，也定將會(huì)為企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展大有裨益。

　　

知識(shí)管理有章可循：假如企業(yè)中有知識(shí)管理機(jī)構(gòu)的有效推動(dòng)，知識(shí)管理部門在知識(shí)管理工作中有著良好的定位，還建立起了有效的知識(shí)管理機(jī)制，員工在工作中遇到的問題就可以有據(jù)可依，找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人員使得管理困難得以解決。

　　

倡導(dǎo)知識(shí)共享的自覺性：在知識(shí)全球化的大背景下，做到共享知識(shí)應(yīng)該是一件引以為豪的事情。透過知識(shí)管理平臺(tái)，員工可以更好的分享知識(shí)和交流學(xué)習(xí)，最終成為一種工作方式，使員工習(xí)慣共享、樂于共享。這樣既可以減少企業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)成本，又可以真正加強(qiáng)員工知識(shí)管理中的工作能力。最終形成良好的企業(yè)文化，使企業(yè)競爭力得以提升。

　　

知識(shí)管理系統(tǒng)工具化：知識(shí)管理系統(tǒng)是作為企業(yè)日常事務(wù)的核心工作平臺(tái)，并逐步建立起需求、調(diào)整的工作模式，同時(shí)隨著新系統(tǒng)的建立，要注意對(duì)其集成，旨在消除知識(shí)盲點(diǎn)。

知識(shí)管理系統(tǒng)提供精細(xì)、準(zhǔn)確、與企業(yè)貼切的知識(shí)分類管理。在文檔保存到知識(shí)庫里時(shí)，系統(tǒng)保留文檔的標(biāo)題、描述、作者、創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間，分類等各種元數(shù)據(jù)。這些文檔的屬性信息是對(duì)文檔的補(bǔ)充說明，同時(shí)這些信息也可以用于文檔的搜索。

更重要的是，知識(shí)管理系統(tǒng)為企業(yè)提供了可定制的知識(shí)分類管理模式，企業(yè)可根據(jù)業(yè)務(wù)設(shè)置文檔類型，例如銷售合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、研究報(bào)告、客服跟蹤表。一個(gè)類別為“合同”的文檔可以包括“業(yè)主”、“合同金額”、“項(xiàng)目代碼”和“項(xiàng)目日期”等屬性，當(dāng)最終用戶上傳文檔的時(shí)候，可以選擇“合同”索引卡模板并填入各個(gè)屬性的值。在完成索引之后，用戶可以基于這些屬性進(jìn)行搜索，在精確查找的結(jié)果上力求精益求精。