易理解性：易理解性是與用戶認識軟件的邏輯概念及其應用范圍所花的努力有關的軟件屬性。該特征要求軟件研制過程中形成的所有文檔語言簡練、前后一致、易于理解以及語句無歧義。

    易學習性：易學習性是與用戶為學習軟件應用（例如運行控制、輸入、輸出）所花的努力有關的軟件屬性。該特征要求研制方提供的用戶文檔（主要是使用手冊內容詳細、結構清晰以及語言準確）。

    易學習的OA辦公系統要求用戶進入操作界面后一目了然，能夠很直觀、很容易的找到自己要使用的功能菜單，很方便的完成操作。使用手冊也需要站在用戶的角度，每一操作步驟細致、清楚，讓用戶輕松獲得幫助。易學習是用好軟件的第一步，OA辦公系統功能簡單，易用性遠勝ERP，所以很多用戶感覺各個OA辦公系統差不多，但是稍微比較就會發(fā)現差異明顯。

    易操作性：易操作性是與用戶為操作和運行控制所花的努力有關的軟件屬性。該特征要求軟件的人機界面友好、界面設計科學合理以及操作簡單等。

  

    因為以上特征，操作性強的OA辦公系統可以讓用戶直接根據窗口提示上手使用，無需過多的參考使用說明書和參加培訓。而操作性差的OA則使用起來磕磕絆絆，別別扭扭。

 

    易操作的OA辦公系統各項功能流程設計的很直接，爭取在一個窗口完成一套操作，比如發(fā)送文件時，打開發(fā)送文件窗口，即可一次性完成文件類型、標題、內文、附件以及接收者的編輯，然后就可發(fā)送出去。

 

    而有的OA辦公系統需要先選定文件類型，然后保存，然后再打開文件編輯頁面，造成了重復操作，操作繁瑣，初學者還常常會招不到剛才保存的文件類型，甚至不知道怎么發(fā)送出去，這樣繞來繞去的就把人給繞“迷糊”了。