以往的知識(shí)文件儲(chǔ)存都是通過(guò)紙質(zhì)文檔，這樣除了不易分類(lèi)外，占據(jù)的空間也是比較大，有時(shí)候儲(chǔ)放不好，還會(huì)造成文件受損，而利用知識(shí)庫(kù)管理軟件可以通過(guò)電子版的形式儲(chǔ)存，不怕占據(jù)地方，也不怕因天氣影響文件受損。

二、在知識(shí)庫(kù)管理軟件中內(nèi)容查找方便

傳統(tǒng)的文檔儲(chǔ)存形式都是通過(guò)鎖柜子里，靠手工查找浪費(fèi)大量的時(shí)間精力，特別是對(duì)儲(chǔ)存已久的文檔，查找起來(lái)更是費(fèi)勁。利用知識(shí)庫(kù)管理軟件可以通過(guò)關(guān)鍵詞搜索，文檔可分類(lèi)查詢(xún)，也可以使用關(guān)鍵詞搜索。除此，知識(shí)庫(kù)管理軟件的管理員也可以根據(jù)需要自定義結(jié)構(gòu)化的搜索方式，對(duì)于內(nèi)部公開(kāi)的檔案，無(wú)需走借閱流程，企業(yè)成員可直接查閱、下載、打印其電子檔。

三、知識(shí)庫(kù)管理軟件可以設(shè)置操作權(quán)限管理

以往的知識(shí)庫(kù)管理軟件上，沒(méi)有清晰的劃分權(quán)限，大多都是使用紙質(zhì)文件登記，時(shí)間一長(zhǎng)容易遺失，而知識(shí)庫(kù)管理軟件可以根據(jù)企業(yè)內(nèi)部需要，分別設(shè)置權(quán)限，這樣無(wú)論是誰(shuí)、何時(shí)做任何操作，知識(shí)庫(kù)管理軟件都能清晰的記錄著，方便領(lǐng)導(dǎo)了解情況，同時(shí)也巧妙的避免了發(fā)生權(quán)責(zé)不明、互相推諉等情況。

四、知識(shí)庫(kù)管理軟件保證文檔的安全性

知識(shí)庫(kù)管理軟件是相當(dāng)于企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)，里面儲(chǔ)存各類(lèi)文檔、資料。而以往的紙質(zhì)文檔無(wú)法做到保密性，而利用知識(shí)庫(kù)管理軟件可以通過(guò)對(duì)內(nèi)容設(shè)置查閱權(quán)限，不同部門(mén)、不同群體查閱不同文件，省去了資料傳來(lái)傳去的當(dāng)中泄漏的可能性，在一定程度上保證了文檔的安全性。