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如何規(guī)劃和實(shí)施知識(shí)管理系統(tǒng)

 知識(shí)管理建設(shè)應(yīng)該避免的誤區(qū)

    誤區(qū)一：以為知識(shí)管理和財(cái)務(wù)管理、設(shè)備管理等一樣，是一個(gè)專門化的職能，只需要幾個(gè)專門的人員進(jìn)行管理。在這種思想指導(dǎo)下，企業(yè)就會(huì)選擇所謂“專門的”知識(shí)管理系統(tǒng)，由專門的少數(shù)人來完成知識(shí)管理的工作。實(shí)際上，知識(shí)管理遍及企業(yè)業(yè)務(wù)的全過程，涉及全員的每一個(gè)人，需要全員參與。知識(shí)管理系統(tǒng)必須以集成應(yīng)用平臺(tái)為基礎(chǔ)，孤島式的知識(shí)管理系統(tǒng)是不可能完成知識(shí)管理任務(wù)的。因此，也可以說，知識(shí)管理系統(tǒng)的應(yīng)用是典型的一把手工程。

    誤區(qū)二：以為知識(shí)管理就是OA（NOTES）、文檔管理系統(tǒng)、即時(shí)交流工具。
傳統(tǒng)上有基于Domino/Notes的，現(xiàn)在多是基于工作流的，可以在完成協(xié)同工作的同時(shí)，對(duì)工作中形成的部分顯性知識(shí)進(jìn)行管理。但這些系統(tǒng)中，絕大部分雖可以完成協(xié)同工作，但對(duì)工作中形成的結(jié)果，卻不能作為數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析。

    誤區(qū)三：將知識(shí)管理等同于知識(shí)存儲(chǔ)、知識(shí)挖掘工具。
知識(shí)管理是將可得到的海量信息轉(zhuǎn)化為知識(shí)，并使知識(shí)能夠?yàn)槿耸褂玫倪^程。知識(shí)管理是對(duì)知識(shí)進(jìn)行程序化管理，以便于知識(shí)的明晰、提取和重復(fù)利用。知識(shí)管理的基本活動(dòng)包括對(duì)知識(shí)的識(shí)別、獲取、開發(fā)、分解、使用和存儲(chǔ)等。而知識(shí)存儲(chǔ)只是知識(shí)管理過程中不可缺少的一步，并沒有完成知識(shí)管理的整個(gè)生命周期。知識(shí)挖掘是借助有效手段從數(shù)據(jù)庫中挖掘出有用的知識(shí)，同樣缺少了知識(shí)的積累、共享和交流，沒有實(shí)現(xiàn)知識(shí)的真正價(jià)值。

    誤區(qū)四：以為知識(shí)管理完全是軟件系統(tǒng)的工作。
實(shí)際上，知識(shí)管理作為學(xué)習(xí)型組織的一個(gè)重要工作，不是知識(shí)管理軟件系統(tǒng)所能完全完成的，比如激勵(lì)知識(shí)工作者、激勵(lì)隱性知識(shí)的顯性化、激勵(lì)知識(shí)的分享和交流、促進(jìn)學(xué)習(xí)分享和創(chuàng)新型企業(yè)文化的形成等等，軟件系統(tǒng)都只是提供了輔助的便捷的工具。所以知識(shí)管理不是單純的技術(shù)問題，而是一種思維方式的轉(zhuǎn)變。

    誤區(qū)五：急功近利。
知識(shí)管理系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)的價(jià)值，不同于一個(gè)優(yōu)秀的銷售員，它并不能立即給企業(yè)帶來效益，需要日積月累才能發(fā)揮出巨大價(jià)值。

    建立完整的知識(shí)體系首先要避免上述誤區(qū)，從企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的角度做長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃和布局，確立好企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)的規(guī)劃目標(biāo)。知識(shí)管理系統(tǒng)的建設(shè)需從多個(gè)角度出發(fā)，考慮到企業(yè)管理決策、員工崗位技能、企業(yè)知識(shí)規(guī)范、企業(yè)文化等多個(gè)多個(gè)方面，通過知識(shí)管理系統(tǒng)能夠達(dá)到提高領(lǐng)導(dǎo)層決策能力、提高員工工作技能、強(qiáng)化員工工作規(guī)范、提高工作熱情的效果，繼而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的精確管理及員工工作的主動(dòng)、正確、高效，全面提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。所以企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)該以穩(wěn)定組織成長(zhǎng)，提升員工創(chuàng)新能力和企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力為最終目標(biāo)。 

