偉創(chuàng)軟件：辦公軟件專家

ERP系統(tǒng)成本管理模塊的實(shí)施步驟與方案

一、準(zhǔn)備階段

    如何著手準(zhǔn)備從傳統(tǒng)核算型電算化軟件過度到ERP系統(tǒng)中，要做哪些工作，是準(zhǔn)備階段的首要問題。對于ERP理念是什么，ERP系統(tǒng)中財(cái)務(wù)模塊的工作流程是如何運(yùn)作的，什么是ERP，ERP系統(tǒng)內(nèi)的財(cái)務(wù)模塊什么樣，很多員工甚至領(lǐng)導(dǎo)了解得還很不夠，有的還停留在業(yè)務(wù)電子化的階段，以為ERP不過是軟件系統(tǒng)的觀點(diǎn)，甚至沒有聽過ERP這個詞。讓他們理解ERP，并非易事，這是一個學(xué)習(xí)的過程，也是一個自我提高的過程。

    有的企業(yè)認(rèn)為ERP主要是靠實(shí)施人員來實(shí)現(xiàn)的，這是錯誤的想法。他們認(rèn)為只要幫他們裝上系統(tǒng)，讓他們使用起來就可以了，而且也沒有為項(xiàng)目的實(shí)施成立項(xiàng)目實(shí)施小組，完全依賴實(shí)施方法做實(shí)施工作，這是很不現(xiàn)實(shí)的。而且每個企業(yè)的員工素質(zhì)各不相同，對一個連起碼的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)都沒有做好的公司實(shí)施ERP系統(tǒng)顯然是不可能的。

二、分析階段

    (一)有效開展分析工作。分析階段是實(shí)施中的關(guān)鍵一環(huán)，是針對現(xiàn)有的財(cái)務(wù)工作流程，將現(xiàn)在和未來的工作流程文檔化的過程。怎樣有效地開展分析ERP，達(dá)到滿意的效果，是ERP實(shí)施中的重中之重。在分析階段各ERP實(shí)施企業(yè)都有屬于自己的一套方法和步驟，目的就是力求更好的完成分析任務(wù)，為以后的實(shí)施工作打下良好基礎(chǔ)。分析階段主要體現(xiàn)在以下三個方面：(1)現(xiàn)狀調(diào)查。如何進(jìn)行企業(yè)現(xiàn)狀的調(diào)查，了解企業(yè)的切實(shí)情況和迫切需求以及急待解決的問題。(2)現(xiàn)狀分析。怎樣對現(xiàn)狀調(diào)查的結(jié)論進(jìn)行分析研究，如何與系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)系比較，并將管理軟件產(chǎn)品同企業(yè)流程有效結(jié)合，以及對差異的處理方法和策略問題。(3)確定流程。如何確定企業(yè)未來的流程，并保證流程的實(shí)用性、科學(xué)性和先進(jìn)性。

    (二)保證分析結(jié)果的質(zhì)量。此階段涉及到業(yè)務(wù)流程的調(diào)查活動，要保證信息的準(zhǔn)確性并不是一件容易的事，甚至?xí)�出現(xiàn)一個人一個說法的情況。只有基于真實(shí)現(xiàn)況進(jìn)行的分析才是有意義的，如果不能把企業(yè)現(xiàn)在的財(cái)務(wù)處理情況摸透。是不能有效開展以后的映射和差異分析工作的。

    (三)與系統(tǒng)融合。接下去的工作就是系統(tǒng)映射或者叫IMAGE，是將ERP系統(tǒng)中可用功能和調(diào)查的工作流程相結(jié)合。這不僅需要對業(yè)務(wù)流程有透徹的理解，而且對ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊及相關(guān)模塊的功能了解，否則就會出現(xiàn)流程無法對應(yīng)到功能的問題。

    在分析階段針對映射(IMAGE)和差異分析(GAP)提出的解訣方案或者改善方案，會對企業(yè)現(xiàn)有的流程有比較大的改動，這些改動對企業(yè)的經(jīng)營管理者來說，未必可以接受，這就需要一些策略和方法來解。如果沒有好的町行性的分析，和對新流程的充分把握，在同管理層和操作層確認(rèn)這些分析結(jié)果和改善方案的時候就會出現(xiàn)問題。

三、實(shí)施階段

    (一)不適應(yīng)的問題。通過分析階段的深入分析會得到分析階段的產(chǎn)物，即TO-BE流程(未來流程)，實(shí)施工作是把經(jīng)過確認(rèn)的TO-EB流程、差異分析方案和需要進(jìn)行CBO(客戶化)的部分讓企業(yè)和ERP系統(tǒng)聯(lián)系起來。財(cái)務(wù)部門是使用信息系統(tǒng)最早的部門，他們一般有使用其他財(cái)務(wù)系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，在針對TO-BE(未來)流程開展實(shí)施工作時，會遇到進(jìn)行比較的問題，有時會讓員工覺得ERP系統(tǒng)沒有他們原來的好用和方便，這些在實(shí)施中都會暴露出來。

