合同管理系統(tǒng)作用一:合同編號(hào)統(tǒng)一管理
在合同管理系統(tǒng)中,企業(yè)下的每一個(gè)部門可以設(shè)立一個(gè)部門合同管理員,進(jìn)行合同編號(hào)的管理和合同文件的管理工作,避免編號(hào)重復(fù),編號(hào)出錯(cuò),造成不必要的錯(cuò)誤。同時(shí)也可以使部門有效的管理合同,方便統(tǒng)計(jì)部門經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)。另外,合同管理系統(tǒng)還支持自動(dòng)生成合同編號(hào),根據(jù)不同企業(yè)的需求進(jìn)行設(shè)定。
合同管理系統(tǒng)作用二:合同信息歸檔
隨著合同的簽署執(zhí)行,合同管理系統(tǒng)可以將合同進(jìn)行歸檔,將合同的所有相關(guān)資料收集起來(lái),放到一起收集起來(lái),利用合同管理系統(tǒng)既不會(huì)丟失文件信息,又方便查找相關(guān)信息。歸檔往往發(fā)生在合同整個(gè)生命周期結(jié)束后。
合同管理系統(tǒng)作用三:劃分合同類別
企業(yè)下所涉及的合同種類往往非常廣泛,合同管理系統(tǒng)將合同進(jìn)行有效的分類,對(duì)主要合同分類進(jìn)行細(xì)分,以一個(gè)大類多個(gè)子類的方式,合同管理系統(tǒng)可以更有效地管理合同,方便查找統(tǒng)計(jì)。
合同管理系統(tǒng)作用四:合同電子存檔
隨著合同量的增多,查詢紙質(zhì)合同會(huì)越來(lái)越麻煩,有條件最好還是在合同管理系統(tǒng)保存合同文件電子版,之后試用合同編號(hào)分類等方法進(jìn)行存儲(chǔ),計(jì)算機(jī)的執(zhí)行效率比人高得多,不需要看合同原件的時(shí)候,在合同管理系統(tǒng)中可以很快捷的找到需要的合同。