企業(yè)信息化如何挑選知識管理系統(tǒng) |
| 作者：佚名 來源：網(wǎng)絡 |
| 導語：知識庫系統(tǒng)的應用：研發(fā)，基于互聯(lián)網(wǎng)架構(gòu)，快速分析企業(yè)知識結(jié)構(gòu)、分類存儲知識數(shù)據(jù)、共享知識應用、提升企業(yè)管理效率，增值企業(yè)知識資產(chǎn)，提升企業(yè)核心競爭力的軟件系統(tǒng)。
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 系統(tǒng)與知識管理的關(guān)系
知識管理系統(tǒng)是知識管理實施中的保健因素，雖然不能夠推動知識管理實施的深化，但卻很容易成為知識管理實施的障礙。
知識管理本質(zhì)上是一種管理的活動和實踐，所以知識管理系統(tǒng)的作用不能被無限的高估，這也是國際知識管理界的共識。我們認為知識管理系統(tǒng)的主要作用在于對顯性知識的有效管理(獲取、評估、存儲、分享、利用和創(chuàng)造)和創(chuàng)造一個方便隱性知識顯性化、共享的氛圍。
很少一部分人認為當前知識管理實施不需要知識管理系統(tǒng)一樣能夠?qū)崿F(xiàn)，這是一種很狹隘和“傻瓜”的想法，隨著IT技術(shù)的發(fā)展和軟硬件價格水平的下降，通過IT系統(tǒng)來實現(xiàn)管理水平的提升、成熟經(jīng)驗和管理方法的固化無疑是最好的選擇之一。
在對待知識管理系統(tǒng)上最大的錯誤觀念就是將知識管理等同于知識管理系統(tǒng)，認為有一套系統(tǒng)就實現(xiàn)了知識管理，就成就了知識型企業(yè)，這是很有害和錯誤的觀念:知識的載體和創(chuàng)造者、使用者都是知識工作者，所以知識管理的根本還在于人，知識管理系統(tǒng)本身不能帶來知識管理的實現(xiàn)。
進一步說，知識管理需要發(fā)揮每個知識工作者的主觀能動性，即便你強制每個人每天都必須用知識管理系統(tǒng)，但如果員工沒有對知識管理的正確認知和主動參與，那么知識管理系統(tǒng)的使用就成為員工的應付，那么知識庫就將成為垃圾庫，知識管理永遠無法實現(xiàn)。
對于知識管理系統(tǒng)的認識，我們認為知識管理系統(tǒng)是知識管理實施中的保健因素，知識管理系統(tǒng)本身雖然不能夠推動知識管理實施的深化，但卻很容易的成為知識管理實施的障礙。就是說，如果有一個合適的知識管理系統(tǒng)只是打下了一個知識管理實施的基礎(chǔ)，但如果知識管理系統(tǒng)不適合組織的業(yè)務、不能夠滿足知識工作者的應用需求，那很容易成為知識管理無法實施下去的原因。
應該具備什么功能
完整的知識管理系統(tǒng)功能包括知識利用和創(chuàng)造、知識存儲與查詢、知識表達。知識管理系統(tǒng)最起碼應該能夠幫助員工做到在需要知識的時候知道去哪里查找，并簡單方便的找到(知識庫、知識地圖);而在工作中產(chǎn)生的知識能夠自動的沉淀、保存(員工協(xié)作工具、知識庫)，方便利用。
更進一步說，在對組織的核心流程進行分析的基礎(chǔ)上，確定每個流程節(jié)點的知識需求和產(chǎn)出，知識管理系統(tǒng)能夠?qū)T工工作中需要的知識自動推送到員工面前。
知識管理系統(tǒng)可以進行的簡單分類：只是為了說明的方便，不同需求的組織側(cè)重點不同，而三個分類下的應用是互相交織的。對于信息化基礎(chǔ)比較好的組織，可能已經(jīng)擁有了不同業(yè)務部門的協(xié)作工具，這個時候最需要的可能是知識存儲和表達的工具(例如統(tǒng)一的知識庫和整個組織的知識地圖)。
而對于起點比較低的企業(yè)，需求可能就是以員工協(xié)作工具為主，基于流程的管理系統(tǒng)，在這個基礎(chǔ)上加強知識存儲和表達功能。
知識庫、知識地圖、知識社區(qū)通常被稱為知識管理系統(tǒng)的“三寶”，是知識管理系統(tǒng)的主要功能。但知識管理系統(tǒng)在組織的IT系統(tǒng)中不是一個孤立的存在，必須跟其他已經(jīng)存在的業(yè)務系統(tǒng)、其他管理系統(tǒng)緊密結(jié)合，必須要能夠跟桌面軟件例如word、excel緊密集成。必須能夠處理PDF、txt、html、xml以及一般的動態(tài)網(wǎng)頁，對于有需求的還要考慮支持多種語言。知識管理系統(tǒng)與其余系統(tǒng)的結(jié)合在我國當前的現(xiàn)狀下更加必要。