    (二)人員素質(zhì)。充分理解ERP系統(tǒng)的功能后，財(cái)務(wù)人員的工作就有了新的內(nèi)容，這涉及財(cái)務(wù)部門整體工作素質(zhì)的提高和提供的數(shù)據(jù)的價(jià)值的提升，日常的核算工作將被系統(tǒng)的自動記賬功能取代。人員的精簡是ERP實(shí)施成功后必然的結(jié)果，但不是立刻就可以實(shí)現(xiàn)的，要在ERP系統(tǒng)有效穩(wěn)定的運(yùn)行后才町以逐步開展，這需要一個過程。表現(xiàn)出來兩種截然不同的態(tài)度，一種是極力擁護(hù)并努力學(xué)習(xí)新知識希望自己熟練掌握系統(tǒng)適應(yīng)新的工作方式和環(huán)境；另一種是小配合實(shí)施丁作，希望項(xiàng)目中斷甚至失敗，借以保留自己原有工作地位。如果處理不好這些問題，會對項(xiàng)目實(shí)施造成負(fù)面影響。

四、并行階段

    (一)保證工作質(zhì)量。由于財(cái)務(wù)系統(tǒng)的重要性，要作到平穩(wěn)過渡，就要有系統(tǒng)并行階段。有些企業(yè)是和傳統(tǒng)的手工核算并行，但多數(shù)是和原有的會計(jì)核算軟件并行，在這期間由于要同時操作兩套系統(tǒng)，工作量成倍增加，會對員工造成壓力，如何保證兩套系統(tǒng)的工作質(zhì)量是關(guān)鍵問題。

    (二)系統(tǒng)問差異。在保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的同時，要對系統(tǒng)間的差異進(jìn)行比較和分析。要求有一套好的分析比較方法，把系統(tǒng)間的差異分析透徹，找出問題產(chǎn)生的原因，這對需要對原有系統(tǒng)和ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)充分掌握，否則就會出現(xiàn)單看某一個系統(tǒng)的操作是正確的，但是結(jié)論卻不同。

五、獨(dú)立運(yùn)行階段

    (一)多模塊的協(xié)調(diào)。在替換了原有的財(cái)務(wù)系統(tǒng)后，ERP財(cái)務(wù)模塊進(jìn)入獨(dú)立運(yùn)行階段，這期間的分析和監(jiān)督是關(guān)鍵。因?yàn)樵�有系統(tǒng)是獨(dú)立的會計(jì)軟件，沒有其他的業(yè)務(wù)軟件關(guān)聯(lián)，而ERP財(cái)務(wù)模塊則是同各個業(yè)務(wù)部門直接集成，在協(xié)調(diào)的過程中，會出現(xiàn)新的問題。這需要財(cái)務(wù)人員不僅清楚ERP財(cái)務(wù)模塊本身的功能，而且要對系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)接口和其他模塊的主要功能有一些了解，便于處理問題，否則一旦出現(xiàn)接口上的差異，將很難解決。

    (二)工作內(nèi)容轉(zhuǎn)換。當(dāng)ERP財(cái)務(wù)模塊運(yùn)行后，一般其他模塊都要同步運(yùn)行，企業(yè)進(jìn)入了信息高效流動的時期。這時財(cái)務(wù)人員感覺自己的工作量減輕了，但應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)提供的強(qiáng)大數(shù)據(jù)分析處理和挖掘能力去創(chuàng)造更多的價(jià)值，這雖然有一定難度，但是產(chǎn)生的效益卻是巨大的。

六、日后維護(hù)階段

    (一)有效運(yùn)營ERP。企業(yè)管理需求的變化是永恒的，如何運(yùn)用系統(tǒng)做出有效的反映，怎樣評估系統(tǒng)的運(yùn)行效果和價(jià)值，提出新的需求和更好的管理方法和思路，并在系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)，逐步完善ERP，使它更好的為企業(yè)服務(wù)，這些都是在實(shí)施后要考慮的問題。

    (二)保障系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。日后的維護(hù)還包括計(jì)算機(jī)硬件維護(hù)，要保護(hù)好系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和穩(wěn)定，需要采取一些新技術(shù)和手段，來保證系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。

    綜上所述，成本管理模塊上線正式運(yùn)行，替換原有系統(tǒng)，在實(shí)施的過程中會出現(xiàn)各種問題，如果沒有一套可靠的解決方案和對策，勢必對整個項(xiàng)月的進(jìn)展造成嚴(yán)重影響和后果。ERP成本管理模塊的實(shí)施是要分階段逐步完成的，每個階段中都會出現(xiàn)各種問題，如果不能很好的解決這些問題，項(xiàng)目就不可能順利的進(jìn)行下去，對問題的解決策略也要有一個充分的準(zhǔn)備，盡全力保證解決方案的可行性和效果，這就要求實(shí)施在過程中要有一套可靠的解決問題的對策和方案來保證ERP的順利實(shí)施。