建立完整的知識(shí)體系首先要避免上述誤區(qū)，從企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的角度做長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃和布局，確立好企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)的規(guī)劃目標(biāo)。知識(shí)管理系統(tǒng)的建設(shè)需從多個(gè)角度出發(fā)，考慮到企業(yè)管理決策、員工崗位技能、企業(yè)知識(shí)規(guī)范、企業(yè)文化等多個(gè)多個(gè)方面，通過知識(shí)管理系統(tǒng)能夠達(dá)到提高領(lǐng)導(dǎo)層決策能力、提高員工工作技能、強(qiáng)化員工工作規(guī)范、提高工作熱情的效果，繼而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的精確管理及員工工作的主動(dòng)、正確、高效，全面提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。所以企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)該以穩(wěn)定組織成長(zhǎng)，提升員工創(chuàng)新能力和企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力為最終目標(biāo)。

    知識(shí)管理系統(tǒng)如何規(guī)劃

    企業(yè)知識(shí)管理的規(guī)劃需要從企業(yè)戰(zhàn)略層面、業(yè)務(wù)層面、技術(shù)層面三個(gè)層面綜合考慮。

    知識(shí)管理的戰(zhàn)略規(guī)劃層面：從3個(gè)維度出發(fā)進(jìn)行分析，第一是“人”維，以企業(yè)愿景、政策、組織等為對(duì)象，分析人對(duì)知識(shí)的接受和支持程度，來確定企業(yè)知識(shí)管理的政策狀況；第二是“過程”維，以企業(yè)業(yè)務(wù)過程中知識(shí)運(yùn)用、知識(shí)生產(chǎn)活動(dòng)、知識(shí)內(nèi)容組織等為對(duì)象，分析企業(yè)的知識(shí)活動(dòng)及內(nèi)容狀況，來確定企業(yè)知識(shí)運(yùn)用的現(xiàn)狀；第三是“技術(shù)” 維，以網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、信息平臺(tái)及軟件為對(duì)象，來考察企業(yè)知識(shí)管理的技術(shù)平臺(tái)支撐，確定知識(shí)管理支撐技術(shù)的成熟度。從三個(gè)維度的結(jié)果了解到目前的知識(shí)管理現(xiàn)狀，找到與所要達(dá)到目標(biāo)的差距，適時(shí)的調(diào)整戰(zhàn)略，以達(dá)到預(yù)期效果。

    知識(shí)管理的業(yè)務(wù)規(guī)劃層面：知識(shí)信息是在工作中產(chǎn)生，又在工作中得到運(yùn)用和創(chuàng)新。所以知識(shí)管理系統(tǒng)的規(guī)劃必須是與企業(yè)業(yè)務(wù)流程相關(guān)聯(lián)的。通過知識(shí)歷程圖，讓知識(shí)信息顯示在企業(yè)的業(yè)務(wù)循環(huán)和作業(yè)過程中，讓員工明晰的知道在工作的不同階段應(yīng)該使用何種信息；通過知識(shí)網(wǎng)絡(luò)圖，顯示企業(yè)內(nèi)信息和知識(shí)的關(guān)系，輕松的向知識(shí)和信息和所有者索取相應(yīng)知識(shí)。建立相應(yīng)的知識(shí)管理制度，配合業(yè)務(wù)規(guī)劃建設(shè)，將使知識(shí)管理系統(tǒng)充分發(fā)揮價(jià)值。

    知識(shí)管理的技術(shù)規(guī)劃層面：通過信息門戶，將內(nèi)部和外部相對(duì)分散的資源組成一個(gè)統(tǒng)一的整體，使用戶能通過統(tǒng)一的渠道和個(gè)性化的設(shè)置來訪問所需的信息及進(jìn)行協(xié)同工作。