如何選擇
如何選擇？第一位的是你的需求明確。另一方面要考慮變化、人(使用習慣、簡單易用等)、業(yè)務流程。
組織選擇知識管理系統(tǒng)的過程，也是組織的知識管理需求明確的過程。只有明確了對支持知識管理的IT系統(tǒng)的功能需求、技術(shù)平臺需求，加之對現(xiàn)有信息系統(tǒng)現(xiàn)狀的分析，才能夠制定出一個詳細的知識管理系統(tǒng)需求說明，才能夠去選擇系統(tǒng)。對于系統(tǒng)，不少大型企業(yè)選擇了自行開發(fā)，對于外購系統(tǒng)也要考慮是購買成型的產(chǎn)品還是購買可以二次開發(fā)的系統(tǒng)平臺。
知識管理系統(tǒng)的選擇必須考慮組織架構(gòu)和業(yè)務類型的變化。當前，組織的外部環(huán)境不確定性比較大，組織架構(gòu)和業(yè)務類型變動的幾率也較高。所以知識管理系統(tǒng)的選擇中必須考慮到系統(tǒng)的“柔性”，如果組織架構(gòu)變動了，系統(tǒng)如何做到“雖需應變”。例如原來某幾個人屬于某個部門，某部門屬于某事業(yè)部，如果將這個部門調(diào)入另一個事業(yè)部，其知識存量怎么辦？如果部門撤銷了，屬于這個部門的知識該怎么處理，系統(tǒng)是否支持自動、快速的具體到崗位、部門的變動都是必須考慮的問題
在知識管理系統(tǒng)的選擇過程中，必須考慮到以后使用的員工的習慣、文化背景等因素。人是知識的最重要載體，是知識的使用者和創(chuàng)造者，所以在選擇知識管理系統(tǒng)的時候除了功能的需求外，必須考慮系統(tǒng)的可用性、易用性。不論這些系統(tǒng)功能有多么強大，但如果不符合用戶的使用習慣、有較陡的學習曲線，這樣的系統(tǒng)很難在組織內(nèi)真正發(fā)揮作用。
知識管理系統(tǒng)必須為所有使用的員工創(chuàng)造一個自然、簡便的操作環(huán)境，結(jié)合每位員工完整的日常工作，做到在日常工作過程中自然的進行文件管理、知識分享、知識利用和創(chuàng)造，從而讓企業(yè)自然而然地建立知識管理基礎(chǔ)架構(gòu)，成功邁向知識管理之路。
知識管理系統(tǒng)必須是融于員工的日常工作的，而知識工作者對知識管理系統(tǒng)的使用應該就是工作的本身而非額外的工作。讓使用者在日常工作中自然而然地保留經(jīng)驗與知識，是收集知識最有效而快速的方法。讓員工在工作的每一步都能獲得以前的知識積累是提高知識利用率的法寶。
如果將知識堆積起來等待員工去發(fā)掘，這樣的“知識庫”很難讓員工有興趣去使用。提供員工一個更有效率、更方便的工作環(huán)境，讓所有人在最方便的環(huán)境中，以有效率的方式溝通，創(chuàng)造全新的優(yōu)質(zhì)工作團隊。
知識庫及相應的存儲機構(gòu)是知識庫系統(tǒng)的基礎(chǔ)，它給出了知識庫系統(tǒng)管理的知識集合以及在計算機中的存儲實體；知識庫管理系統(tǒng)及相應的機器是一組在計算機上運行的軟件，用它以管理知識庫中知識；知識獲取機構(gòu)及相應的人員給出了知識庫中知識的入口及來源，這就是知識獲取機構(gòu)，但是 目前常見的還是通過人-機對話方式獲取；最后，知識庫系統(tǒng)還需要有管理人員的不斷維護，以保證其正常的運行與使用。
【正-文-結(jié)-束】
建筑行業(yè)知識管理系統(tǒng)選型法則偉創(chuàng)軟件 -> 知識管理系統(tǒng)作用很多，公司對知識管理系統(tǒng)要求也趨向人性化，是考慮人性化要求還是主要關(guān)鍵要求，變成知識管理系統(tǒng)型號選擇的難題。顯而易見，提升全體人員的工作效能并不是靠某一單位、某一領(lǐng)導干部、某一人的高效率，只是靠顧客保持知識管理系統(tǒng)關(guān)鍵作用功效的結(jié)果，因此重視知識管理系統(tǒng)的核心理念，變成知識管理系統(tǒng)作用挑選的規(guī)范。..
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