 在對知識管理系統(tǒng)供應商進行初選時，知識管理系統(tǒng)實施項目組應該著手準備需求建議書。需求建議書是用戶為確保知識管理系統(tǒng)供應商理解項目的需求，并在此基礎上提供項目建議書，編制而成的需求規(guī)范。需求建議書不能確保用戶據(jù)此就能獲得理想的知識管理系統(tǒng)解決方案，但卻可以幫助用戶發(fā)現(xiàn)那些接近自身需求的知識管理系統(tǒng)。編制需求建議書的過程實際上也是用戶進一步明確自己的目標與需求的過程，并以此建立起用戶與供應商深入溝通的橋梁。知識管理系統(tǒng)需求建議書可節(jié)省選型時間，并使得各供應商之間的比較變得更容易，可以避免一些潛在疏漏。因此，編寫知識管理系統(tǒng)的需求建議書十分必要。
一旦完成了需求建議書編寫，就可以將其發(fā)送給那些經(jīng)初選認定的具備競標資格的知識管理系統(tǒng)供應商，并給這些供應商預留2—4周時間回應。在此期間，知識管理系統(tǒng)供應商會不斷對RFP提出一些疑問，必要情況下，知識管理系統(tǒng)實施項目組需要就此對RFP進行修改，并以正式的形式統(tǒng)一通知所有參與競標的供應商。
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